Időzítés típusok áttekintése

Időzítések alapelvei

Az időzítések segítségével lehet beállítani, hogy mely levél mikor kerüljön elküldésre. Az időzítések egyes fajtái egy konkrét dátumhoz, mások egy eseményhez kapcsolódnak. A dátumhoz tartozó időzítések (abszolút és relatív időzítések) levelei akkor kerülnek elküldésre, ha a szoftver a levélküldés szkript lefutásakor a küldési dátum és a feltételek kiértékelése alapján aznap elküldendő levelet talál.

Mind az abszolút, mind a relatív típusú időzítések esetében a szkript 10 percenként fut le, mivel 10 perces pontossággal lehet beállítani a küldés időpontját.

Az eseményhez tartozó időzítések (feliratkozáskor, leiratkozáskor, frissítéskor, kettős opt-in feliratkozáskor időzítések) levelei az esemény bekövetkeztekor kerülnek elküldésre.

Az időzítések levelekhez kapcsolódnak. Egy levélhez korlátlan számú időzítés tartozhat.

Időzítések típusai

Dátumvezérelt időzítések

• Abszolút időzítés: ebben az esetben a levél egy meghatározott időpontban kerül elküldésre. A küldés időpontját 10 perces pontossággal tudja beállítani, pl. 2012. július 20. 13:20. Ezt az időzítés típust eseti levelek, például havi hírlevelek küldésére tudja használni. Már akár hetekkel a küldés előtt be tudja állítani a levél időzítését. Amint elérkezik a beállított dátum és időpont, a levél automatikusan kiküldésre kerül a címzetteknek.
• Relatív időzítés: ennek két fajtája van:
  • A fenti dátum utáni x. napon y óra z perckor: azt kell megadnia, hogy adott dátumhoz képest - például a feliratkozás dátumához képest - hány nap múlva kerüljön elküldésre a levél. Így egyszerűen készíthet előre beállított hírlevél sorozatokat az újonnan feliratkozottaknak. Mindössze be kell állítania a hírlevél sorozat egyes leveleihez, hogy a feliratkozást követően hány nap múlva kerüljenek elküldésre. Úgy is be tudja állítani a relatív időzítést, hogy a feliratkozók csak adott napokon kapják meg az e-mail-t, például csak hétköznap. Azon kiküldések amelyek hétvégére esnének a következő engedélyezett napon kerülnek kiküldésre. Csak hétköznapokon engedélyezett küldés esetén tehát a szombat illetve vasárnap kiküldendő e-mail-ek a következő hétfőn kerülnek elküldésre.
  • A fenti időponthoz képest hány óra hány perccel később: a kiválasztott időpont típusú mező értékéhez képest megadott óra:perc múlva kerül elküldésre a levél. Például ha a feliratkozás után 1 órával később szeretne elküldeni egy levelet, akkor azt ezzel a típusú relatív időzítéssel tudja elküldeni.
    Fontos: Amennyiben az időzítéshez használt időpont a feliratkozás dátuma, és a időzítés késleltetése legfeljebb 100 perc, a levél küldését nem ugyanaz a mechanizmus működteti, mit a feltételnek meg nem felelő időzítések esetén. Ebből az következik, hogy amennyiben Ön egy subdate-hez viszonyított, 100 percnél kisebb késleltetéssel rendelkező időzítést egy feliratkozó feliratása után, de még az eredeti késleltetés előt megváltoztat úgy, hogy az újonnan beállított késleltetés meghaladja a 100 percet, a levél mind a két beállítás szerint kiküldésre fog kerülni, ha az újraküldés engedélyezve van.
• Születésnapi időzítés: olyan időzítés beállítását teszi lehetővé, amely a feliratkozó születésnapjának évfordulója napján vagy adott számú nappal előtte vagy utána küld e-mailt. Az időzítés beállításának feltétele, hogy az e-mail listában szerepeljen születésnapi típusú mező.
• Névnapi időzítés: ez az időzítés típus azt teszi lehetőv, hogy a feliratkozó névnapjának évfordulója napján vagy adott számú nappal előtte vagy utána küldjön e-mailt. Az időzítés beállításának feltétele, hogy az e-mail listában szerepeljen keresztnév és névnapi dátuma típusú mező. A névnap dátumát a szoftver feliratkozáskor automatikusan meg tudja határozni a keresztnévből egy belső naptár alapján, de van lehetőség a névnap dátumának utólagos módosítására is.
• Évforduló típusú időzítés: nagyon hasonló a születésnapi időzítéshez azzal a különbséggel, hogy bármely dátum típusú mezőhöz beállítható. Az adott dátum évfordulójához képest az évforduló előtti és utáni levelet lehet küldeni vele.

Eseményvezérelt időzítések

• Feliratkozáskor: Sima opt-in feliratkozási folyamat esetén feliratkozáskor azonnal elküldésre kerül a levél, kettős opt-in feliratkozási folyamat esetén pedig akkor, amikor a feliratkozó megerősítette a feliratkozását. Összefoglalva úgy mondhatnánk, hogy akkor kerül elküldésre, amikor valaki aktív feliratkozóvá válik.
• Leiratkozáskor: A leiratkozáskor azonnal elküldésre kerül a levél.
• Adatmódosításkor: A levél az után kerül elküldésre, miután a feliratkozó egy adatmódosító űrlapon keresztül módosítja adatait. Az űrlap elküldését követő néhány percen belül várható az email érkezése, általában legkésőbb 20 percen megérkezik a levél.
• Kettős opt-in feliratkozáskor: A levél akkor kerül elküldésre, amikor egy kettős opt-in feliratkozási folyamatban valaki feliratkozik. Ezzel az időzítéssel kell elküldeni azt a levelet, amelybe a feliratkozás megerősítés linket elhelyezi.
• Blog e-mail értesítő: ebben az esetben a SalesAutopilot félóránként megvizsgálja, hogy az adott RSS feed-re érkezett-e újabb bejegyzés. Amennyiben igen, akkor elküldi a levelet - akár az új RSS bejegyzések szövegével.

Időzítések további jellemzői

Az időzítés az alábbi adatokat határozza meg:

E-mail lista: A levélhez tartozó időzítés a levelet egy adott e-mail listára küldi ki. Egy időzítéssel csak egy e-mail listára tud levelet küldeni. Ha ugyanazt a levelet több e-mail listára szeretné kiküldeni, akkor a levélhez annyi időzítést kell létrehoznia, ahány e-mail listára szeretné a levelet elküldeni.

Tárgy: Az időzítésben tudja megadni az e-mail tárgy mezőjének tartalmát. A tárgy mezőben is használhatja az e-mail listában szereplő mezőkódokat, szögletes zárójelbe téve. Ezt a szoftver küldéskor behelyettesí az egyes feliratkozók adataival.

Feladó neve: Ön szabadon megadhatja, hogy milyen néven szeretné elküldeni a levelet. A címzett ezt a nevet fogja látni e-mail programjában (pl. Outlook, Gmail, stb.) a levél feladójaként.

Feladó e-mail címe: Ön csak olyan email címet használhat feladóként amelynek domain nevének tulajdonjogát igazolta. A domain név a @ után álló rész: pl. salesautopliot.hu. A címzett ezt a nevet fogja látni e-mail programjában (pl. Outlook, Gmail, stb.) a levél feladójának e-mail címénél. A válaszüzeneteket is erre az e-mail címre fogják tudni küldeni a címzettek. De Önnek lehetősége van ettől különböző válaszcímet is beállítani.

Válasz email cím megadása: Lehetősége van egy, a feladó e-mail címétől eltérő válasz e-mail cím megadására is. Ha válasz email cím meg van adva, és a levélre a címzett válaszol, akkor nem az eredeti feladó, hanem a válasz e-mail cím jelenik meg címzésben. Pl. ha a feladó az ügyvezető, viszont a válaszokat az irodavezető várja, akkor a válasz e-mail címhez, az irodavezető e-mail címét szükséges beírni.

A levélhez tartozó időzítést Ön egy gombnyomással aktiválhatja vagy kikapcsolhatja. Amíg a küldés nem aktív, addig akkor sem kerül elküldésre a levél, ha időközben teljesülnek az elküldéshez szükséges feltételek. Érdemes tehát csak az összes ellenőrzés elvégzése után aktiválni az időzítést.

Próbaküldés

Mielőtt a levelet elküldené az e-mail listában szereplő címzetteknek, érdemes letesztelnie több levelező programban, hogy a levél megfelelően jelenik-e meg és jól működnek-e a levélben elhelyezett linkek és képek. Célszerű a különböző webes levezőkkel való teszteléshez létrehozni különböző e-mail címekkel rendelkező felhasználókat, például egy Gmail-es, egy Hotmail-es, egy Freemail.hu-es stb. e-mail című felhasználót.

"Mikor használjak szegmenst, és mikor időzítés feltételt?" / "Szegmens vagy feltétel?"

Általában azt szoktuk mondani, hogy azokban az esetekben érdemes szegmenst használni egy levél címzettjeinek szűkítéséhez, ha az adott szűrési kritériumokkal nem csak egyszer, hanem többször, vagy akár rendszeresen is fognak levelet küldeni. A másik eset, amikor hasznos szegmenst használni, amikor nem csak az email elküldéséhez, hanem az az illető szűrési kritériumnak megfelelő feliratkozók listázására is szükség van.

Amennyiben egy adott szűrési kritériumot csak egyszer szeretnének használni, akkor mindenképpen az időzítés feltétel alkalmazását javasoljuk (ellenkező esetben nagyon sok használaton kívüli szegmense lesz az adott listához, és ez nehezíteni fogja azon szegmensek megtalálását a képernyőn, amelyekre éppen szüksége van.

Bővebben olvashat a szegmensekről ezen az oldalon.