Relatív időzítés: Levélsorozatok készítése

Egy levélsorozat beállításával Ön egyszerűen készíthet előre beállított hírlevél sorozatot az újonnan feliratkozottaknak vagy azoknak akiknek hamarosan lejár az éves előfizetésük és szeretné ha meghosszabbítanák.

Levélsorozat létrehozása a SalesAutopilottal nagyon egyszerű feladat. Ön előre létrehozza a sorozat minden egyes levelét, majd minden levélhez beállít relatív egy-egy időzítést.

A relatív időzítés típusnál Önnek azt kell megadnia, hogy adott dátumhoz képest - például a feliratkozás dátumához képest - hány nap múlva kerüljön elküldésre a levél. A hírlevél sorozat feltöltött leveleihez tehát be kell állítania, hogy a feliratkozást követően hány nap múlva kerüljön elküldésre a feliratkozott személynek.

Relatív időzítés létrehozása

Relatív időzítés létrehozásához az időzítés létrehozásának első lépéseben válassza az időzítés típusánál a "Relatív" opciót. Adja meg az időzítés nevét és azt az e-mail listát, amelyre a levélsorozatot be szeretné állítani. Ezután kattintson a "Tovább" gombra.

Relatív időzítés időpontjának beállítása

Miután ráklikkelt az előző képen a tovább gombra, az alábbi ábrán látható képernyő fog megjelenni. Két féle típusú relatív típusú időzítést állíthat be. Az első az 1 nap vagy annál hosszabb időtartam esetén elküldendő relatív levél - általában erre van szükség. A második a feliratkozás dátumához képest eltelt percek alapján történő relatív küldés. Például ha valamilyen ok miatt nem azonnal, hanem a feliratkozás után fél órával szeretne levelet kiküldeni a feliratkozónak, akkor válassza ezt a típust. Az esetek nagy többségében a feliratkozáskori időzítés használatát javasoljuk.

Először tehát válassza ki a relatív időzítés típusát a fentiek alapján. Utána válassza ki, hogy melyik dátum mezőhöz képest kerüljön a kiküldés időpontja kiszámításra.

• Ha dátum utáni x napon típusú relatív időzítést választott, akkor adja meg, hogy hány nap múlva és hány óra hány perckor kerüljön kiküldésre a levél a megadott dátum típusú mező értékéhez képest. Ha azt szeretné, hogy a levél a feliratkozást követő 1. napon pontban reggel 8 órakor kerüljön elküldésre a feliratkozónak, akkor a "Mihez képest?" legördülő menüben válassza ki a "Feliratkozás dátuma" opciót. Az "Időpont"-nál pedig állítsa be, hogy "1" nap, 8 óra 00 perc. Ennél a típusú relatív időzítésnél megadhatja, hogy azt időzítés csak a hét bizonyos napjain kerülhessen elküldésre. Például ha azt szeretné hogy az időzítés szombat vasárnap ne kerüljön elküldésre, akkor vegye ki a jelölőnégyzetet a Szombat és a Vasárnap napok mellől. Ebben az esetben azok a levelek amelyek ezeken a napokon kerültek volna elküldésre a következő engedélyezett napon fognak elküldésre kerülni, ebben az esetben tehát hétfőn.

  

• A dátumhoz képest eltelt percek alapján történő kiküldés esetén adja meg, hogy a kiválasztott dátum mezőhöz képest hány óra hány perc múlva kerüljön kiküldésre a levél. Az időpontot 10 perces időközökkel tudja megadni. FONTOS: ennél az időzítésnél csak bizonyos speciális dátum mezőket illetve időpont típusú mezőket választhat és nincs lehetőség a hét napjaira szűrésre.

  

Az óra értéknél van lehetőség negatív érték beállítására. Például, ha egy esemény időpontja előtt 2 órával szeretne emlékeztetőt küldeni, akkor állítsa be a -2 értéket az óra legördülőben.

Ezt követően adja meg a kiküldendő e-mail tárgy mezőjének értékét majd az e-mail feladóját.

Ha minden beállítással végzett kattintson a "Tovább" gombra. Az időzítés létrehozásának harmadik lépésében állítsa be az Önnek szükséges paramétereket. Az esetek túlnyomó részében ezeken a beállításokon nem kell módosítania. Majd itt is kattintson a "Tovább" gombra.

Időzítés élesbe állítása

Miután az előző képernyőn megnyomta tovább gombot, az alábbi ábrán látható képernyő fog megjelenni. Itt látja a levélhez tartozó inaktív időzítéseket. Ahhoz, hogy a relatív időzítés elkezdjen működni, Önnek aktiválnia kell. Ehhez kattintson az időzítéshez tartozó "Aktívra állít" gombra, ahogy a lenti ábra mutatja. Az időzítés ettől kezdve éles.

• Az adott dátumhoz képest eltelt napok alapján történő relatív küldés esetén SalesAutopilot minden nap átvizsgálja, hogy az időzítéshez beállított email listán mely feliratkozónak kell kiküldeni a relatív időzítésű levelet. Például ha az időzítés dátumát a feliratkozáshoz képest 1 nap 8:00-ra állította, akkor minden nap 8:00-kor megvizsgálásra kerül, hogy kik iratkoztak fel tegnap (tehát kiknél járunk a feliratkozás után 1 nappal), és nekik kerül kiküldésre az email.
• Az adott dátumtól eltelt percek alapján történő relatív küldés esetén a SalesAutopilot 10 percenként megvizsgálja, hogy a beállított óra:perccel ezelőtti időszakra esik-e valamelyik feliratkozónál a dátum, és részükre kiküldi a levelet.

Levélsorozat többi levelének beállítása

A fentiekhez hasonlóan hozza létre a levélsorozat többi levelét is. A levelekhez állítson be egy-egy relatív időzítést a megfelelő időponttal (pl. 4 nap, 7 nap, 10 nap, 15 nap stb.).

Relatív időzítés kifinomult felhasználási lehetőségei

A relatív időzítést nem csak feliratkozás dátumához, hanem az e-mail listában szereplő bármely dátum típusú mezőhöz beállíthat. Sőt a relatív időzítés dátuma negatív, sőt nulla is lehet. Így például nagyon egyszerűen lehet figyelmeztető leveleket beállítani egy dátum közeledtéhez.

Ha az e-mail lista egy mezőjében Ön eltárolja mondjuk az éves tagság lejáratának dátumát, akkor tud olyan levélsorozatot beállítani amely a tagság lejárta előtt 30, 15 és 3 nappal illetve a tagság lejáratának napján küld e-mailt. Ehhez 4 relatív időzítésű levelet kell beállítani a tagság lejárata mezőhöz. Az első levél időzítésénél a -30, a másodiknál -15, a harmadiknál -3, a negyediknél pedig 0 napot kell beállítani az időzítés időpontjának.

Relatív időzítés módosításakor mikor kerül kiküldésre a levél?

Az adott dátumhoz képest eltelt napok alapján történő relatív küldés esetén a következő esetek fordulhatnak elő:

• Meglévő aktív vagy inaktív időzítés módosításakor, ha az aznapi kiküldés után szerkeszti az időzítés időpontját (akár a varázslóval, akár az áttekintő képernyőn csak az időpont került módosításra), akkor már aznap nem kerül újra elküldésre a levél, csak a következő napon. Pl. délelőtt 9-kor átírja 8:00 óráról 10:00 órára az időpontot, akkor aznap nem fog kiküldésre kerülni az időzítés még egyszer.
• Meglévő relatív időzítés másolásakor van egy opció: “Időzítés ma is kerüljön elküldésre”. Ha ezt bejelöli, akkor a másolt relatív időzítés le fog futni a másolás napján, különben csak másnap. 

  

• Ha egy komplett levelet másol aktív időzítéssel akkor itt is megjelenik az "Időzítés ma is kerüljön elküldésre" opció, ha ezt bejelöli, akkor aznap fogja kiküldeni az időzítés a levelet.