Adatkezeléshez való beleegyezés elmentése feliratkozáskor vagy adatmódosításkor (GDPR új funkció)

A 2018. május 25-én hatályba lépő GDPR egyik fontos követelménye, hogy tudni kell bizonyítania a feliratkozó (adatalany) hozzájárulását az adatkezeléshez, ha például egy adatvédelmi hatóság ezt kéri.

Erről a GDPR 7. cikke így rendelkezik: "ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul, az adatkezelőnek képesnek kell lennie annak igazolására, hogy az érintett személyes adatainak kezeléséhez hozzájárult."

Ezt rendszerünkkel egyszerűen megteheted és képes leszel igazolni, hogy a feliratkozó pontosan mihez és mikor adta a hozzájárulását.

Az alább bemutatott szoftverfunkciók segítségével te, mint adatkezelő, illetve egy feliratkozód is, mint adatalany, elő tudod hívni, hogy milyen szövegezésű volt a hozzájárulás az űrlapon, amelyen a feliratkozó a hozzájárulását adta egy vagy több adatkezelési cél érdekében történt adatkezeléshez.

Áttekintés a beleegyezés elmentését megvalósító funkciókról

Milyen funkciók használatára van szükséged feliratkozóidnak adatkezelésre vonatkozó beleegyezésével kapcsolatban? Kérjük, egyeztess jogászoddal vagy egy adatvédelmi szakértővel arról, hogy a te tevékenységed milyen adatkezelési dokumentációkat vagy feladatokat kíván meg, mert a GDPR szabályrendszere nem szabványosítható, vállalkozásonként más és más lépésekre lehet szükség. Tehát a SalesAutopilot minden ügyfelének a saját adatkezelési céljaihoz passzoló funkciókat kell használnia.

Az adatkezeléshez való hozzájárulás, vagyis beleegyezés elmentésére a SalesAutopilot három megközelítését alkalmazhatod:

1. Az űrlapon található szöveget tekinti beleegyező nyilatkozatnak, melyet az űrlap-elküldő gomb fölött célszerű elhelyezni. Ezt akkor javasoljuk alkalmazni, ha egy adatkezelési célt határoztál meg.
2. Jelölőnégyzetek bepipálásával kéri az adatkezeléshez való hozzájárulást. Erre akkor van szükség, ha egy feliratkozás alkalmával több adatkezelési célt is szeretnél megvalósítani.
3. Kettős opt-in folyamat esetén a megerősítést kérő levélben szereplő link és az ahhoz tartozó, általában a link fölött megjelentetett szöveg a lényeges a beleegyezés tekintetében.

Mindhárom alkalmazás esetén a szoftver alkalmas a hozzájárulás elmentésére, dokumentálására és egyszerű előkeresésre.

Amennyiben már meglévő feliratkozóidtól kell beleegyezést szereznie, akkor azt adatmódosító űrlap segítségével teheted meg.

Most lássuk mindezeket a gyakorlatban.

Űrlap tartalmának és beleegyezés szövegének elmentése feliratkozóhoz

A beleegyezéshez tartozó szöveg megjelenítése űrlapon

A statikus szövegelemet az Űrlapok(1) szerkesztő felületén hozzá lehet adni. A ceruza ikon melletti legördülő menüpontban a Mezők szerkesztése(3) opciót kiválasztva teheted meg.

A betöltődő felületen az "Űrlapelem hozzáadása" szakasznál legördülő opciók közül a "Szövegelem" kiválasztásával. A hozzájárulás elkérésekor ebben az elem beillesztésével írhatod ki az űrlapra a feliratkozás célját. 

Beleegyező nyilatkozat (űrlap tartalmának) megjelenítése, bemutatása

Az űrlap elküldésekor elmentésre kerül az űrlapnak az a verziója, amellyel az adatalany a feliratkozáskor vagy adatmódosításkor találkozott. Ennek megjelenítésekor az űrlap előnézeti képe jelenik meg a feliratkozó adatai nélkül, de a feliratkozáskor vagy az adatmódosításkor érvényes tartalommal, beleértve a szöveges elemeket és mezőket.

A hozzájárulás szövegét a következő módon tudod igazolni akár feliratkozód számára akár egy hatóság felé:

Feliratkozó űrlap használatakor:

• Adatalany számára: Feliratkozójához el tudod juttatni a feliratkozó űrlap feliratkozáskori verzióját az ///optinformversion linkkel pl. egy email-be illesztve. A linkre kattintva el lehet érni az űrlapnak azt a verzióját, amellyel a feliratkozás megtörtént. Ha nincs azonosítható űrlap, például mert a feliratkozó importálással került a listára, akkor a linkre kattintáskor a feliratkozó számára egy erre utaló üzenet jelenik meg: "A feliratkozáskor érvényes űrlap tartalma nem áll rendelkezésre".

• Önmagadnak vagy ellenőrző hivatalnak: Ha neked van szükséged a szöveg előhívására, akkor a feliratkozó adatlapján a "Feliratkozó űrlap" mezőnél található "Űrlapverzió megjelenítése" linkre kattintva jelenítheted meg a feliratkozó űrlapnak azt a verzióját, amellyel a feliratkozás történt.

  

Ha a feliratkozás nem űrlapon keresztül történt, akkor a feliratkozó adatlapján természetesen nem érhető el a feliratkozó űrlap feliratkozáskori verziója.

Fontos:

• Az ///optinformversion link használatának két előfeltétele van:
• Ez a funkció a 2018.04.11. után létrehozott vagy szerkesztett űrlapoknál működik, az űrlap létrehozása vagy frissítése után feliratkozottak esetében. Tehát ha egy korábban létrehozott űrlapodnál szeretnéd ezt a funkciót aktiválni, akkor menj végig az űrlapvarázslón.
• Csak iframe-mel beillesztett űrlapoknál tudjuk garantálni, hogy a megfelelő űrlapverzió kerül elmentésre. Teljes forráskóddal való beillesztés esetén a szoftverben lévő forráskódnak megfelelő verzió kerül elmentésre. Tehát ha az űrlap szoftverből kimásolt forráskódját módosítottad, akkor ezt a forráskódot töltsd vissza a szoftverbe az űrlap újrafeltöltése funkció segítségével.
• API-n keresztül történő feliratás esetén nem kerül mentésre az űrlap verzió, mert a feliratkozó valójában nem látta az űrlapot, így a rajta szereplő megerősítés kérő szöveget sem látta. Ezekben az eseteben a kettős opt-in feliratkozást javasoljuk, így tudod a beleegyezést GDPR-nak megfelelően dokumentálni. Ez akkor lehet hasznos, ha például webshopból történő hírlevél feliratkozásnál alkalmazol API-t.

Adatmódosító űrlap használatakor:

Mind az adatalany, mind önmagad vagy egy ellenőrző hivatal számára: Az adatmódosító űrlap feliratkozáskori verzióját el tudod küldeni úgy, hogy a feliratkozó adatlapján az idővonalon megjelenő, az adatmódosító űrlapra vonatkozó "Űrlapverzió megjelenítése" linket küldöd el. A linket úgy tudod másolni, hogy az egeret a link fölé húzza, az egér jobb gombjára való kattintás után a "Hivatkozás címének másolása" opciót választod, majd beilleszted a hivatkozást abba a tartalomba, melyet a feliratkozónak küldesz. (Az egér jobb gombjára való kattintáskor megjelenő opciók böngészőnkét változhatnak.)

Jelölőnégyzet értékének (azaz beleegyezés) mentése feliratkozó űrlapon több adatkezelési beleegyezés mentésére VAGY újra feliratáskor

Mikor és hogyan használj jelölőnégyzetet a beleegyezés elmentésére?

Ha egy feliratkozás alkalmával több adatkezelési célt is szeretnél megvalósítani VAGY újrafeliratáshoz adatmódosító űrlapot (meglévő feliratkozóid adatainak frissítésére szolgáló űrlap) szeretnél használni, akkor a hozzájárulást az űrlapon elhelyezett jelölőnégyzet(ek) segítségével kérheted el. Ilyen esetben az email listához vegyél fel "Hozzájárulás kérő" típusú mezőket – minden adatkezelési célhoz egyet. A "Hozzájárulás kérő" mező értéke és a mező változásának időpontja megjelenik a feliratkozó adatlapján is, így egyértelműen kiolvasható, hogy mikor és milyen adatkezelési célhoz adta meg vagy vonta vissza beleegyezését.

Fontos tudni, hogy feliratkozáskor a jelölőnégyzettel való hozzájárulást csak akkor kell kérni a feliratkozótól, ha te több különböző adatkezelési célra is szeretnéd használni az űrlapon begyűjtött adatokat. Ha csak egy ilyen cél van, akkor elegendő a hozzájáruló szöveg kiírása az űrlap elküldő gomb fölé. Ezt a szöveget az űrlap feliratkozáskori verziójának megjelenítésével lehet előhívni.

Jelölőnégyzet elhelyezése feliratkozó vagy adatmódosító űrlapon

A "Hozzájárulás kérő" mezőt add hozzá a feliratkozó vagy adatmódosító űrlapodhoz. Feliratkozás esetén - akár egyszerű, akár double opt-in feliratkozásról van szó - naplózásra kerül, hogy a hozzájárulás be volt-e jelölve.

Beleegyezés előhívása jelölőnégyzet használatakor

• Feliratkozáskor:

  A feliratkozó adatlapján egyértelműen megjelenik, hogy melyik hozzájárulás volt bejelölve feliratkozáskor. Az idővonalon megjelenik a "Hozzájárulás kérő" mező és egy link az űrlapnak arra a verziójára, amelyen a beleegyezés megtörtént.

  
• Adatmódosításkor:

  Ha adatmódosító űrlapon szerepel a "Hozzájárulás kérő" mező, a feliratkozó eseményeinél az adatmódosítás eseménynél is kijelzésre kerül, hogy a hozzájárulást megadta (1) vagy épp visszavonta (2). Mindkét esetben megjelenik a hozzájárulás kérő mező és egy link is az űrlapnak arra a verziójára, amelyen a hozzájárulás vagy annak visszavonása megtörtént.

  

Beleegyezés elmentése kettős opt-in feliratkozáskor

Kettős opt-in feliratkozási folyamat esetén a beleegyezés elmentéséhez csak annyi teendőd van, hogy a megerősítést kérő levélben a megerősítő link előtt jelenítsd meg az adatkezelés céljának megfelelő szöveget, amelyhez a feliratkozó beleegyezését kéri. Ezt a szöveget azért a megerősítő link elé helyezd, mert így lesz a feliratkozó számára egyértelmű, hogy a linkre kattintással milyen adatkezelési célhoz adja a beleegyezését.

Beleegyezés előhívása kettős opt-in feliratkozás esetén

Ha kettős opt-in feliratkozási folyamatod van, akkor a megerősítést kérő levél feliratkozáskori verzióját tudod előhívni. Ebben látszik mind a levél szövege, mind pedig a levélben elhelyezett, mezők beillesztésével megjelent adatok.

• Adatalany számára: Feliratkozódnak úgy tudod megmutatni a megerősítést kérő levél feliratkozáskori verzióját, ha elküldöd neki a ///dbloptinemailversion linket, hasonlóan az űrlap linkjéhez.

• Önmagadnak vagy ellenőrző hivatal számára: A levél feliratkozáskori verziója egy linken keresztül érhető el a feliratozó eseményeinél.

  

Fontos: A ///dbloptinemailversion link csak a 2018.05.02. után létrehozott vagy szerkesztett megerősítést kérő levelekkel feliratkozottak esetén működik.

Kapcsolódó bejegyzések:

Feliratkozó űrlap készítése (6:36 perc videó)