Időzítés létrehozása

A SalesAutopilot fiókodban létrehozott emaileket az időzítések segítségével tudod kiküldeni feliratkozóid, megrendelőid számára. Az időzítés létrehozása során meghatározhatod, hogy melyik listára, milyen szűréssel és mikor (egy konkrét dátumhoz vagy egy eseményhez kapcsolódóan) kerüljön kiküldésre az általad létrehozott tartalom.

Ebben a bejegyzésben az alábbi témákban találsz részletes információt:

1. Új időzítés létrehozása
2. Alapadatok megadása
3. Időpont, tárgy és feladó beállítása
4. Speciális beállítások
5. A létrehozott időzítéssel kapcsolatos lehetőségek
6. A létrehozott időzítés Aktívra állítása
7. "Mikor használjak szegmenst, és mikor időzítés feltételt?" / "Szegmens vagy feltétel?"

1. Új időzítés létrehozása

Új képernyő

Egy új időzítés létrehozásához válaszd ki azt az emailt, amelyhez az időzítést szeretnéd beállítani (1), majd kattints a + időzítés (2) gombra.

Az Új időzítés létrehozása gombra kattintást követően az időzítés létrehozás varázsló lépéseit követve tudod létrehozni időzítéseid.

Korábbi képernyő

Egy új időzítés létrehozásához válaszd ki azt az emailt, amelyhez az időzítést szeretnéd beállítani (1), majd kattints az Új időzítés létrehozása (2) gombra.

Az Új időzítés létrehozása gombra kattintást követően az időzítés létrehozás varázsló lépéseit követve tudod létrehozni időzítéseid.

2. Alapadatok megadása

1.) Időzítés neve: Ez egy belső elnevezés, amely Önnek segít majd azonosítani a létrehozott időzítést. Ebből kifolyólag érdemes beszédes elnevezést megadni, amely elmondja, hogy melyik email, mikor és kiknek kerül kiküldésre. 

2.) Melyik e-mail listára szeretné kiküldeni a levelet? Az emailhez tartozó időzítés az emailt egy adott e-mail listára küldi ki. Egy időzítéssel csak egy e-mail listára tudsz levelet küldeni. Ha ugyanazt az emailt több listára szeretnéd kiküldeni, akkor annyi időzítést kell létrehoznod, ahány listára szeretnéd az emailt elküldeni.

3.) Mely szegmenseket kívánja alkalmazni a levél küldésekor? A szegmensek készítésével az egyes e-mail listákban olyan feliratkozói csoportokat tudsz létrehozni, akik az általad megadott feltételnek megfelelnek. Amennyiben már hoztál létre a kiválasztott email listához szegmenseket, akkor ezek a szegmensek automatikusan megjelennek ennél a beállításnál.
Fontos: Amennyiben egy időzítés esetén több szegmensre szeretnél egyidőben szűrni, a kiválasztott szegmensek logikai kapcsolatáról is döntened szükséges. A beállítás több szegmens jelölőnégyzetének kipipálása esetén "Szegmensek kapcsolata (Haladó)" néven jelenik meg. A beállítás részleteiről ezen Tudásbázis bejegyzésünkben olvashatsz.  

4.) Ha korábban még nem hoztál létre szegmenst, az Új szegmens létrehozása gombra kattintva megteheted. 

5.) Időzítés típusa? 

Az időzítések típusait csoportosítani tudjuk aszerint, hogy konkrét dátumokhoz vagy eseményekhez kapcsolódnak.

Dátumvezérelt időzítések

A dátumhoz tartozó időzítések (abszolút és relatív időzítések) emailjei akkor kerülnek elküldésre, ha a szoftver a levélküldés szkript lefutásakor a küldési dátum és a feltételek kiértékelése alapján aznap elküldendő emailt talál.

Mind az abszolút, mind a relatív típusú időzítések esetében a szkript 10 percenként fut le, mivel 10 perces pontossággal lehet beállítani a küldés időpontját.

• Abszolút időzítés:
  • Ebben az esetben az email egy meghatározott időpontban kerül elküldésre. A küldés időpontját 10 perces pontossággal tudod beállítani, pl. 2012. július 20. 13:20. Ezt az időzítés típust eseti emailek, például havi hírlevelek küldésére tudod használni. Már akár hetekkel a küldés előtt be tudod állítani az email időzítését. Amint elérkezik a beállított dátum és időpont, az email automatikusan kiküldésre kerül a címzetteknek.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Levél kiküldése adott időpontban (abszolút időzítés)
  • Általában az időzítésben beállított időpontban megtörténik az emailek kiküldése, azonban ritkán előfordulhat – a rendszer terheltségétől függően – akár 30-60 perces csúszás. A jellemzően terheltebb időszakok közé tartoznak a délelőtt 9:00-11:00 és délután 15:00-16:00 óra közötti időszakok.
• Relatív időzítés:
  • Ennek két fajtája van:
    • A fenti dátum utáni x. napon y óra z perckor: azt kell megadnia, hogy adott dátumhoz képest - például a feliratkozás dátumához képest - hány nap múlva kerüljön elküldésre az email. Így egyszerűen készíthetsz előre beállított hírlevél sorozatokat az újonnan feliratkozottaknak. Mindössze be kell állítanod a hírlevél sorozat egyes leveleihez, hogy a feliratkozást követően hány nap múlva kerüljenek elküldésre. Úgy is be tudod állítani a relatív időzítést, hogy a feliratkozók csak adott napokon kapják meg az e-mailt, például csak hétköznap. Azon kiküldések amelyek hétvégére esnének a következő engedélyezett napon kerülnek kiküldésre. Csak hétköznapokon engedélyezett küldés esetén tehát a szombat illetve vasárnap kiküldendő e-mailek a következő hétfőn kerülnek elküldésre.
    • A fenti időponthoz képest hány óra hány perccel később: a kiválasztott időpont típusú mező értékéhez képest megadott óra:perc múlva kerül elküldésre az email. Például ha a feliratkozás után 1 órával később szeretnél elküldeni egy emailt, akkor azt ezzel a típusú relatív időzítéssel tudod elküldeni.
      Fontos: Amennyiben az időzítéshez használt időpont a feliratkozás dátuma, és a időzítés késleltetése legfeljebb 100 perc, a levél küldését nem ugyanaz a mechanizmus működteti, mit a feltételnek meg nem felelő időzítések esetén. Ebből az következik, hogy amennyiben egy subdate-hez viszonyított, 100 percnél kisebb késleltetéssel rendelkező időzítést egy feliratkozó feliratása után, de még az eredeti késleltetés előtt megváltoztatsz úgy, hogy az újonnan beállított késleltetés meghaladja a 100 percet, az email mind a két beállítás szerint kiküldésre fog kerülni, ha az újraküldés engedélyezve van.
      Fontos: Amennyiben a feliratkozás dátumához képest állítod be a relatív időzítést, a feliratkozó manuális, valamint importálással és művelettel történő hozzáadása esetén is kiküldésre kerül az email.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Relatív időzítés: Levélsorozatok készítése
• Születésnapi időzítés:
  • Olyan időzítés beállítását teszi lehetővé, amely a feliratkozó születésnapjának évfordulója napján vagy adott számú nappal előtte vagy utána küld emailt. Az időzítés beállításának feltétele, hogy a listában szerepeljen születésnapi típusú mező.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Születésnapi levél kiküldése
• Névnapi időzítés:
  • Ez az időzítés típus azt teszi lehetővé, hogy a feliratkozó névnapjának évfordulója napján vagy adott számú nappal előtte vagy utána küldjön emailt. Az időzítés beállításának feltétele, hogy az e-mail listában szerepeljen keresztnév és névnapi dátuma típusú mező. A névnap dátumát a szoftver feliratkozáskor automatikusan meg tudja határozni a keresztnévből egy belső naptár alapján, de van lehetőség a névnap dátumának utólagos módosítására is.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Névnapi üdvözlő e-mail beállítása
• Évforduló típusú időzítés:
  • Nagyon hasonló a születésnapi időzítéshez azzal a különbséggel, hogy bármely dátum típusú mezőhöz beállítható. Az adott dátum évfordulójához képest az évforduló előtti és utáni emailt lehet küldeni vele.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Évenként ismétlődő időzítés

Eseményvezérelt időzítések

Az eseményhez tartozó időzítések emailjei az esemény bekövetkeztekor kerülnek elküldésre.

• Feliratkozáskor:
  • Sima opt-in feliratkozási folyamat esetén feliratkozáskor azonnal elküldésre kerül az email, kettős opt-in feliratkozási folyamat esetén pedig akkor, amikor a feliratkozó megerősítette a feliratkozását. Összefoglalva úgy mondhatnánk, hogy akkor kerül elküldésre, amikor valaki aktív feliratkozóvá válik.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Feliratkozáskor küldendő levél beállítása (feliratkozáskor típusú időzítés)
• Leiratkozáskor:
  • A leiratkozáskor azonnal elküldésre kerül a az email.
• Adatmódosításkor:
  • Az email az után kerül elküldésre, miután a feliratkozó egy adatmódosító űrlapon keresztül módosítja adatait. Az űrlap elküldését követő néhány percen belül várható az email érkezése, általában legkésőbb 20 percen megérkezik.
• Kettős opt-in feliratkozáskor:
  • Az email akkor kerül elküldésre, amikor egy kettős opt-in feliratkozási folyamatban valaki feliratkozik. Ezzel az időzítéssel kell elküldeni azt a levelet, amelybe a feliratkozás megerősítés linket elhelyezed el.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Kettős opt-in feliratkozás folyamata
• Blog e-mail értesítő:
  • Ebben az esetben a SalesAutopilot félóránként megvizsgálja, hogy az adott RSS feed-re érkezett-e újabb bejegyzés. Amennyiben igen, akkor elküldi az emailt- akár az új RSS bejegyzések szövegével.
  • A beállításokkal kapcsolatos részletek: Blog email értesítő időzítés alapok -NEM CSAK bloggereknek!

Ha végeztél az Alapadatok képernyő beállításaival, kattints a jobb alsó sarokban található Tovább gombra.

3. Időpont, tárgy és feladó beállítása

1.) Tárgy: Ennél a lehetőségnél tudod megadni az email tárgy mezőjének tartalmát.

2.) Mezőkód beszúrása az email tárgyába: A tárgy mezőben is használhatod a listában szereplő mezőkódokat, szögletes zárójelbe téve. Ezt a szoftver az email kiküldéskor behelyettesíti az egyes feliratkozók adataival.

3.) Feladó: A legördülő menüből ki tudod választani az email feladóját. Az itt kiválasztott feladó adatok automatikusan rögzítésre kerülnek a Feladó neve és a Feladó email címe mezőkbe. Ha a listában még nem szerepel az a küldő név és email cím, amiről most küldeni szeretnél, akkor választhatod az Új feladó hozzáadása lehetőséget vagy a lenti két mezőbe (Feladó neve és Feladó email címe) begépelheted a megfelelő adatokat.

Fontos: Az email célba érésének javítása érdekében a kiválasztott feladó domainhez az SPF, DKIM, DMARC rekordok beállítása szükséges. A beállítás módjáról ebben a Tudásbázis bejegyzésben olvashatsz.

4.) Új feladó hozzáadása: Amennyiben szeretnéd kibővíteni a Feladó mező legördülő listában megjelenő feladó adatokat, ezt az Új feladó hozzáadásával tudod megtenni a legördülő lista mellett jobbra található + gombra kattintva.

5.) Feladó neve: Szabadon megadhatod, hogy milyen néven szeretnéd elküldeni az emailt. A címzett ezt a nevet fogja látni email programjában (pl. Outlook, Gmail, stb.) feladóként.

Tipp: Ha túl hosszú nevet adsz meg, előfordulhat, hogy az egyes levelező rendszerek nem jelenítik meg a neved, csak az email címed a feliratkozója e-mail programjában.

6.) Feladó email címe: Csak olyan email címet használhatsz feladóként, amelynek domain nevének tulajdonjogát igazoltad. A domain név a @ után álló rész: pl. salesautopilot.hu. A címzett ezt a nevet fogja látni email programjában (pl. Outlook, Gmail, stb.) az email feladójának e-mail címénél. A válaszüzeneteket is erre az email címre fogják tudni küldeni a címzettek. De lehetőséged van ettől különböző válaszcímet is beállítani.

7.) Válasz email cím megadása: Lehetőséged van egy, a feladó email címétől eltérő válasz email cím megadására is. Ha válasz email cím meg van adva, és az emailre a címzett válaszol, akkor nem az eredeti feladó, hanem a válasz email cím jelenik meg címzésben. Pl. ha a feladó az ügyvezető, viszont a válaszokat az irodavezető várja, akkor a válasz e-mail címhez, az irodavezető e-mail címét szükséges beírni.

8.) Másolat küldése: Ha adatmódosításkori, feliratkozáskori, kettős opt-in feliratkozáskori vagy relativ időzítésnél szeretnél másolatot kapni a kiküldött emailből, akkor itt tudod beállítani, hogy milyen címre érkezzen a másolat.

Ha végeztél az Időpont képernyő beállításaival, kattints a jobb alsó sarokban található Tovább gombra.

4. Speciális beállítások

1.) Újraküldés engedélyezett? Ha nem engedélyezed az újraküldést, akkor az adott email az adott listára egy-egy címzettnek csak egyszer kerül elküldésre (még akkor is, ha amúgy több időzítéssel is megkapnák az adott emailt). Mindig állítsd NEM-re, kivéve, ha kifejezetten szükséged van az újraküldés engedélyezésére. Fontos megjegyezni, hogy az újraküldésnél a rendszer a konkrét előfordulásokat ellenőrzi, ezért abban az esetben, ha egy email cím többször is bekerülhet a listába, és van olyan email cím, amelyik valóban többször szerepel a listában, akkor ez az email cím NEM beállítás esetén is megkaphatja ugyanazt a levelet.

2.) Minden azonos email címre elküldje? Abban az esetben, ha az e-mail listában egy email cím többször is szerepelhet, fontos lehet, hogy egy email címre annyiszor kerüljön-e elküldésre az email, ahányszor szerepel a listában, vagy csak egyszer.

3.) CSAK és kizárólag félbehagyott kettős optin feliratkozóknak küldi? Ha a listára kettős opt-in módon lehet feliratkozni előfordulhat, hogy bizonyos feliratkozók akaratuk ellenére nem erősítik meg jelentkezésüket (például elkerüli figyelmüket a megerősítést kérő levél). A rádiógomb igen állása esetén csak azok részére kerül elküldésre az email, akik kettős opt-in módon iratkoztak fel és még nem erősítették meg jelentkezésüket.

4.) Bekapcsolja a Google Analytics URL címkézést a monitorozott linkekre? A link címkézés bekapcsolásával lehetővé válik, hogy a kampányaid eredményességét Google Analytics-ben is nyomon követhesd. A SalesAutopilot az emailben szereplő monitorozott linkeket automatikusan ellátja a megfelelő címkékkel. A funkció használatához a Google Analytics mérőkódnak telepítve kell lennie a weboldaladra.

Fontos: Ez a beállítási opció csak abban az esetben jelenik meg, amennyiben az adott időzítéshez tartozó email szerkesztésének 3. Monitorozás beállításai lépésénél a "Szeretné monitorozni az átkattintásokat?" kérdés esetén a "Csak a HTML levelekben" vagy a "HTML és szöveges levélben is" opciók valamelyikét választottad ki. További információt a beállítás kapcsán a Átkattintók követése Google Analyitics-ben Tudásbázis bejegyzésben találhatsz. 

Ha az időzítés létrehozásának Speciális beállításaival is elkészültél a Tovább (5) gombra kattintva tudod elmenteni az időzítést.

5. A létrehozott időzítéssel kapcsolatos lehetőségek

Új képernyő

Az időzítés elmentését követően az Inaktív időzítések között találod meg újonnan létrehozott időzítésed. A létrehozott időzítés kapcsán az alábbi beállításokat érheted el:

1.) Törlés: A törlés után az időzítést nem lehet visszaállítani. Az időzítéshez tartozó feltételek is törlése kerülnek.

2.) Szerkesztés: Közvetlenül szerkesztheted az email tárgyának, feladójának, ill. kiküldésének időpontját, továbbá a ceruza ikonra kattintva ismét elérheted az időzítés varázsló lépéseit.

3.) Eredmények: Az Eredmények gombra kattintva az email kiküldését követően a levélküldés eredményességét tudod nyomon követni. Az adatok értelmezéséhez bővebb információt ezen a linken elérhető Tudásbázis bejegyzésben találsz.

4.) Feltételek: A feltétel megadásával lehetőséged van szűkíteni az email címzetteinek körét. Itt olvashatsz arról, hogy milyen esetben javasoljuk a feltétel és milyen esetben a szegmens használatát. 

5.) Másolás: A Másolás gombra kattintva lehetőséged van az időzítés másolására. A felugró ablakban megadhatod az időzítés másolatának nevét, továbbá ki tudod választani, hogy mely lista, mely leveléhez szeretnéd másolni az időzítést. Az időzítés másolata Inaktív állapotban jelenik meg a kiválasztott email időzítései között.

6.) Próbaküldés: Mielőtt a emailt elküldenéd a listában szereplő címzetteknek, érdemes letesztelned több levelező programban, hogy az email megfelelően jelenik-e meg és jól működnek-e az emailben elhelyezett linkek és képek. Célszerű a különböző webes levezőkkel való teszteléshez létrehozni különböző email címekkel rendelkező felhasználókat, például egy Gmail-es, egy Hotmail-es, egy Freemail.hu-es stb. e-mail című felhasználót. A Próbaküldésről ezen a linken érhetsz el további információkat. 

Korábbi képernyő

Az időzítés elmentését követően az Inaktív időzítések között találod meg újonnan létrehozott időzítésed. A létrehozott időzítés kapcsán az alábbi beállításokat érheted el:

1.) Szerkesztés: Közvetlenül szerkesztheted az email tárgyának, feladójának, ill. kiküldésének időpontját, továbbá a Szerkesztés feliratú gombra kattintva ismét elérheted az időzítés varázsló lépéseit.

2.) Másolás: A Másolás gombra kattintva lehetőséged van az időzítés másolására. A felugró ablakban megadhatod az időzítés másolatának nevét, továbbá ki tudod választani, hogy mely lista, mely leveléhez szeretnéd másolni az időzítést. Az időzítés másolata Inaktív állapotban jelenik meg a kiválasztott email időzítései között.

3.) Feltételek: A feltétel megadásával lehetőséged van szűkíteni az email címzetteinek körét. Itt olvashatsz arról, hogy milyen esetben javasoljuk a feltétel és milyen esetben a szegmens használatát.

4.) Törlés: A törlés után az időzítést nem lehet visszaállítani. Az időzítéshez tartozó feltételek is törlése kerülnek.

5.) Eredmények: Az Eredmények gombra kattintva az email kiküldését követően a levélküldés eredményességét tudod nyomon követni. Az adatok értelmezéséhez bővebb információt ezen a linken elérhető Tudásbázis bejegyzésben találsz.

6.) Próbaküldés: Mielőtt az emailt elküldenéd a listában szereplő címzetteknek, érdemes letesztelned több levelező programban, hogy az email megfelelően jelenik-e meg és jól működnek-e az emailben elhelyezett linkek és képek. Célszerű a különböző webes levezőkkel való teszteléshez létrehozni különböző email címekkel rendelkező felhasználókat, például egy Gmail-es, egy Hotmail-es, egy Freemail.hu-es stb. e-mail című felhasználót. A Próbaküldésről ezen a linken érhetsz el további információkat. 

6. A létrehozott időzítés Aktívra állítása

Új képernyő

Az emailhez tartozó időzítést egy gombnyomással aktiválhatod vagy inaktiválhatod. Amíg az időzítés inaktív, addig akkor sem kerül elküldésre az email, ha időközben teljesülnek az elküldéshez szükséges feltételek. Az időzítést az összes ellenőrzés elvégzése után érdemes aktiválni.

Fontos: Egy email-hez korlátlan számú időzítés tartozhat.

Korábbi képernyő

Az emailhez tartozó időzítést egy gombnyomással aktiválhatod (Aktívra állít gomb) vagy inaktiválhatod (Inaktívra állít gomb). Amíg az időzítés inaktív, addig akkor sem kerül elküldésre az email, ha időközben teljesülnek az elküldéshez szükséges feltételek. Az időzítést az összes ellenőrzés elvégzése után érdemes aktiválni.

Fontos: Egy email-hez korlátlan számú időzítés tartozhat.

7. "Mikor használjak szegmenst, és mikor időzítés feltételt?" / "Szegmens vagy feltétel?"

Vannak olyan helyzetek, amikor nem a teljes listádnak szeretnéd küldeni a hírleveledet, hanem csak egy részének, vagy azt szeretnéd, hogy egy email ne minden esetben kerüljön kiküldésre. Ilyen helyzetekben az időzítés beállításakor tudod a címzettek körét szűkíteni szegmenssel vagy időzítés feltétellel. Erről bővebben ebben a cikkben olvashatsz bővebben.

Kapcsolódó bejegyzések: 

• Levélszerkesztő 2.0
• Feladó email címének hitelesítése
• Címzettek szűrési lehetőségei időzítés beállításánál (szegmens vagy időzítés feltétel)
• Szegmensek létrehozása
• Szegmentált levélküldés oktatóanyagok
• Levél kiküldése adott időpontban (abszolút időzítés)
• Relatív időzítés: Levélsorozatok készítése
• Születésnapi levél kiküldése
• Névnapi üdvözlő e-mail beállítása
• Évenként ismétlődő időzítés
• Feliratkozáskor küldendő levél beállítása (feliratkozáskor típusú időzítés)
• Kettős opt-in feliratkozás folyamata
• Blog email értesítő időzítés alapok -NEM CSAK bloggereknek!
• SPF rekord, DKIM és DMARC beállítása
• Megszemélyesítésére használható mezőkódok
• Levélküldés eredményessége
• Próbaküldés avagy email-jeinek tesztelése kiküldés előtt