Ebben a videóban bemutatom Önnek, hogyan tudja töredékére csökkenteni szemináriumokkal, tréningekkel, értékesítési előadásokkal, és a hasonló rendezvényekkel kapcsolatos adminisztratív terheket a számlázás, a fizetés, a jelentkezések és részvételek adminisztrációja terén, valamint hogyan tudja összességében eredményesebbé tenni rendezvényeit annak a profizmusnak köszönhetően, amit a SalesAutopilot-tal felépített háttér tud biztosítani.
A videó tartalma
A videó tartalmának összefoglalása
[0:00] Ebben a videóban azt fogom bemutatni, hogy hogyan tud egy teljes rendezvény regisztrációs folyamatot összeállítani, hogyan tudja ennek köszönhetően töredékére csökkenteni a rendezvénye adminisztrációját, valamint, hogy hogyan tudja növelni az eredményességet.
[0:16] Hat dolog, ami egyszerűbb, vagy eredményesebb lesz ennek köszönhetően. Az első, hogy sokkal egyszerűbb lesz összerakni magát az adminisztrációs rendezvénysorozatot, minden egyes alkalommal, amikor egy új rendezvényt fog bevezetni, amikor kitalál egy új rendezvényt, szervez egy új rendezvényt, sokkal gyorsabban lehet ezt majd összeállítani.
[0:33] Második, hogy sokkal kevesebb adminisztráció lesz a fizetéssel, a számlázással. Egy csomó emberi munkaidő fog felszabadulni.
[0:40] A harmadik, hogy automatizált és ezáltal sokkal hatékonyabb lesz a nem fizetők emlékeztetése és ennek köszönhetően többen fognak fizetni, és végül eljönni is.
[0:52] A negyedik, hogy automatizált és hatékony lesz a részvevők felkészítése a rendezvényre. Sokkal inkább felkészített emberek fognak ott ülni, sokkal inkább rá lesznek hangolódva, mire odaérnek, és emiatt jobb lesz az egész rendezvénynek a hangulata, az eredményessége, a kimenetele.
[1:09] Az ötödik, hogy sokkal könnyebb lesz a részvétel helyszíni és utólagos adminisztrálása és részben emiatt sokkal hatékonyabb lesz a rendezvény utáni utókövetés, illetve a rendezvény utáni eladás.
[1:21] Ez a videó nagyon hasonló lesz, mint az egyik korábbi videónk a megrendelési rendszerekről, és természetesen egyrészt lesz pár apró, illetve pár nagyobb különbség is valamint sokkal részletesebben belemegyünk mindenféle részletbe és sokkal teljesebb képet fogok mutatni. Ennek alapján egyrészt el tudja dönteni, hogy szeretné-e használni ezt a rendszert, másrészt viszont akár a megvalósításhoz is hozzá tud látni. Ez nem egy tréning videó, de elég teljes körű lesz ahhoz, hogy már-már tréning videónak is tekinthető. Úgyhogy lássunk is hozzá, mert szeretnénk hatékonyak lenni.
Termék felvétele
[1:59] Az első lépés ebben a vadonatúj MailMaster fiókban, hogy fel kell venni a terméket, amit értékesíteni szeretnénk. Ez esetben a rendezvényt. Itt a terméknév az én esetemben MailMaster megvalósítási nap kezdő, és kicsit haladó, ez egy új rendezvényünk. „[gépelés] 22000. 27”. Kitöltöm itt az adatokat. A cikkszáma mondjuk „[gépelés] MMN-1” MailMaster megvalósítási nap. És mondjuk az 1-es típus. Kategóriába is berakom, de ahhoz előbb létre kell hozni. És elmentem a termékemet. Ennyire egyszerű az első lépés.
Megrendelés lista létrehozása
[2:51] A következő, hogy létre kell hoznom egy e-commerce listát, egy megrendelésgyűjtő listát ennek a rendezvénynek. „[gépelés] Megvalósítási nap regisztrációk” És mint mondottam megrendelés lista, magyar forintban, magyar nyelven. Itt vannak a lista mezői, viszont van néhány olyan mező, amit nekem most utólag kell hozzáadnom, mert ez kicsit így specifikus, nem minden esetben lenne szükséges. Az első a dátum. Ez egy dátum típusú mező. „[gépelés] Rendezvény dátuma”. A következő a belföldi mobil szám. Aztán kell egy többsoros szövegdoboz „[gépelés] Megjegyzés” megjegyzésnek. És ami talán a legizgalmasabb, hogy kell egy legördülő a „[gépelés] Részvétel” részvétel adminisztrálására. És itt a következők a lehetőségek: „[gépelés] „Eljött, Nem jött el, Át kell tenni más időpontra, Áttettük más időpontra – valamint – Lemondta”. Ami vélhetőleg a visszafizetéssel is egyenlő. És mentés. Ezzel készen is vagyunk, elmentem a listát. Úgyhogy van egy megrendelés listánk, amire a rendezvény regisztrálói regisztrálni tudnak majd.
Integrációs beállítások
[4:50] És a következő lépés az integráció-beállítás. Hogy ha nem bánja ezt, nem fogom az orra előtt végig csinálni. A szállító adatokat viszem be, összekötöm a számlázó rendszerrel, és összekötöm a PayU-val, illetve egy másik képernyőn összekötöm a PayPallal. Mindjárt visszatérünk, már itt is vagyunk. Beállítottam a számlázási adatokat. Összekötöttem szamlaz.hu-val, valamint a PayU-val a rendszert. Még egy integrációs beállításom hátra van. A PayPal integráció. Ezt megmutatom önnek, csak hogy lássa, hogy ez is milyen egyszerű. A PayPaltól megkaptam a megfelelő azonosítókat. Ezeket bemásolom, és összekapcsolom. Kész is van a PayPal integrációm és mehetünk tovább.
Szállítási és Fizetési mód megadása
[5:51] Még egy fontos lépés, mielőtt hozzá tudunk látni magához a megrendelés űrlaphoz, hogy szállítási és fizetési módot is fel kell vennem. Kell egy „[gépelés] Előre Utalás” előre utalásos, tehát átutalás, speciális szállítás nincs. Pénznem HUF. Szállítási költség nulla. Valamint kell még egy. „[gépelés] Kártyás fizetés” ami, bankkártya és lehet PayPal vagy PayU, ez esetben HUF „[gépelés] 0 27 0”. Már van két fizetési módom, és ezek közül tudnak majd a megrendelők, regisztrálók választani.
Megrendelés űrlap létrehozása
[6:57] Úgyhogy most végre eljutottam oda, hogy el tudom kezdeni összerakni a megrendelési űrlapot. „[gépelés] Regisztráció”. Ez a rendezvény regisztráció, kiegyenlítés napja lesz a teljesítés. Ez egy egytermékes megrendelő. Szállítási, fizetési módot, kettőt használok, mind a kettőt, számlát szeretnék készíteni. Előre utalás esetén díjbekérőzünk, és az normál. Kártyás fizetés esetén rögtön végszámlát készítünk, és ez lehet elektronikus, azaz időbélyegzővel ellátott. Gyakorlatilag kész van az automatikus számlázás és a számlázórendszer összekötés is. Kiválasztom a kis termékemet. fölrakom az űrlapra. Ezt a kis kódot eltüntetem innen. Ezzel is kész vagyok.
[8:12] És most, a rendezvény regisztrációs űrlapomat szeretném összerakni, ennek a szövegét fogom most ide bemásolni. Esetleg fölrakom még azt is, hogy „[gépelés] 2015.03.17” március 17. Iderakom a megrendelés szöveget, esetleg lehet boldra csinálni. Ezek után rakom a mezőket az űrlapra. Kell e-mail cím, vezetéknév, keresztnév, iderakom a mobil számot. Ezek után fölrakom a számlázási adatokat egy menetben, és aztán valójában egy csomó fölösleges van, amit törlök. Tehát ország nekem nem kell, állam nem kell, és aztán nekem postázási adatok se kellenek, mert nincs mit postáznom. Ami viszont még kell, az a megjegyzés. Ez nem kötelező. És gyakorlatilag kész is vagyok a megrendelési űrlapommal. Még talán annyi, hogy a gomb alá, odarakunk egy szöveget, ami ugye a gombra vonatkozik, illetve hát a megrendelésre. Bekapcsolom az editort. Kiválasztom az űrlap sablont. Megnézem, hogy ez jó lesz-e így. Ez reszponzív, azért tölti ki a teljes szélességet. Igen, jó lesz. Gomb, szöveg, minden stimmel. Úgyhogy gyakorlatilag kész is a megrendelési űrlap. Már csak egy köszönő oldal kell. „[gépelés] regisztrációját kedves” Itt néven szólítom, ha már automatizálunk. „[gépelés] Csepregi Balázs, cégvezető” Így gyakorlatilag a megrendelés űrlappal készen vagyunk, már csak el kell menteni. És ezt a megrendelési űrlapot tudom kirakni egyszerűen, vagy ennek a kódnak a bemásolásával, vagy még egy ennél is egyszerűbb módon, egy MailMasteres landing page-re. Előnézet még egyszer, tökéletes lesz, ezzel lehet dolgozni.
Rendezvény szegmensek létrehozása
[11:19] Ahhoz, hogy igazán könnyű legyen a rendezvény adminisztrációja, elkészítem azokat a szegmenseket, amiben majd a jelentkezők lesznek. Tehát mindenképp kell egy szegmens annak, aki „[gépelés] Jelentkező / fizetett”, és esetleg még belerakom, hogy a 2015. 03. 17-i alkalomról van szó „[gépelés] (2015.03.17.)” Hiszen ugyan ebbe a listába fogom menteni a későbbi alkalmakat is. Nem kell majd mindig egy új rendszert létrehozni. Tehát jelentkező, fizetett. Nézzük, mi van, megrendelés állapota: fizetve. Hát ennyire egyszerű. Illetve még akkor rendezvény dátuma, egyenlő „[gépelés] 2015. 03. 17”. És a logikai kapcsolat az az ÉS a kettő között, és elmentem. Még egy szegmens kell, egészen biztos. „[gépelés] Jelentkező / nem fizetett (2015.03.17.)”. Megrendelés állapota, hát ez a megrendelve. ÉS. rendezvény dátuma, 2015. 03. 17. És elmentem. Gyakorlatilag ide fogok tudni mindig visszajönni és megnézni, hogy mi a helyzet. Esetleg még egy fontos dolog kellhet, azok utólag, a részvevők. Rájuk biztos szükség lesz szegmensként. „[gépelés] Részt vett (2015.03.17.)”. A részvétel egyenlő eljött és rendezvény dátuma „[gépelés] 2015. 03. 17.” Itt fogom megtalálni majd a részvevőimet. Természetesen ehhez előbb el kell kezdeni gyűjteni a regisztrációkat. De itt lesznek majd később a részvevőink. Itt tudjuk listázni őket, itt tudunk listát nyomtatni belőlük, itt tudunk nekik külön levelet küldeni. Előre is, utólag is, akárhogyan.
Megrendeléskori levelek elkészítése
[14:13] A következő nagyon fontos rész, amire szükség van, az a különböző levelek; rendeléskor, díj bekérővel, számlával, emlékeztetők, utólagos levelek, stb. Úgyhogy lássunk hozzá ennek is. Új e-mail létrehozása. Kezdem először „[gépelés] Regisztrációkor / utalásos” utalásossal. Legyen szöveges az e-mail most. Természetesen a szöveget már megírtam, azt csak be kell másolnom ide. Valamint egy kicsit meg kell formáznom, így lerövidíteni a sorokat úgy, ahogy én szeretem. Itt tetszőlegesen csinálja. Ugye ez egy sima szöveges e-mail. Tehát azért ilyen egyszerű. Most a HTML-lel nem szeretnék vacakolni. Egyszerűbb egy pár dolgot megmutatni. Gyorsan, rövidítem a sorokat. Ennyi az egész. Ami még itt hiányzik, egy megszólítás. Ezt beszúrom ide. Hiányzik egy dátum. Rendben. És hiányzik még a díjbekérő linkje. Ezt törlöm. Itt van a proforma számla, díjbekérő. Ugye a link szöveg az már itt van. Így: Az alábbiakban talál egy rendezvény díjáról szól, díjbekérőt kérjük ezt legyen szíves átutalni, stb., stb. Jó, tehát magával a levéllel készen is vagyunk, ezzel most nem vacakolunk, gyakorlatilag készen van maga a tartalom, a levél tartalma, meg is lehet nézni. Itt van. Ugye ide kerül majd a keresztnév, dátum, illetve a díjbekérő link. Egészen pontosan.
[16:24] Most készítünk egy időzítést a levélhez. Időzítés neve. Hát igazából az ugyanaz. „[gépelés] Regisztrációkor / utalás”. A lista az természetesen ugyanez. Feliratkozáskor, amikor bekerül a listába. Tárgy. „[gépelés] Köszönjük regisztrációját, itt küldjük díjbekérőnket!” Tárgymezőt megadtam, küldőt megadtam. Most ugye nagyon fontos, hogy ez egy feliratkozáskori levél. Jelen pillanatban ez mindenkinek elküldésre kerül, úgyhogy még azt be kell állítanunk, hogy csak az utalósoknak menjen. Itt a fizetési mód. Átutalás. Kész. Ennyi. Ugye, ez nem egy éles rendszer, tehát aktívra is állíthatnám a levelet, de az én rutinom az, hogy amíg nem teszteltem, addig nem állítom aktívra.
Átutalást beérkeztető űrlap létrehozása
[17:40] A következő levél, amit el kell készíteni, az a beérkeztetéskori levél, amiben benne lesz majd a végszámla linkje. Hogyan történik ez? Úgy, hogy kell készítenünk egy űrlapot, amin keresztül majd beérkeztetjük a pénzeket. „[gépelés] Utalásos beérkeztetése”. Ez egy adatmódosító űrlap. Tehát az előreutalásra vonatkozik. Számlát készítünk, csak előre utaláskor, ez mondjuk U betűs lesz „[gépelés] U” Végszámlát készítünk, elektronikust, és majd a rendszer tudja, hogy melyik díjbekérőre kell hivatkozni. Ennyire egyszerű ez. Űrlap címe. „[gépelés] Kérlek, töltsd ki a mezőket, és mentsd el” Ez munkatársaknak készül. Úgyhogy ez azért tegezős. „[gépelés] Ügyfél, aki utalt:” Meglátja a munkatársam a bankszámlán, hogy XY utalt, és őnála fogja kitölteni ezt az űrlapot. Cégnév. Milyen mezőket rakunk az űrlapra? A fizetés dátumát, amit kötelező kitölteni, valamint a megrendelés állapotát. Amit szintén kötelező kitölteni. És itt tud választani, itt kell majd átrakni, Fizetve-re. Ezt a két opciót, hogy ha kitölti a munkatársunk, akkor innen a rendszer tudja, hogy ez a regisztráló fizetett, és lehet neki kiküldeni a számlát. „[gépelés] Máris megy a számla és a levél a fizetőnek”. Így egy emlékeztető a munkatársnak, hogy most mi is történt. Ezzel itt további teendőnk nincs is. Csak annyi, hogy el kell készíteni a beérkeztetéskori levelet. Ehhez is van már szövegem.
Beérkeztetéskori levél elkészítése
[20:18] Egy új e-mail kell. „[gépelés] Beérkeztetéskor”, ez is egyszerű szöveges. Megint rövidítgetem a sorokat. Milyen adatokat kell elhelyezni ebben? Ugye a keresztnév már itt van. A számla linket kell elhelyezni. Fizetésről számlát az alábbiakban találja. Honnan fogja ezt tudni a rendszer? Hát egyszerűen tudja, ettől automatizálás. PDF számla linkje. Ide még az időpont elhelyezendő. Rendezvény dátuma. Gyakorlatilag készen is vagyunk ezzel a levéllel is. Ezt is beidőzítem. „[gépelés] Beérkeztetéskor” Ez egy adatmódosításkori levél, méghozzá beérkeztetéskor. Ilyen egyszerű. Tárgy: „[gépelés] Köszönjük utalását, íme, számlája és egyéb hasznos infók a rendezvényről…” Beállítom, és kész. Tehát gyakorlatilag az utalósoknak a rendszere már teljesen le van automatizálva. Egyetlen dolga lesz a munkatársunknak, beérkeztetni.
Rendezvény dátuma a megrendelési űrlapon
[22:20] Most itt hadd ragadjam meg az alkalmat, hogy felhívjam a figyelmet arra, hogy én is szoktam hibázni, és itt el is követtem egy hibát a regisztrációs űrlapon. Egy nagyon fontos információt nem helyeztem el az űrlapon. És ezt most pótolom. De ez nem baj, mert a MailMasternél van lehetőség az ilyen hibák korrigálására utólag is. Ez pedig, a rendezvény dátuma. Ezt nem helyeztem el. Ez lehet rejtett mező, és ideírom, hogy „[gépelés] 2015. 03. 17”. Ez nem fog látszani. Viszont a rendszer így menti el, az egyes feliratkozók neve mellé, és így fogja tudni a levélbe belerakni ezt a dátumot. Ennyi az egész. Ezt javítottam, és máris minden rendben van, máris kiválóan fog működni.
Beérkeztetés megmutatása
[23:23] Annak érdekében, hogy a beérkeztetés érthető legyen, gyorsan felveszek egy új regisztrációt, és megmutatom, hogy ezt hogyan kezeljük. Azt mondom, hogy előre utalós. Leadtam egy megrendelést. Íme, itt van a megrendelésem. Természetesen én vagyok. És a teendő annyi lesz, hogy itt az utalásos beérkeztetése linkre kattintok, itt vannak az illető adatmódosító űrlapjai. Megjön a pénz, mondjuk holnap, átállítom fizetettre. Megnyomom, és már meg is történik a beérkeztetés, már megy is az illetőnek a beérkeztetéskori levél, a számla linkjével. Nem kellett hozzányúlni számlázó programhoz, se a díjbekérőnél, se a számlázáskor. Semmikor. Itt a díjbekérő PDF linkje. Ugye hát ez soha nem lesz kifizetve, mert itt nekem ez egy tesztrendelésem. Így néz ki. Hogyan készült ez? Úgy, hogy összekapcsoltam pár perccel ezelőtt ön is látta, illetve hát majdnem látta, a számlázó rendszerrel a MailMastert és ezért tudta kiállítani ezt a díjbekérőt, és erre fog hivatkozni beérkeztetéskor. Ennyire kiválóan működik az automatizálás és ennyire gyorsan be lehet állítani.
Kártyával fizetőknek számlalevél elkészítése
[25:05] Most azokkal még nem foglalkoztunk, akik kártyával fizettek, úgyhogy csináljuk meg ezt is. Új e-mail létrehozása. „[gépelés] Regisztrációkor / kártyás”. Itt a levelem, itt is rövidítgetek. Készen van a rövidítés. Mire kell figyelni? Legyen ott a számla link. Hogy kerül oda? A megszokott módon, amit már látott. PDF számla linkje. Kész. Ott van. A szöveg már ott van előtte. Dátum. Rendezvény dátuma. Beszúr. Hát, készen vagyunk. Még itt egyszer a dátum szerepel. Itt ezt kihagytam. Gyakorlatilag készen van a levelem. Ezt is gyorsan beidőzítem. „[gépelés] Regisztrációkor / kártyás”. Ez feliratkozáskor. „[gépelés] Köszönjük regisztrációját, íme, számlája és minden egyéb infó…” És egy feltétel itt is nagyon fontos, hogy tényleg csak a kártyás fizetőknek menjen a levél. Fizetési mód. Kártyás. Már nincs is benne az az egy ember, ugye ez a tesztrendelés, amit az előbb csináltam. És elmentem.
[27:10] Tehát akkor megvan az utalásos regisztrációkori levél, az utalás beérkeztetésekor levél, és a kártyás regisztrációkori levél, amiben ugye már minden infó benne van, hiszen az illető itt már fizetett. Tehát gyakorlatilag teljesen leautomatizáltuk a rendszert, az egész rendezvény regisztrációt.
[27:31] Most nézzük meg, hogy mi az, amit ígértem a videó elején? És nézzük meg, hogy mi az, ami ebből már megvalósult? Az első, hogy azt mondtam, hogy sokkal egyszerűbb lesz összerakni egy új rendezvény regisztrációs folyamatot. Most lehet, hogy ezt elsőre még így nem sikerült lekövetni, hogy hogyan történt, de szerintem, az jól látszik, hogy nem volt ez annyira bonyolult, és bárki meg tudja csinálni, aki végig követi ezt a folyamatot. Nem kell hozzá programozó, nem kell hozzá webmester, nem kell hozzá informatikus, vagy rendszergazda. Egy kis odafigyeléssel bárki, fél óra alatt meg tudja csinálni ezt a folyamatot, úgyhogy ezt az ígéretet sikerült teljesíteni. Ami még ehhez hozzátartozik, hogy mivel az egészet úgy strukturáltam, úgy találtam ki, hogy a megvalósítási nap regisztrációk listába nem csak a következő megvalósítási nap regisztrációi kerülnek, hanem hogyha tartok hathetente egy ilyen rendezvényt, ahogy azt mi tervezzük, akkor minden egyes alkalommal ide fognak kerülni a regisztrálók. Tehát semmi más dolgom nincs, mint a regisztrációs űrlapon legközelebb végigmenni, és átállítani a dátumot annál a rejtett mezőnél, amit mutattam itt a harmadik lépésben. Itt, ezt az értéket átállítani, és máris megy. Nem is kell minden egyes alkalommal létrehozni egy ilyen folyamatot. Elég egyszer, legközelebb már csak a dátumot kell módosítani.
[29:00] A második ígéretem az volt, hogy sokkal kevesebb adminisztráció lesz a fizetéssel, számlázással. Szerintem ez eléggé nyilvánvaló, hogy megtörtént. Hiszen senkinek nem kell díjbekérőt készítenie, senkinek nem kell számlát készítenie, nem kell díjbekérőt ímélezgetni, számlát ímélezgetni, nem kell ezeket kinyomtatni, nem kell ezt adminisztrálni, hogy kinek adtuk oda, ez teljesen automatizáltan megtörtént.
[29:24] A harmadik, és a negyedik ígéretem, hogy hatékonyabb lesz a nem fizetők emlékeztetése, valamint, hogy hatékonyabb lesz a részvevők felkészítése a rendezvényre. Ez még nem valósult meg, ezt a következő videóban fogom bemutatni.
[29:38] Az ötödik pont az volt, hogy sokkal könnyebb lesz a részvétel helyszíni és utólagos adminisztrálása. Azt gondolom, hogy ez megtörtént, hiszen borzasztó egyszerűen oda tudok menni a jelentkezőimhez, akár így közvetlenül, akár a megfelelő szegmenshez. Lelistázom a szegmensemet, itt a kis jelentkezőm. Rákattintok, és azt mondom, hogy eljött. És máris készen van. Ennyi az egész, és máris benne van a részt vett szegmensben, úgyhogy nem is kell vele semmi mást csinálni, tudom küldeni az utókövető leveleket. És ezzel a hatodik pont is megvalósult. Sokkal hatékonyabb lesz a rendezvény utáni utókövetés és eladás.
[30:31] Úgyhogy a hat ígéretből négy már meg is valósult, és a hármas, meg a négyes ígéretemmel a következő videóban fogok foglalkozni. Illetve a következő egy, vagy két videóban további nagyon izgalmas lehetőségeket fogok bemutatni az adminisztráció egyszerűsítésére, valamint az eredményesség, a hatékonyság jelentős növelésére. Köszönöm a figyelmét, és várom vissza a következő videóban.
Hozzászólások
0 hozzászólás
A cikkhez nem írhatók újabb hozzászólások.