Ha a megrendelési folyamatodban előleget fizetnek ügyfeleid és ehhez előlegszámlát állítasz ki számukra, akkor a teljesítést követően ehhez tartozóan egy speciális végszámla kiállítására is szükség van. Az alábbi bejegyzésben megmutatjuk, hogy a SalesAutopilot rendszerében hogyan tudsz előlegszámlához végszámlát kiállítani Számlázz.hu számlázó integráció használata esetén.
Ehhez előzetesen mindenképpen szükséged van már egy meglévő megrendelési rendszerre, amelyben az előlegszámlák kiállnak. Ha ez már megvan, akkor az alábbiakban egy adatmódosító űrlap segítségével bemutatjuk hogyan tudod előállítani az előlegszámlához tartozó végszámlát.
Bejegyzés tartalma
- Előlegszámla és a végszámla kiállításának pontos működése
- Végszámla előállító űrlap létrehozása
- Végszámla linkjének beillesztése emailbe
- Előlegszámlához tartozó végszámla kiállításának lépései
Előlegszámla és a végszámla kiállításának pontos működése
Amikor a megrendelő űrlapodon keresztül rendelést adnak le és automatikusan áll ki előlegszámla, akkor az “Előlegszámla PDF linkje” (mssys_desositbill_pdf_link) (1) mezőbe kerül a kiállt előlegszámla linkje, illetve az “Előlegszámla sorszáma” (mssys_depositbill_number) (2) mezőbe kerül az előlegszámla sorszáma.
Ezt követően, ha a teljesítés megtörtént és az előlegszámlához végszámlát állítasz ki, akkor a számviteli szabályok miatt az előlegszámla végszámlája 0 összegű kell legyen. Ezáltal a megrendelt tételek elvártan duplán szerepelnek a végszámlán ellentétes előjellel (a kupon kedvezmény + előjellel), így összegezve őket 0 összegű számlaértéknek kell kijönnie.
Végszámla előállító űrlap létrehozása
Első lépésként hozz létre egy adatmódosító űrlapot a megrendelési listához. Ez az űrlap szolgál majd a végszámla előállítására, vagyis a teljesítés adminisztrálására. Az űrlap létrehozásának első lépésében állítsd be a Fizetési határidőt (1) és a Teljesítés dátumát (2), amit szeretnél, hogy a számlán szerepeljen.
Válaszd ki megrendelő űrlapon is használt fizetési módot (1). Ezután kapcsold be a számla készítése opciót (2). Az előbb beállított fizetési módhoz (3) pedig állítsd be a végszámla kiállítását (4) és a számla formátumát (5).
Az adatmódosító űrlap szerkesztésének második oldalán ne rendelj terméket az űrlaphoz. Az űrlapvarázsló harmadik oldalán mellékelj egy rövid leírást a belső munkatárs számára, aki a végszámla előállítást el fogja végezni (1). Majd az űrlaphoz vedd fel a szükséges mezőket (2-3), pl.:
-
teljesítés dátuma (
mssys_execute_date) és -
megrendelés állapota (
mssys_order_status).
Érdemes lehet ezeket a mezőket kötelezően kitöltendővé tenni.
Az űrlapvarázsló negyedik oldalán, a köszönőoldalnak bármilyen tetszőleges szöveget megadhatsz, ez egy belső adminisztrálásra használt űrlap lesz.
Végszámla linkjének beillesztése emailbe
Az adatmódosító űrlap segítségével előállt végszámla kiküldéséhez hozz létre egy levelet. A számlát letölthető linkként tudod elküldeni levélben a megrendelőid számára, nem pedig csatolt fájlként. A számlára a következő mezőkóddal hivatkozhatsz: [mssys_bill_pdf_link]Kattints ide a számla letöltéséhez[/mssys_bill_pdf_link] A kiküldött levélben ez a mezőkód átalakul kattintható linkké.
A levél időzítéséhez javasoljuk, hogy állíts be egy szegmenst vagy feltételt, amelyben megszabod, hogy kizárólag azoknak a megrendelőknek menjen ki a Végszámlát tartalmazó levél, akiknek a Megrendelés állapota mező “Fizetve” opcióval lett frissítve a beérkeztetés során (1). Az időzítés típusa legyen Adatmódosításkori időzítés (2), valamint az Adatmódosító űrlap (3) legördülő mezőben válaszd az előbb létrehozott űrlapot.
Előlegszámlához tartozó végszámla kiállításának lépései
Amikor a megrendelés teljesítésre került, akkor a következők szerint tudod kiállítani a megrendelőhöz kapcsolódóan az előlegszámához tartozó végszámlát:
- Keresd ki a megrendelő megfelelő előfordulását a megrendelési listából és nyisd meg az adatlapját.
- Az adatlapon az Adatmódosító űrlapok fül alól válaszd ki a végszámla előállításáért felelős űrlapot és nyisd meg.
- Ha vannak mezők felvéve az űrlapra, akkor töltsd ki majd küld be az űrlapot.
- Az űrlap beküldését követően a végszámla előállításának meg kellett történnie. Visszanavigálva a megrendelő adatlapjára (érdemes ráfrissíteni) a Végszámla pdf linkje mezőben már ott lesz a végszámla linkje.
Hozzászólások
0 hozzászólás
A cikkhez nem írhatók újabb hozzászólások.