A 2018. május 25-én hatályba lépő GDPR egyik fontos követelménye, hogy tudni kell bizonyítania a feliratkozó (adatalany) hozzájárulását az adatkezeléshez, ha például egy adatvédelmi hatóság ezt kéri Öntől.
Erről a GDPR 7. cikke így rendelkezik: "ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul, az adatkezelőnek képesnek kell lennie annak igazolására, hogy az érintett személyes adatainak kezeléséhez hozzájárult."
Ezt rendszerünkkel egyszerűen megteheti és képes lesz igazolni, hogy a feliratkozó pontosan mihez és mikor adta a hozzájárulását.
Az alább bemutatott szoftverfunkciók segítségével Ön, mint adatkezelő, illetve egy feliratkozója is, mint adatalany, elő tudja hívni, hogy milyen szövegezésű volt a hozzájárulás az űrlapon, amelyen a feliratkozó a hozzájárulását adta egy vagy több adatkezelési cél érdekében történt adatkezeléshez.
Áttekintés a beleegyezés elmentését megvalósító funkciókról
Milyen funkciók használatára van szüksége feliratkozóinak adatkezelésre vonatkozó beleegyezésével kapcsolatban? Kérjük, egyeztessen jogászával vagy egy adatvédelmi szakértővel arról, hogy az Ön tevékenysége milyen adatkezelési dokumentációkat vagy feladatokat kíván meg, mert a GDPR szabályrendszere nem szabványosítható, vállalkozásonként más és más lépésekre lehet szükség. Tehát a SalesAutopilot minden ügyfelének a saját adatkezelési céljaihoz passzoló funkciókat kell használnia.
Az adatkezeléshez való hozzájárulás, vagyis beleegyezés elmentésére a SalesAutopilot három megközelítését alkalmazhatja:
- Az űrlapon található szöveget tekinti beleegyező nyilatkozatnak, melyet az űrlap-elküldő gomb fölött célszerű elhelyezni. Ezt akkor javasoljuk alkalmazni, ha egy adatkezelési célt határozott meg.
- Jelölőnégyzetek bepipálásával kéri az adatkezeléshez való hozzájárulást. Erre akkor van szükség, ha egy feliratkozás alkalmával több adatkezelési célt is szeretne megvalósítani.
- Kettős opt-in folyamat esetén a megerősítést kérő levélben szereplő link és az ahhoz tartozó, általában a link fölött megjelentetett szöveg a lényeges a beleegyezés tekintetében.
Mindhárom alkalmazás esetén a szoftver alkalmas a hozzájárulás elmentésére, dokumentálására és egyszerű előkeresésre.
Amennyiben már meglévő feliratkozóitól kell beleegyezést szereznie, akkor azt adatmódosító űrlap segítségével teheti meg.
Most lássuk mindezeket a gyakorlatban.
Űrlap tartalmának és beleegyezés szövegének elmentése feliratkozóhoz
A beleegyezéshez tartozó szöveg megjelenítése űrlapon
A hozzájárulás elkérésekor statikus szövegelem beillesztésével írhatja ki az űrlapra a feliratkozás célját. A statikus szövegelemet az űrlap 2. (Mezők szerkesztése) oldalán tudja kiválasztani az "Űrlapelem hozzáadása" funkcióval.
Beleegyező nyilatkozat (űrlap tartalmának) megjelenítése, bemutatása
Az űrlap elküldésekor elmentésre kerül az űrlapnak az a verziója, amellyel az adatalany a feliratkozáskor vagy adatmódosításkor találkozott. Ennek megjelenítésekor az űrlap előnézeti képe jelenik meg a feliratkozó adatai nélkül, de a feliratkozáskor vagy az adatmódosításkor érvényes tartalommal, beleértve a szöveges elemeket és mezőket.
A hozzájárulás szövegét a következő módon tudja igazolni akár feliratkozója számára akár egy hatóság felé:
Feliratkozó űrlap használatakor:
- Adatalany számára: Feliratkozójához el tudja juttatni a feliratkozó űrlap feliratkozáskori verzióját az ///optinformversion linkkel pl. egy email-be illesztve. A linkre kattintva el lehet érni az űrlapnak azt a verzióját, amellyel a feliratkozás megtörtént. Ha nincs azonosítható űrlap, például mert a feliratkozó importálással került a listára, akkor a linkre kattintáskor a feliratkozó számára egy erre utaló üzenet jelenik meg: "A feliratkozáskor érvényes űrlap tartalma nem áll rendelkezésre".
-
Önmagának vagy ellenőrző hivatalnak: Ha Önnek van szüksége a szöveg előhívására, akkor a feliratkozó adatlapján a "Feliratkozó űrlap" mezőnél található "Űrlapverzió megjelenítése" linkre kattintva jelenítheti meg a feliratkozó űrlapnak azt a verzióját, amellyel a feliratkozás történt.
Ha a feliratkozás nem űrlapon keresztül történt, akkor feliratkozó adatlapján nem érhető el a feliratkozó űrlap.
Fontos:
- Az ///optinformversion link használatának két előfeltétele van:
- Ez a funkció a 2018.04.11. után létrehozott vagy szerkesztett űrlapoknál működik az űrlap létrehozása vagy frissítése után feliratkozottak esetében. Tehát ha Ön egy korábban létrehozott űrlapjánál szeretné ezt a funkciót aktiválni, akkor menjen végig az űrlapvarázslón.
- Csak iframe-mel beillesztett űrlapoknál tudjuk garantálni, hogy a megfelelő űrlapverzió kerül elmentésre. Teljes forráskóddal való beillesztés esetén a szoftverben lévő forráskódnak megfelelő verzió kerül elmentésre. Tehát ha az űrlap szoftverből kimásolt forráskódját módosította, akkor ezt a forráskódot töltse vissza a szoftverbe az űrlap újrafeltöltése funkció segítségével.
- API-n keresztül történő feliratás esetén nem kerül mentésre az űrlap verzió, mert a feliratkozó valójában nem látta az űrlapot, így a rajta szereplő megerősítés kérő szöveget sem. Ezekben az eseteben a kettős opt-in feliratkozást javasoljuk, így tudja a beleegyezést GDPR-nak megfelelően dokumentálni. Ez akkor lehet hasznos, ha például webshopból történő hírlevél feliratkozásnál alkalmaz API-t.
Adatmódosító űrlap használatakor:
Mind az adatalany, mind önmaga vagy egy ellenőrző hivatal számára: Az adatmódosító űrlap feliratkozáskori verzióját el tudja küldeni úgy, hogy a feliratkozó adatlapján az idővonalon megjelenő, az adatmódosító űrlapra vonatkozó "Űrlapverzió megjelenítése" linket küldi el. A linket úgy tudja másolni, hogy az egeret a link fölé húzza, az egér jobb gombjára való kattintás után a "Hivatkozás címének másolása" opciót választja, majd beilleszti a hivatkozást abba a tartalomba, melyet a feliratkozónak küld. (Az egér jobb gombjára való kattintáskor megjelenő opciók böngészőnkét változhatnak.)
Jelölőnégyzet értékének (azaz beleegyezés) mentése feliratkozó űrlapon több adatkezelési beleegyezés mentésére VAGY újra feliratáskor
Mikor és hogyan használjon jelölőnégyzetet a beleegyezés elmentésére?
Ha Ön egy feliratkozás alkalmával több adatkezelési célt is szeretne megvalósítani VAGY újrafeliratáshoz adatmódosító űrlapot (meglévő feliratkozó adatainak frissítésére szolgáló űrlap) szeretne használni, akkor a hozzájárulást az űrlapon elhelyezett jelölőnégyzet(ek) segítségével kérheti el. Ilyen esetben az email listához vegyen fel "Hozzájárulás kérő" típusú mezőket – minden adatkezelési célhoz egyet. A "Hozzájárulás kérő" mező értéke és a mező változásának időpontja megjelenik a feliratkozó adatlapján is, így egyértelműen kiolvasható, hogy mikor és milyen adatkezelési célhoz adta meg vagy vonta vissza beleegyezését.
Fontos tudni, hogy feliratkozáskor a jelölőnégyzettel való hozzájárulást csak akkor kell kérni a feliratkozótól, ha Ön több különböző adatkezelési célra is szeretné használni az űrlapon begyűjtött adatokat. Ha csak egy ilyen cél van, akkor elegendő a hozzájáruló szöveg kiírása az űrlap elküldő gomb fölé. Ezt a szöveget az űrlap feliratkozáskori verziójának megjelenítésével lehet előhívni.
Jelölőnégyzet elhelyezése feliratkozó vagy adatmódosító űrlapon
A "Hozzájárulás kérő" mezőt adja hozzá a feliratkozó vagy adatmódosító űrlapjához. Feliratkozás esetén - akár egyszerű, akár double opt-in feliratkozásról van szó - naplózásra kerül, hogy a hozzájárulás be volt-e jelölve.
Beleegyezés előhívása jelölőnégyzet használatakor
- Feliratkozáskor:
A feliratkozó adatlapján egyértelműen megjelenik, hogy melyik hozzájárulás volt bejelölve a feliratkozáskor. Az idővonalon megjelenik a hozzájárulás kérő mező és egy link az űrlapnak arra a verziójára, amelyen a beleegyezés megtörtént.
- Adatmódosításkor:
Ha adatmódosító űrlapon szerepel a "Hozzájárulás kérő" mező, a feliratkozó eseményeinél az adatmódosítás eseménynél is kijelzésre kerül, hogy a hozzájárulást megadta (1) vagy épp visszavonta (2). Mindkét esetben megjelenik a hozzájárulás kérő mező és egy link is az űrlapnak arra a verziójára, amelyen a hozzájárulás vagy annak visszavonása megtörtént.
Beleegyezés elmentése kettős opt-in feliratkozáskor
Kettős opt-in feliratkozási folyamat esetén a beleegyezés elmentéséhez csak annyi teendője van, hogy a megerősítést kérő levélben a megerősítő link előtt jelenítse meg az adatkezelés céljának megfelelő szöveget, amelyhez a feliratkozó beleegyezését kéri. Ezt a szöveget azért a megerősítő link elé helyezze, mert így lesz a feliratkozó számára egyértelmű, hogy a linkre kattintással milyen adatkezelési célhoz adja beleegyezését.
Beleegyezés előhívása kettős opt-in feliratkozás esetén
Ha kettős opt-in feliratkozási folyamata van, akkor a megerősítést kérő levél feliratkozáskori verzióját tudja előhívni. Ebben látszik mind a levél szövege, mind pedig a levélben elhelyezett, mezők beillesztésével megjelent adatok.
- Adatalany számára: Feliratkozójának úgy tudja megmutatni a megerősítést kérő levél feliratkozáskori verzióját, ha a elküldi neki a ///dbloptinemailversion linket, hasonlóan az űrlap linkjéhez.
-
Önmagának vagy ellenőrző hivatal számára: A levél feliratkozáskori verziója egy linken keresztül érhető el a feliratozó eseményeinél.
Fontos: A ///dbloptinemailversion link csak a 2018.05.02. után létrehozott vagy szerkesztett megerősítést kérő levelekkel feliratkozottak esetén működik.
Hozzászólások
0 hozzászólás
A cikkhez nem írhatók újabb hozzászólások.