Időzítés létrehozása

A SalesAutopilot fiókjában létrehozott emaileket az időzítések segítségével tudja kiküldeni feliratkozói, megrendelői számára. Az időzítés létrehozása során meghatározhatja, hogy melyik listára, milyen szűréssel és mikor (egy konkrét dátumhoz vagy egy eseményhez kapcsolódóan) kerüljön kiküldésre az Ön által létrehozott tartalom. 

 

Áttekintés:

Ebben a bejegyzésben az alábbi témákban talál részletes információt:

1. Új időzítés létrehozása
   • Alapadatok megadása
   • Időpont, tárgy és feladó beállítása
   • Speciális beállítások
2. A létrehozott időzítéssel kapcsolatos lehetőségek
3. A létrehozott időzítés Aktívra állítása
4. "Mikor használjak szegmenst, és mikor időzítés feltételt?" / "Szegmens vagy feltétel?"

 

Új időzítés létrehozása 

Egy új időzítés létrehozásához válassza ki azt a levelet, amelyhez az időzítést szeretné beállítani (1), majd kattintson az Új időzítés létrehozása (2) gombra. 

Az Új időzítés létrehozása gombra kattintást követően az időzítés létrehozás varázsló lépéseit követve tudja létrehozni időzítését: 

Alapadatok megadása

1.) Időzítés neve: Ez egy belső elnevezés, amely Önnek segít majd azonosítani a létrehozott időzítést. Ebből kifolyólag érdemes beszédes elnevezést megadni, amely elmondja, hogy melyik levél, mikor és kiknek kerül kiküldésre. 

2.) Melyik e-mail listára szeretné kiküldeni a levelet? A levélhez tartozó időzítés a levelet egy adott e-mail listára küldi ki. Egy időzítéssel csak egy e-mail listára tud levelet küldeni. Ha ugyanazt a levelet több e-mail listára szeretné kiküldeni, akkor a levélhez annyi időzítést kell létrehoznia, ahány e-mail listára szeretné a levelet elküldeni.

3.) Mely szegmenseket kívánja alkalmazni a levél küldésekor? A szegmensek készítésével az egyes e-mail listákban olyan feliratkozói csoportokat tud létrehozni, akik az Ön által megadott feltételnek megfelelnek. Amennyiben Ön már létrehozott a kiválasztott email listához szegmenseket, akkor ezek a szegmensek automatikusan megjelennek ennél a beállításnál.
Fontos: Amennyiben egy időzítés esetén több szegmensére egyidőben kíván szűrni, a kiválasztott szegmensek logikai kapcsolatáról is döntenie szükséges. A beállítás több szegmens jelölőnégyzetének kipipálása esetén "Szegmensek kapcsolata (Haladó)" néven jelenik meg. A beállítás részleteiről ezen Tudásbázis bejegyzésünkben olvashat.  

4.) Ha korábban esetleg még nem hozott létre szegmenst, az Új szegmens létrehozása gombra kattintva megteheti. 

5.) Időzítés típusa? 

Az időzítések típusait csoportosítani tudjuk aszerint, hogy konkrét dátumokhoz vagy eseményekhez kapcsolódnak.

Dátumvezérelt időzítések

A dátumhoz tartozó időzítések (abszolút és relatív időzítések) levelei akkor kerülnek elküldésre, ha a szoftver a levélküldés szkript lefutásakor a küldési dátum és a feltételek kiértékelése alapján aznap elküldendő levelet talál.

Mind az abszolút, mind a relatív típusú időzítések esetében a szkript 10 percenként fut le, mivel 10 perces pontossággal lehet beállítani a küldés időpontját.

• Abszolút időzítés:
  • Ebben az esetben a levél egy meghatározott időpontban kerül elküldésre. A küldés időpontját 10 perces pontossággal tudja beállítani, pl. 2012. július 20. 13:20. Ezt az időzítés típust eseti levelek, például havi hírlevelek küldésére tudja használni. Már akár hetekkel a küldés előtt be tudja állítani a levél időzítését. Amint elérkezik a beállított dátum és időpont, a levél automatikusan kiküldésre kerül a címzetteknek.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Levél kiküldése adott időpontban (abszolút időzítés)
  • Általában az időzítésben beállított időpontban megtörténik a levelek kiküldése, azonban ritkán előfordulhat – a rendszer terheltségétől függően – akár 30-60 perces csúszás. A jellemzően terheltebb időszakok közé tartoznak a délelőtt 9:00-11:00 és délután 15:00-16:00 óra közötti időszakok.
• Relatív időzítés:
  • Ennek két fajtája van:
    • A fenti dátum utáni x. napon y óra z perckor: azt kell megadnia, hogy adott dátumhoz képest - például a feliratkozás dátumához képest - hány nap múlva kerüljön elküldésre a levél. Így egyszerűen készíthet előre beállított hírlevél sorozatokat az újonnan feliratkozottaknak. Mindössze be kell állítania a hírlevél sorozat egyes leveleihez, hogy a feliratkozást követően hány nap múlva kerüljenek elküldésre. Úgy is be tudja állítani a relatív időzítést, hogy a feliratkozók csak adott napokon kapják meg az e-mail-t, például csak hétköznap. Azon kiküldések amelyek hétvégére esnének a következő engedélyezett napon kerülnek kiküldésre. Csak hétköznapokon engedélyezett küldés esetén tehát a szombat illetve vasárnap kiküldendő e-mail-ek a következő hétfőn kerülnek elküldésre.
    • A fenti időponthoz képest hány óra hány perccel később: a kiválasztott időpont típusú mező értékéhez képest megadott óra:perc múlva kerül elküldésre a levél. Például ha a feliratkozás után 1 órával később szeretne elküldeni egy levelet, akkor azt ezzel a típusú relatív időzítéssel tudja elküldeni.
      Fontos: Amennyiben az időzítéshez használt időpont a feliratkozás dátuma, és a időzítés késleltetése legfeljebb 100 perc, a levél küldését nem ugyanaz a mechanizmus működteti, mit a feltételnek meg nem felelő időzítések esetén. Ebből az következik, hogy amennyiben Ön egy subdate-hez viszonyított, 100 percnél kisebb késleltetéssel rendelkező időzítést egy feliratkozó feliratása után, de még az eredeti késleltetés előt megváltoztat úgy, hogy az újonnan beállított késleltetés meghaladja a 100 percet, a levél mind a két beállítás szerint kiküldésre fog kerülni, ha az újraküldés engedélyezve van.
      Fontos: Amennyiben a feliratkozás dátumához képest állítja be a relatív időzítést, a feliratkozó manuális, valamint importálással és művelettel történő hozzáadása esetén is kiküldésre kerül a levél.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Relatív időzítés: Levélsorozatok készítése
• Születésnapi időzítés:
  • Olyan időzítés beállítását teszi lehetővé, amely a feliratkozó születésnapjának évfordulója napján vagy adott számú nappal előtte vagy utána küld e-mailt. Az időzítés beállításának feltétele, hogy az e-mail listában szerepeljen születésnapi típusú mező.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Születésnapi levél kiküldése
• Névnapi időzítés:
  • Ez az időzítés típus azt teszi lehetőv, hogy a feliratkozó névnapjának évfordulója napján vagy adott számú nappal előtte vagy utána küldjön e-mailt. Az időzítés beállításának feltétele, hogy az e-mail listában szerepeljen keresztnév és névnapi dátuma típusú mező. A névnap dátumát a szoftver feliratkozáskor automatikusan meg tudja határozni a keresztnévből egy belső naptár alapján, de van lehetőség a névnap dátumának utólagos módosítására is.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Névnapi üdvözlő e-mail beállítása
• Évforduló típusú időzítés:
  • Nagyon hasonló a születésnapi időzítéshez azzal a különbséggel, hogy bármely dátum típusú mezőhöz beállítható. Az adott dátum évfordulójához képest az évforduló előtti és utáni levelet lehet küldeni vele.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Évenként ismétlődő időzítés

Eseményvezérelt időzítések

Az eseményhez tartozó időzítések levelei az esemény bekövetkeztekor kerülnek elküldésre.

• Feliratkozáskor:
  • Sima opt-in feliratkozási folyamat esetén feliratkozáskor azonnal elküldésre kerül a levél, kettős opt-in feliratkozási folyamat esetén pedig akkor, amikor a feliratkozó megerősítette a feliratkozását. Összefoglalva úgy mondhatnánk, hogy akkor kerül elküldésre, amikor valaki aktív feliratkozóvá válik.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Feliratkozáskor küldendő levél beállítása (feliratkozáskor típusú időzítés)
• Leiratkozáskor:
  • A leiratkozáskor azonnal elküldésre kerül a levél.
• Adatmódosításkor:
  • A levél az után kerül elküldésre, miután a feliratkozó egy adatmódosító űrlapon keresztül módosítja adatait. Az űrlap elküldését követő néhány percen belül várható az email érkezése, általában legkésőbb 20 percen megérkezik a levél.
• Kettős opt-in feliratkozáskor:
  • A levél akkor kerül elküldésre, amikor egy kettős opt-in feliratkozási folyamatban valaki feliratkozik. Ezzel az időzítéssel kell elküldeni azt a levelet, amelybe a feliratkozás megerősítés linket elhelyezi.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Kettős opt-in feliratkozás folyamata
• Blog e-mail értesítő:
  • Ebben az esetben a SalesAutopilot félóránként megvizsgálja, hogy az adott RSS feed-re érkezett-e újabb bejegyzés. Amennyiben igen, akkor elküldi a levelet - akár az új RSS bejegyzések szövegével.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Blog email értesítő időzítés alapok -NEM CSAK bloggereknek!

Ha végzett az Alapadatok képernyő beállításaival kattintson a jobb alsó sarokban található Tovább gombra. 

 

Időpont, tárgy és feladó beállítása

1.) Tárgy: Ennél a lehetőségnél tudja megadni az email tárgy mezőjének tartalmát.

2.) Mezőkód beszúrása az email tárgyába: A tárgy mezőben is használhatja az e-mail listában szereplő mezőkódokat, szögletes zárójelbe téve. Ezt a szoftver a levél kiküldéskor behelyettesíti az egyes feliratkozók adataival.

3.) Feladó: A legördülő menüből ki tudja választani a levél feladóját. Az itt kiválaszott feladó adatok automatikusan rögzítésre kerülnek a Feladó neve és a Feladó email címe mezőkbe. Ha a listában még nem szerepel az a küldő név és e-mail cím, amiről most küldeni szeretne, akkor választhatja az Új feladó hozzáadása lehetőséget vagy a lenti két mezőbe (Feladó neve és Feladó email címe) begépelheti a megfelelő adatokat.

Fontos: A levél célbaérésének javítása érdekében a kiválasztott feladó domainjéhez az SPF, DKIM, DMARC rekordok beállítása szükséges. A beállítás módjáról ebben a Tudásbázis bejegyzésben olvashat.

4.) Új feladó hozzáadása: Amennyiben szeretné kibővíteni a Feladó mező legördülő listájában megjelenő feladó adatokat, ezt az Új feladó hozzáadásával tudja megtenni a legördülő lista mellett jobbra található + gombra kattintva.

5.) Feladó neve: Ön szabadon megadhatja, hogy milyen néven szeretné elküldeni a levelet. A címzett ezt a nevet fogja látni e-mail programjában (pl. Outlook, Gmail, stb.) a levél feladójaként.

Tipp: Ha túl hosszú nevet ad meg, előfordulhat, hogy az egyes levelező rendszerek nem jelenítik meg a nevét, csak az e-mail címét a feliratkozója e-mail programjában.

6.) Feladó email címe: Ön csak olyan email címet használhat feladóként amelynek domain nevének tulajdonjogát igazolta. A domain név a @ után álló rész: pl. salesautopliot.hu. A címzett ezt a nevet fogja látni e-mail programjában (pl. Outlook, Gmail, stb.) a levél feladójának e-mail címénél. A válaszüzeneteket is erre az e-mail címre fogják tudni küldeni a címzettek. De Önnek lehetősége van ettől különböző válaszcímet is beállítani.

7.) Válasz email cím megadása: Lehetősége van egy, a feladó e-mail címétől eltérő válasz e-mail cím megadására is. Ha válasz email cím meg van adva, és a levélre a címzett válaszol, akkor nem az eredeti feladó, hanem a válasz e-mail cím jelenik meg címzésben. Pl. ha a feladó az ügyvezető, viszont a válaszokat az irodavezető várja, akkor a válasz e-mail címhez, az irodavezető e-mail címét szükséges beírni.

8.) Másolat küldése: Ha adatmódosításkori, feliratkozáskori, kettős opt-in feliratkozáskori vagy relativ időzítésnél szeretne másolatot kapni a kiküldött levélből akkor itt tudja beállítani, hogy milyen címre érkezzen a másolat.

Ha végzett az Időpont képernyő beállításaival kattintson a jobb alsó sarokban található Tovább gombra.

 

Speciális beállítások

1.) Újraküldés engedélyezett? Ha nem engedélyezi az újraküldést, akkor az adott levél az adott listára egy-egy címzettnek csak egyszer kerül elküldésre (még akkor is, ha amúgy több időzítéssel is megkapnák az adott emailt). Mindig állítsa NEM-re, kivéve, ha kifejezetten szüksége van az újraküldés engedélyezésére. Fontos megjegyezni, hogy az újraküldésnél a rendszer a konkrét előfordulásokat ellenőrzi, ezért abban az esetben, ha egy email cím többször is bekerülhet a listába, és van olyan email cím, amelyik valóban többször szerepel a listában, akkor ez az email cím NEM beállítás esetén is megkaphatja ugyanazt a levelet.

2.) Minden azonos email címre elküldje? Abban az esetben, ha az e-mail listában egy e-mail cím többször is szerepelhet, fontos lehet, hogy egy e-mail címre annyiszor kerüljön-e elküldésre a levél, ahányszor szerepel a listában, vagy csak egyszer.

3.) CSAK és kizárólag félbehagyott kettős optin feliratkozóknak küldi? Ha az e-mail listára kettős opt-in módon lehet feliratkozni előfordulhat, hogy bizonyos feliratkozók akaratuk ellenére nem erősítik meg jelentkezésüket (például elkerüli figyelmüket a megerősítést kérő levél). A rádiógomb igen állása esetén csak azok részére kerül elküldésre a levél, akik kettős opt-in módon iratkoztak fel és még nem erősítették meg jelentkezésüket.

4.) Bekapcsolja a Google Analytics URL címkézést a monitorozott linkekre? A link címkézés bekapcsolásával lehetővé válik, hogy Ön a kampányai eredményességét Google Analytics-ben is nyomon követhesse. A SalesAutopilot a levélben szereplő monitorozott linkeket automatikusan ellátja a megfelelő címkékkel. A funkció használatához a Google Analytics mérőkódnak telepítve kell lennie a weboldalára.

Fontos: Ez a beállítási opció csak abban az esetben jelenik meg, amennyiben az adott időzítéshez tartozó levél szerkesztésének 3. Monitorozás beállításai lépésénél a "Szeretné monitorozni az átkattintásokat?" kérdés esetén a "Csak a HTML levelekben" vagy a "HTML és szöveges levélben is" opciók valamelyikét választotta ki. További információt a beállítás kapcsán a Átkattintók követése Google Analyitics-ben Tudásbázis bejegyzésben talál. 

Ha az időzítés létrehozásának Speciális beállításaival is elkészült a Tovább (5) gombra kattintva tudja elmenteni az időzítést.

 

A létrehozott időzítéssel kapcsolatos lehetőségek

Az időzítés elmentését követően az Inaktív időzítések között találja meg újonnan létrehozott időzítését. A létrehozott időzítés kapcsán az alábbi beállításokat éri el:

1.) Szerkesztés: Közvetlenül szerkesztheti a levél tárgyának, feladójának, ill. kiküldésének időpontját, továbbá a Szerkesztés feliratú gombra kattintva ismét elérheti az időzítés varázsló lépéseit.

2.) Másolás: A Másolás gombra kattintva lehetősége van az időzítés másolására. A felugró ablakban megadhatja az időzítés másolatának nevét, továbbá ki tudja választani, hogy mely lista, mely leveléhez kívánja másolni az időzítést. Az időzítés másolata Inaktív állapotban jelenik meg a kiválasztott levél időzítései között. 

3.) Feltételek: A feltétel megadásával lehetősége van szűkíteni a levél címzetteinek körét. Itt olvashat arról, hogy milyen esetben javasoljuk a feltétel és milyen esetben a szegmens használatát. 

4.) Törlés: A törlés után az időzítést nem lehet visszaállítani. Az időzítéshez tartozó feltételek is törlése kerülnek.

5.) Eredmények: Az Eredmények gombra kattintva a levél kiküldését követően a levélküldés eredményességét tudja nyomon követni. Az adatok értelmezéséhez bővebb információt ezen a linken elérhető Tudásbázis bejegyzésben talál. 

6.) Próbaküldés: Mielőtt a levelet elküldené az e-mail listában szereplő címzetteknek, érdemes letesztelnie több levelező programban, hogy a levél megfelelően jelenik-e meg és jól működnek-e a levélben elhelyezett linkek és képek. Célszerű a különböző webes levezőkkel való teszteléshez létrehozni különböző e-mail címekkel rendelkező felhasználókat, például egy Gmail-es, egy Hotmail-es, egy Freemail.hu-es stb. e-mail című felhasználót. A Próbaküldésről ezen a linken ér el további információkat. 

 

A létrehozott időzítés Aktívra állítása

A levélhez tartozó időzítést Ön egy gombnyomással aktiválhatja (Aktívra állít gomb) vagy inaktiválhatja (Inaktívra állít gomb). Amíg az időzítés inaktív, addig akkor sem kerül elküldésre a levél, ha időközben teljesülnek az elküldéshez szükséges feltételek. Az időzítést az összes ellenőrzés elvégzése után érdemes aktiválni.

Fontos: Egy email-hez korlátlan számú időzítés tartozhat.

"Mikor használjak szegmenst, és mikor időzítés feltételt?" / "Szegmens vagy feltétel?"

Vannak olyan helyzetek, amikor nem a teljes listádnak szeretnéd küldeni a hírleveledet, hanem csak egy részének, vagy azt szeretnéd, hogy egy levél ne minden esetben kerüljön kiküldésre. Ilyen helyzetekben az időzítés beállításakor tudod a címzettek körét szűkíteni szegmenssel vagy időzítés feltétellel. Erről bővebben ebben a cikkben olvashatsz bővebben.

 

Kapcsolódó bejegyzések: 

• Levélszerkesztő 2.0
• Feladó email címének hitelesítése
• Címzettek szűrési lehetőségei időzítés beállításánál (szegmens vagy időzítés feltétel)
• Szegmensek létrehozása
• Szegmentált levélküldés oktatóanyagok
• Levél kiküldése adott időpontban (abszolút időzítés)
• Relatív időzítés: Levélsorozatok készítése
• Születésnapi levél kiküldése
• Névnapi üdvözlő e-mail beállítása
• Évenként ismétlődő időzítés
• Feliratkozáskor küldendő levél beállítása (feliratkozáskor típusú időzítés)
• Kettős opt-in feliratkozás folyamata
• Blog email értesítő időzítés alapok -NEM CSAK bloggereknek!
• SPF rekord, DKIM és DMARC beállítása
• Megszemélyesítésére használható mezőkódok
• Levélküldés eredményessége
• Próbaküldés avagy email-jeinek tesztelése kiküldés előtt