Relatív időzítésű, azaz valami előtt vagy után valamennyivel küldendő email beállítása

Egy levélsorozat beállításával egyszerűen készíthetsz előre beállított hírlevél sorozatot az újonnan feliratkozottaknak vagy azoknak akiknek hamarosan lejár az éves előfizetésük és szeretnéd ha meghosszabbítanák.

Levélsorozat létrehozása a SalesAutopilottal nagyon egyszerű feladat. Előre létrehozod a sorozat minden egyes emailjét, majd minden emailhez beállítasz relatív egy-egy időzítést.

A relatív időzítés típusnál azt kell megadnod, hogy adott dátumhoz képest - például a feliratkozás dátumához képest - hány nap múlva kerüljön elküldésre az email. A hírlevél sorozat feltöltött emailjeihez tehát be kell állítanod, hogy a feliratkozást követően hány nap múlva kerüljön elküldésre a feliratkozott személynek.

Relatív időzítés létrehozása

Relatív időzítés létrehozásához az időzítés létrehozásának első lépéseben válaszd az időzítés típusánál a "Relatív" opciót. Add meg az időzítés nevét és azt az e-mail listát, amelyre a levélsorozatot be szeretnéd állítani. Ezután kattints a "Tovább" gombra.

Relatív időzítés időpontjának beállítása

Miután ráklikkeltél az előző képen a tovább gombra, az alábbi ábrán látható képernyő fog megjelenni. Két féle típusú relatív típusú időzítést állíthatsz be. Az első az 1 nap vagy annál hosszabb időtartam esetén elküldendő relatív email - általában erre van szükség. A második a feliratkozás dátumához képest eltelt percek alapján történő relatív küldés. Például ha valamilyen ok miatt nem azonnal, hanem a feliratkozás után fél órával szeretnél emailt kiküldeni a feliratkozónak, akkor válaszd ezt a típust. Az esetek nagy többségében a feliratkozáskori időzítés használatát javasoljuk.

Először tehát válaszd ki a relatív időzítés típusát a fentiek alapján. Utána válaszd ki, hogy melyik dátum mezőhöz képest kerüljön a kiküldés időpontja kiszámításra.

• Ha dátum utáni x napon típusú relatív időzítést választottál, akkor add meg, hogy hány nap múlva és hány óra hány perckor kerüljön kiküldésre az email a megadott dátum típusú mező értékéhez képest. Ha azt szeretnéd, hogy az email a feliratkozást követő 1. napon pontban reggel 8 órakor kerüljön elküldésre a feliratkozónak, akkor a "Mihez képest?" legördülő menüben válaszd ki a "Feliratkozás dátuma" opciót. Az "Időpont"-nál pedig állítsd be, hogy "1" nap, 8 óra 00 perc. Az időzítésnél megadhatod, hogy a 0. napon (aznap) kerüljön kiküldésre az email, így a mezőben szereplő napon kerül kiküldésre a beállított óra:perc időpontban. Ennél a típusú relatív időzítésnél megadhatod, hogy az időzítés csak a hét bizonyos napjain kerülhessen elküldésre. Például ha azt szeretnéd hogy az időzítés szombat vasárnap ne kerüljön elküldésre, akkor vedd ki a jelölőnégyzetet a Szombat és a Vasárnap napok mellől. Ebben az esetben azok az emailek, amelyek ezeken a napokon kerültek volna elküldésre, a következő engedélyezett napon fognak elküldésre kerülni, ebben az esetben tehát hétfőn.

  

• A dátumhoz képest eltelt percek alapján történő kiküldés esetén add meg, hogy a kiválasztott dátum mezőhöz képest hány óra hány perc múlva kerüljön kiküldésre az email. Az időpontot 10 perces időközökkel tudod megadni. FONTOS: ennél az időzítésnél csak bizonyos speciális dátum mezőket illetve időpont típusú mezőket választhatsz és nincs lehetőség a hét napjaira szűrésre. Továbbá különbözik a működés ha Feliratkozás dátuma vagy más időpont mező kerül kiválasztásra. Feliratkozás dátumához képest a 0-120 perc közötti érték precízen működik, így akár 0-10 perces relatív időzítés is beállítható, azonban más időpont mezőknél a kiértékelés hosszabb, ezért 0-10 perces beállítást nem javasolunk, mivel csúszás lehet tapasztalható.

  

Az óra értéknél maximum 240 órát tudsz beállítani, illetve van lehetőség negatív érték beállítására is. Például, ha egy esemény időpontja előtt 2 órával szeretnél emlékeztetőt küldeni, akkor állítsd be a -2 értéket az óra legördülőben.

Ezt követően add meg a kiküldendő e-mail tárgy mezőjének értékét, majd az e-mail feladóját.

Ha minden beállítással végeztél, kattints a "Tovább" gombra. Az időzítés létrehozásának harmadik lépésében állítsd be a szükséges paramétereket. Az esetek túlnyomó részében ezeken a beállításokon nem kell módosítanod. Majd itt is kattints a "Tovább" gombra.

Időzítés élesbe állítása

Miután az előző képernyőn megnyomtad a tovább gombot, az alábbi ábrán látható képernyő fog megjelenni. Itt látod az emailhez tartozó inaktív időzítéseket. Ahhoz, hogy a relatív időzítés elkezdjen működni, azt aktiválnod kell. Ehhez kattints az időzítéshez tartozó Inaktív csúszkára (1), ahogy a lenti ábra mutatja. Az időzítés ettől kezdve éles.

• Az adott dátumhoz képest eltelt napok alapján történő relatív küldés esetén SalesAutopilot minden nap átvizsgálja, hogy az időzítéshez beállított email listán mely feliratkozónak kell kiküldeni a relatív időzítésű emailt. Például ha az időzítés dátumát a feliratkozáshoz képest 1 nap 8:00-ra állítottad, akkor minden nap 8:00-kor megvizsgálásra kerül, hogy kik iratkoztak fel tegnap (tehát kiknél járunk a feliratkozás után 1 nappal), és nekik kerül kiküldésre az email.
• Az adott dátumtól eltelt percek alapján történő relatív küldés esetén a SalesAutopilot 10 percenként megvizsgálja, hogy a beállított óra:perccel ezelőtti időszakra esik-e valamelyik feliratkozónál a dátum, és részükre kiküldi az emailt.

Levélsorozat többi emailjének beállítása

A fentiekhez hasonlóan hozd létre a levélsorozat többi emailjét is. Az emailekhez állíts be egy-egy relatív időzítést a megfelelő időponttal (pl. 4 nap, 7 nap, 10 nap, 15 nap stb.).

Relatív időzítés kifinomult felhasználási lehetőségei

A relatív időzítést nem csak feliratkozás dátumához, hanem az e-mail listában szereplő bármely dátum típusú mezőhöz beállíthatod. Sőt a relatív időzítés dátuma negatív, sőt nulla is lehet. Így például nagyon egyszerűen lehet figyelmeztető emaileket beállítani egy dátum közeledtéhez.

Ha az e-mail lista egy mezőjében eltárolod mondjuk az éves tagság lejáratának dátumát, akkor tudsz olyan levélsorozatot beállítani amely a tagság lejárta előtt 30, 15 és 3 nappal illetve a tagság lejáratának napján küld e-mailt. Ehhez 4 relatív időzítésű emailt kell beállítani a tagság lejárata mezőhöz. Az első email időzítésénél a -30, a másodiknál -15, a harmadiknál -3, a negyediknél pedig 0 napot kell beállítani az időzítés időpontjának.

Ha például webináriumokat tartasz és a webinárium megkezdése előtt szeretnél pl. fél órával emlékeztetőt küldeni, abban az esetben ha eltárolod a Webinárium kezdésének időpontját, akkor van lehetőséged -30, -40, -50 perccel a kezdés előtt emailt küldeni a feliratkozóidnak.

Fontos: A negatív óra, perc beállítást kizárólag időpont típusú mezőkhöz tudod használni, mivel ott kerül eltárolásra a dátum mellett az időpont is (pl. 17:00), amihez képest a rendszer ki tudja küldeni az emailt.

Relatív időzítés módosításakor mikor kerül kiküldésre az email?

Az adott dátumhoz képest eltelt napok alapján történő relatív küldés esetén a következő esetek fordulhatnak elő:

• Meglévő aktív vagy inaktív időzítés módosításakor, ha az aznapi kiküldés után szerkeszted az időzítés időpontját (akár a varázslóval, akár az áttekintő képernyőn csak az időpont került módosításra), akkor már aznap nem kerül újra elküldésre a email, csak a következő napon. Pl. délelőtt 9-kor átírod 8:00 óráról 10:00 órára az időpontot, akkor aznap nem fog kiküldésre kerülni az időzítés még egyszer.
• Meglévő inaktív időzítés aktiválásakor, az aznapi emailek kiküldésre kerülnek, amennyiben az adott napon még nem történt meg az email küldés – akkor is, ha a beállított időpont már elmúlt. Ha azonban az email már kiküldésre került aznap, és ezt követően állítod inaktívra, az újraaktiválás nem eredményez újbóli kiküldést.
• Meglévő relatív időzítés másolásakor van egy opció: “Időzítés ma is kerüljön elküldésre”. Ha ezt bejelölöd, akkor a másolt relatív időzítés le fog futni a másolás napján, különben csak másnap. 

  

• Ha egy komplett emailt másolsz aktív időzítéssel, akkor itt is megjelenik az "Időzítés ma is kerüljön elküldésre" opció, ha ezt bejelölöd, akkor aznap fogja kiküldeni az időzítés az emailt.