Feladat létrehozása, kiosztása

A CRM funkcionalitás központi eleme a munkatársaknak (vagy saját magunknak) kiosztható feladatok kezelése. A feladat mindig egy munkatárshoz és egy feliratkozóhoz kell, hogy tartozzon. Az egyes feladatokat címkékkel lehet ellátni, így könnyebben átláthatók és rendszerezhetők.

Feladatot a CRM vezérlőpulton, vagy a felhasználó adatlapján tudsz létrehozni, ebben a cikkben mindkét módszert bemutatjuk. Ezen kívül szó lesz arról, hogy a Feladatot hogyan tudod lezárni, illetve követni a feliratkozó adatlapján.

• Feladat és esemény létrehozása és kiosztása CRM vezérlőpulton
• Feladat létrehozása feliratkozó adatlapján
• Feladat befejezése
• Feladatokkal és események követése a feliratkozó adatlapján

Feladat és esemény létrehozása és kiosztása CRM vezérlőpulton

A CRM vezérlőpulton, ezt az Új feladat...(1) gombra kattintva teheted meg. Ha már létrehoztál egy feladatot, akkor annak részleteit a bal oldali szakaszban tekintheted át. Az ember ikon mellet található a feliratkozó(2), akivel kapcsolatos a feladat elvégzése. Erre a névre kattintva új oldalon megnyílik a feliratkozó adatlapja. A ceruza ikon mellett található szöveg a feladat elnevezése(3). A feladat nevére kattintva betöltődik a feladat párbeszédpanel. Amennyiben az értékesítőkhöz rendelt ügyfeleket szeretnéd megtekinteni, a jobb oldali szakaszban, az értékesítők nevére vagy a mellettük található +jelre(4) kattintva töltődnek be a részletek.

Feladat párbeszédpanel részei

1. A Feladat neve mezőben nevezed el a feladatot.

2. Feliratkozó beviteli mezőnél adhatod meg, hogy a feladatot melyik feliratkozóval kapcsolatban hozod létre. Kezd el begépelni a feliratkozó nevét és prediktíven meg fognak jelenni az annak megfelelő feliratkozók, ezek közül kiválaszthatod a megfelelőt. Például a "Ková" szórészletre megjeleníti az összes olyan előfordulást, amiben ez a szórészlet megtalálható.

3. Itt lehet kiválasztani a feliratkozó Értékesítési státuszát.

4. Ennél a mezőnél kiválasztható az általad létrehozott Kategória.

5. Alatta van lehetőség a Kategória szerkesztésé-re vagy plusz kategória létrehozására.

6. A Kihez tartozik legördülőnél tudod beállítani, hogy melyik értékesítő munkatárshoz rendeled a feladatot. Ha értékesítési vezető jogosultsággal rendelkezel, akkor bármelyik értékesítő vagy junior értékesítő munkatárshoz rendelhetsz feladatot. Más esetben csak saját magadhoz.

7. Az Esemény időpontjánál add meg mikor lesz aktuális a feladat elvégzése. Ez alapján fog megjelenni a CRM vezérlőpulton, mint jövőbeli, aktuális vagy lezárt feladat.

8.A Leírás mezőben megadhatod a feladat részletes leírását, ha másnak adod ki a feladatot, akkor ez különösen fontos. Ez a leírás a létrejött naptári bejegyzésben is meg fog jelenni.

9. Feladat létrehozásához kattints rá a Mentés gombra.

Feladat létrehozása feliratkozó adatlapján

A CRM vezérlőpultról úgy tudod elővenni az adott feliratkozód adatlapját, hogy a képen látható ember ikon melletti névre kattintasz(1), vagy a jobb oldalon található Munkatárshoz nem rendelt kontakt sávot(2) lenyitod, majd az ott látható számok(3) egyikére kattintasz.

Csak olyan feliratkozónál lehet feladatot létrehozni, aki szerepel a CRM listában. A feliratkozó adatlapon jobb oldalt felül találod az Új feladat...(1) gombot, erre kattintva készíthetsz új feladatot. 

A gombra kattintás után megjelenik a párbeszédpanelen, itt adhatod meg a feladat részleteit. Ugyanúgy, mint a CRM vezérlőpulton felugró párbeszédpanelnél.

Ha még szeretnél plusz kategóriát létrehozni vagy bővítenéd a listát, akkor ezen a felületen a Kategória mező mellett található  ikonra(1) kattintva teheted meg. Ekkor megjelenik a kategóriák szerkesztése ablak. Az Új kategória(2) gombra kattintva tudsz új kategóriát létrehozni. A meglévőket átnevezheted, egyszerűen a nevük átírásával. Mindegyik kategóriához beállíthatsz egy színt. A kategória neve, címke formájában ilyen színnel fog megjelenni a kategóriába sorolt feladatok mellett. Ha végeztél a kategóriák szerkesztésével kattintson a Mentés(3) gombra.

Ha a Beállítások / Integráció menüpontban engedélyt adtál a Google fiókod és a SalesAutopilot fiókod közöti szinkronizációhoz, akkor itt lehetőséged van a Szinkronizálás Google Naptárral jelölőnégyzet bekapcsolásával arra, hogy a feladatot automatikusan létrehozásra kerüljön a Google Naptáradban is. A jelölőnégyzet bekapcsolása után megjelenik több mező is. Mint például a helyszín(1), esemény időpontja(2) vagy a Naptár kiválasztása(3) legördülő. Amelyben megadhatod, hogy melyik naptárába kívánod elhelyezni a feladatot. Illetve meg kell adnod az esemény végének időpontját(4) is. Valamint esemény előtti értesítő is beállítható(5).

Ha a párbeszédpanel végére értél, és a Feladat befejezve jelölőnégyzetet bejelölöd létrehozáskor, akkor a feladat már elvégzettként kerül elmentésre - így nem jelenik meg a teendők között a CRM vezérlőpulton, de az adott feliratkozónál, a keresésben illetve a kimutatásokban igen.

Ha minden adatot megadtál, akkor kattints a Mentés gombra. A létrehozott feladatot bármikor módosíthatod a feladat nevére vagy a feladatsorban található ikonra kattintva. Illetve ha a feladat be lett fejezve, akkor is annak szerkesztésével, a Feladat befejezve jelölőnégyzet bejelölésével iktathatod azt.

Feladat létrehozása művelettel

Lehetőséged van művelettel is feladatot létrehozni, melyet az adott űrlapra, emailre vagy landing page-re kell elhelyezned.

A művelet típusának válaszd a Feladat létrehozását, majd az alábbi beállítási lehetőségek jelennek meg:

1. Feladat neve: Itt tudod megadni a feladat elnevezését, amiről a hozzárendelt értékesítő be tudja azonosítani a teendőjét a feliratkozóval kapcsolatban.

2. CRM lista: Ki tudod választani, hogy melyik CRM listára jöjjön létre a feladat.

3. Kategória: A feladatnak meg tudsz adni egy kategóriát az előzetesen meghatározott kategóriák közül.

4. CRM felhasználó: Hozzá tudsz rendelni értékesítőt a feliratkozókhoz vagy egyenlő arányban is el tudod osztani őket az aktív értékesítők között. Továbbá lehetőséged van saját magadhoz is rendelni a feliratkozókat.

5. Szinkronizálás Google naptárral: Ha valamely CRM felhasználóhoz be van állítva a Google integráció, akkor beállítható, hogy feladat automatikusan létrehozásra kerüljön a Google Naptárában is.

6. Esemény időpontja: A feladat határideje, aktuálissá válásának ideje. Választhatsz előre beállított dátumot, azt a dátumot, amikor az űrlap lefutott vagy a műveletet kiváltó eseményhez képest állíthatsz be időpontot.

7. Szegmensre szűkítés: A feladat csak akkor jön létre, ha a feliratkozó a megadott szegmensbe tartozik és csak addig lesz aktuális amíg a feliratkozó abba a szegmensbe tartozik.

A létrejött feladatokat megtalálod a CRM vezérlőpulton, ahol akár értékesítőkre bontva is megnézheted őket.

Feladat befejezése

Egy feladatot három féle módon is lezárhatsz vagy befejezhetsz a vezérlőpulton. Az első két esetben a párbeszédpanel aljára görgetve a bal alsó sarkában pipáld be a Feladat befejezve(1) opciót, majd a Mentés(2) gombbal befejezetre állíthatod a feladatot.

• A feladat befejezéséhez szerkesztheted a feladathoz tartozó "Esemény bejegyzése" panelt, a CRM vezérlőpultból az adott feladat nevére kattintva.

• Vagy a feladat mellett található ikonra kattintva, aminek hatására ugyanúgy betöltődik a párbeszédpanel felülete.

• Végül a feladatok listájánál be pipálhatod a feladat melletti jelölőnégyzetet (1). Ekkor egy felugró ablak kér megerősítést a lezáráshoz (2).

Egy feladat befejezésével az aznapi értesítő levelekben már nem kerül kiküldésre a már lezárt feladat, amennyiben állítottál be ilyen opciót.

Feladatok és események követése a feliratkozó adatlapján

A feladatok(1) a feliratkozó idővonalán időrendben jelennek meg. Amikor egy feladat be lett fejezve, az eseményeknél a feladat adataiban található egy kipipált jelölőnégyzet(2).

Valamint a szűrő (3) segítségével be tudod állítani, hogy az idővonalon csak a CRM feladatokat lásd, az "események/feladatok" opció melletti jelölőnégyzet kiválasztásával.

Kapcsolódó bejegyzések:

• Szinkronizálás Google Naptárral
• Kontakt adatlapján feladatok megjelenítése
• Napi értesítő aktuális és lejárt feladatokról
• CRM feladatokhoz egyedi mezők definiálása