Díjbekérő kiegyenlítése után számla létrehozása

Előre utalásos megrendelési folyamatokban – ha szeretné elkerülni a kintlevőségek túlzott növekedését – célszerű először díjbekérőt küldeni a megrendelőnek, majd az ellenérték beérkezése után kiállítani a végszámlát. A beérkezett összegeket a legtöbb bank esetében manuálisan szükséges adminisztrálni. Ezt hívjuk beérkeztetésnek. Az alábbi bejegyzésben bemutatjuk, hogyan tudja megoldani a beérkeztetést, valamint utána a végszámla kiállítását és vevőnek történő automatikus számla kiküldést.

Beérkeztető űrlap létrehozása

Első lépésként hozzon létre egy adatmódosító űrlapot a megrendelési listához. Ez az űrlap szolgál majd a beérkeztetésre, vagyis a beérkezett ellenérték adminisztrálására. Az űrlap létrehozásának első lépésében állítsa be a megrendelő űrlapon is használt átutalásos szállítási/fizetési módot (1). Ezután kapcsolja be a számla készítése opciót (2). Az előbb beállított fizetési módhoz pedig állítsa be a végszámla kiállítását (4) és a számla formátumát (5).

Az adatmódosító űrlap szerkesztésének második oldalán ne rendeljen terméket az űrlaphoz. Az űrlapvarázsló harmadik oldalán mellékeljen egy rövid leírást a belső munkatárs számára, aki a beérkeztetést el fogja végezni (1). Majd az űrlaphoz vegyen fel két mezőt (2-3):

• kifizetés dátuma (mssys_pay_date) és
• megrendelés állapota (mssys_order_status).

Érdemes lehet ezeket a mezőket kötelezően kitöltendővé tenni. 

Az űrlapvarázsló negyedik oldalán, a köszönőoldalnak bármilyen tetszőleges szöveget megadhat, ez egy belső adminisztrálásra használt űrlap lesz.

Végszámla kiküldése levélben

Az adatmódosító űrlap segítségével előállt végszámla kiküldéséhez hozzon létre egy levelet. A számlát letölthető linkként tudja elküldeni levélben a megrendelői számára, nem pedig csatolt fájlként. A számlára a következő mezőkóddal hivatkozhat: [mssys_bill_pdf_link]Kattintson ide a számla letöltéséhez[/mssys_bill_pdf_link] A kiküldött levélben ez a mezőkód átalakul kattintható linkké.

A levél időzítéséhez javasoljuk, hogy állítson be egy szegmenst vagy feltételt, amelyben megszabja, hogy kizárólag azoknak a megrendelőknek menjen ki a Végszámlát tartalmazó levél, akiknek a Megrendelés állapota mező “Fizetve” opcióval lett frissítve a beérkeztetés során. A következő képernyőképen Szegmenssel mutatjuk be a szűrést (1). Az időzítés típusa legyen Adatmódosításkori időzítés (2), valamint az Adatmódosító űrlap (3) legördülő mezőben válassza az előbb létrehozott űrlapot.

Beérkeztetés elvégzése

A beérkeztetés elvégezheti megrendelőnként, vagy kötegelt számlázás segítségével egyszerre több megrendelőjének is kiállíthatja a végszámlát. Amennyiben kötegelten szeretne beérkezetetni, abban az esetben a Kötegelt számlázás c. Tudásbázis bejegyzésünk lehet a segítségére.

Amennyiben egyenként szeretné elvégezni a beérkeztetést, abban az esetben, ha egy díjbekérő ellenértéke beérkezik, akkor azt a kétféleképpen tudja beérkeztetni:

1. Keresse meg a megrendelőt a megrendelés listában. Nyissa meg az adatlapját (email címére vagy a profil ikonra kattintva). Ezután görgessen le a megrendelő adatlapjának az aljára, ahol az Adatmódosító űrlapok közül válassza ki a beérkeztetéshez használt űrlapot és nyissa meg.
   
2. A második lehetőség, hogy az Adatmódosító űrlap linkjét kilistázza a Feliratkozók listázása felületen az Adatmódosító űrlap és landing page linkjének megjelenítése feliratkozó listázásakor c. Tudásbázis bejegyzésünk segítségével. Így a Feliratkozó mellett megjelenő linket megnyitva is el tudja végezni a beérkeztetést az adatmódosító űrlapon.

A megnyitott adatmódosító űrlap az adott feliratkozóra vonatkozó űrlap lesz, tehát az űrlap az adott feliratkozót fogja módosítani. Az űrlapon adja meg az ellenérték beérkezésének dátumát (kifizetés dátuma), a megrendelés állapota legördülőből válassza ki a Fizetve opciót, majd küldje el az űrlapot. Ezzel előáll a megrendeléshez a végszámla. Ha állított be levelet is, akkor a számla néhány percen belül elküldésre kerül a megrendelőnek.