Miért nem küldte ki a levelemet a SalesAutopilot?

Számos oka lehet annak, hogy a SalesAutopilot nem küld ki egy levelet, amire Ön azt gondolta, hogy ki kellene küldenie, miközben lehet, hogy semmilyen szoftver hiba nem történt.

Az alábbi leírásban összegyűjtöttük Önnek a leggyakoribb lehetséges okokat, amelyek miatt esetleg nem kerül kiküldésre valamelyik beállított email-je.

Tipp 1.: Már az időzítés beállításakor érdemes a várható darabszámot ellenőrizni. Ha ez eltér a tervezettől darabszámtól, akkor a részletes kimutatás választ ad, hogy a levél mely címzettnek kerül és kiknek nem kerül elküldésre, és miért nem. A "Kiknek fog elküldésre kerülni a beállított időzítéssel a levél?" Tudásbázis bejegyzésben tájékozódhat a részletekről.

Tipp 2.: Mi magunk is ugyanezeket a pontokat ellenőrizzük először, ha valamiért nem kerül elküldésre egy email.

Kérjük egyesével NAGYON figyelmesen haladjon végig ezen a listán és ellenőrizze, hogy mindent jól állított-e be.

Aktívra van állítva az időzítés, ami kiküldené a levelet?

Amikor létrehoz egy új időzítést, akkor az időzítés állapota létrehozáskor inaktív lesz. Ezzel védjük Önt, nehogy az időzítés szerkesztése közben véletlenül kerüljön kiküldésre levele. Ha nem állítja aktívra az időzítést, akkor a levele nem kerül kiküldésre.
Végigment az időzítés összes lépésén?

Ha félbehagyja az időzítés szerkesztését, és pl. nem állít be feladót, akkor sem az időzítéssel küldendő emailek, sem a próbaküldés nem fog elküldésre kerülni.
Ingyenes fiókot használ?

Ingyenes csomagban havonta maximum 400 email küldhető ki. A 401. emailt nem küldi ki a rendszer. Ha szeretné, hogy ne akadjon meg a levélküldés a havi 400 email kiküldése után, akkor váltson át valamelyik fizetős csomagba.
Engedélyezve van az újraküldés?

Szeretné, ha egy levele többször is elküldésre kerülne ugyanazon feliratkozó számára? Egy időzítés alapbeállítása szerint egy listára egy levelet egy feliratkozónak csak egyszer enged kiküldeni. Ha Ön ezt nem változtatja meg az időzítés létrehozásakor vagy később, akkor másodszorra már nem fog kiküldődni a levél. Ezeknél a leveleknél ellenőrizze, hogy az időzítések szerkesztésének 3. oldalán engedélyezte-e az újraküldéseket.

Abszolút, relatív és adatmódosításkori időzítések esetén, amennyiben olyan levélhez állít be időzítést, amelyhez van már időzítése, akkor az alábbi figyelmeztetés jelenik meg: "Az email korábban már elküldésre került a lista feliratkozóinak. Ha még egyszer el szeretné küldeni, engedélyezze az újraküldést."

Fontos, hogy az újraküldés azonosító alapján működik. Ha tehát egy feliratkozónál átírja az email címet, majd újraküld egy levelet arra a listára, amire már korábban is elküldte, és az újraküldés nem engedélyezett, akkor a feliratkozó nem fogja megkapni a levelet az új email címre, mivel az azonosítója nem változott.

FONTOS: Egyes fiókokban, ahol az adatmennyiség miatt lassulás lépne fel a működésben, a levélküldés eredményeinek elérése korlátozottan, egy évre visszamenőleg lehetséges. Ez újraküldés engedélyezése esetén azt jelenti, hogy egy évre visszamenőleg vizsgálja a rendszer, hogy megkapta-e már a levelet az adott feliratkozó. Így ha valakinek több mint egy éve lett kiküldve a levél, akkor újra meg fogja kapni, hiába van letiltva az újraküldés engedélyezése.

Tipp: Sok esetben azért van valakinek szüksége az Újraküldés engedélyezve beállításra, mert – teljesen hibás gyakorlatként – az egyes hírlevelekhez nem hoz létre új hírlevelet, hanem egy új hírlevél küldéskor egy már korábban elküldött hírlevelet módosít. Ez a gyakorlat azért rossz, mert:
- Így nem fogja tudni az egyes hírlevelek statisztikáit külön megnézni,
- az esetleges korábbi hibák sem lesznek nyomonkövethetőek,
- a feliratkozók adatlapján nem fogja tudni megkülönböztetni az egyes hírleveleket, mert mindig ugyanaz a hírlevél fog szerepelni a történetben, azt pedig szintén nem fogja tudni, hogy a tartalma mikor mi volt az adott hírlevélnek.
Amennyiben nem szeretne mindig a nulláról dolgozni új hírlevelek esetén, használjon levélsablont, vagy egy korábbi levélből a „Levél másolása” funkcióval hozza létre az új levelet.
Abban az esetben, ha ingyenes csomagban van és ingyenes levélküldési kerete (400 db) a levélküldés során elfogyott, mert pl. 800 db levelet szeretett volna kiküldeni, akkor a fizetősre váltást követően, új időzítés beállításával a fenti elvet követve kiküldheti a fennmaradó leveleket.
Relatív időzítésnél az időpont meghatározás módja megfelelően van beállítva?

Az időpont meghatározás módja kétféle lehet:
- A fenti dátum utáni x. napon y óra z perckor: azt kell megadnia, hogy adott dátumhoz képest - például a feliratkozás dátumához képest - hány nap múlva, és az adott napon HÁNY ÓRAKOR kerüljön elküldésre a levél. A feliratkozás napjára, vagyis a 0. napra nem célszerű ezzel időzíteni. Ha pl. feliratkozáshoz képest 00. nap 00. óra 10 perc-re állítja az időzítést, akkor csak azok fogják megkapni a levelét, akik az éjfél és éjfél utáni 10 perces időszakban iratkoztak fel Önnél. Ha tehát azt szeretné, hogy a feliratkozás után 10 perccel kerüljön elküldésre a levele, akkor ne ezt, hanem a második időpont meghatározási módot használja.
- A fenti időponthoz képest hány óra hány perccel KÉSŐBB kerüljön elküldésre a levél: a kiválasztott időpont típusú mező értékéhez képest megadott óra:perc múlva kerül elküldésre a levél. Például ha a feliratkozás után 1 órával később szeretne elküldeni egy levelet, akkor azt ezzel a típusú relatív időzítéssel tudja elküldeni.
Jó listára szeretné küldeni a levelet?

Ha több listát használ, könnyen előfordulhat, hogy félrekattint és egy másik listát választ ki, mint amit szeretett volna. Természetesen ebben az esetben nem azok kapják meg a levelet, akiknek kellett volna vagy egyszerűen nem is kerül elküldésre, mert pl. az adott listán még nincsenek feliratkozók.
Jó szegmens vagy időzítés feltételt adott meg?

Két módon tudja beállítani, ha egy email-t nem a teljes listára szeretne elküldeni. Az első lehetőség Szegmens beállítása az időzítés létrehozásának első képernyőjén. A másik a Feltétel megadás az időzítés áttekintése képernyőről indítva. Mindkét esetben előfordulhat, hogy olyan szűrési feltételt állított be, amibe nem tartozik senki. Ez lehet azért, mert véletlenül félrekattintott, vagy logikailag nincs megfelelően összeállítva a szegmens/feltétel.

TIPP: A szegmenseknél és a feltételeknél is egy gombnyomásra láthatja, hogy hányan felelnek meg a szűrési feltételeknek az „Újraszámlálás” gomb megnyomásával.

A fentieken túl az is előfordulhat, hogy a szűrés beállítása megfelelő, de mégsem mennek ki a levelek. Ilyen esetben gyakran előfordul, hogy az időzítés további beállításaival van a gond. Például a szűrés jó, de olyan dátum mezőhöz időzít, ami az adott feliratkozóknál nem tartalmaz dátumot.
Az időzítés időpontja aktuális volt, amikor beállította az időzítést?

Amennyiben egy múltbeli időpontot adott meg abszolút időzítésnél, akkor az időzítés nem fogja kiküldeni a leveleket. A relatív időzítéseknél is könnyen járhat így. Megeshet, hogy egy dátumhoz relatívan időzített időzítés azért nem kerül elküldésre, mert a feliratkozóknál az adott dátum mező olyan "régi", hogy a kiküldés ideje a múltban van. Érdemes néhány feliratkozónál megvizsgálni, hogy a relatív időzítésnél megadott dátum mezőben milyen értékek szerepelnek.
Relatív időzítésnél a dátum mezőben, amihez képest időzít, szerepel-e adat az adott feliratkozónál?

A relatív időzítés beállításakor a SalesAutopilot kiválogatja és egy legördülő panelen felkínálja a lista összes dátum és időpont típusú mezőjét. Azonban ez nem jelenti azt, hogy az adott mezőben van is adat minden egyes feliratkozónál. A rendszer megengedi, hogy olyan mezőhöz állítson be időzítést, amiben nincs dátum vagy időpont. Érdemes ellenőrizni, hogy a feliratkozóknál van-e adat az adott dátum/időpont mezőben.
Adatmódosításkori időzítésnél a megfelelő űrlap van beállítva?

Az időzítés beállításakor az űrlap kiválasztásánál a megfelelő űrlapot választotta ki?

Érdemes figyelni arra is, hogy amikor másol egy adatmódosító űrlapot, akkor az külön űrlapnak fog minősülni az eredeti űrlaphoz képest. Ilyenkor az időzítéseket érdemes felülvizsgálni és szerkesztéssel átállítani arra az űrlapra, amit valóban használni szeretne.
"Feliratkozó állapota" mezőben "OK" (aktív) felirat szerepel azoknál, akiknek meg kellett volna kapniuk a levelet?

Amennyiben feliratkozói leiratkoznak, nem erősítik meg feliratkozásukat, hibás emailcímet adtak meg, vagy feliratkozás óta vált hibássá az email címük, akkor nem kapják meg a levelet. Érdemes néhány feliratkozót megnéznie, akiknek el akarta küldeni a levelet, hogy aktív-e a feliratkozási állapotuk. A feliratkozó státuszainak értelmezéséről bővebben ebben a Tudásbázis bejegyzésben olvashat.
A levélben használja a "tartalmi blokk személyre szabás" funkciót? Megfelelő, hibátlan a szintaktika?

Amennyiben a levél hibás szintaktikájú tartalmi blokk személyre szabás blokkot tartalmaz, úgy a levél nem kerül kiküldésre és a próbaküldés sem érkezik meg. A tartalmi blokkok személyre szabása funkcióról ebben a Tudásbázis bejegyzésben olvashat többet.

Érdemes ellenőrizni a levél html forrását is, ugyanis az is szintaktikai hibát eredményez, ha a html tagek és a tartalmi blokk személyre szabás kódjai összekeverednek.
Biztos benne, hogy nem került elküldésre a levél?

Az időzítésnél az Eredmények gombra kattintva láthatja, hogy hány feliratkozónak került elküldésre a levele. Előfordulhat, hogy a levele valójában el lett küldve, csak a fogadó levelező szerver másik mappába sorolta mint ahol a címzett keresi. Gmail esetén pl. gyakran előfordul, hogy egy hírlevél nem az elsődleges fülre érkezik, hanem a Promóciók fülre, vagy valamely egyéb mappába/címke alá besorolva. A levélküldés eredményességéről bővebben itt olvashat.
Relatív időzítés esetén meglévő időzítés módosításával hozta létre? Például meglévő időzítés másolásával hozta létre, vagy szerkesztette a "Küldés időpontját"?

Meglévő relatív időzítés másolásakor, ha NEM jelöli be az “Időzítés ma is kerüljön elküldésre” opciót, akkor a másolt relatív időzítés nem fog futni a másolás napján.
Ha a küldés után módosítja a kiküldés időpontját, tehát pl. délelőtt 9-kor átírja 8:00 óráról 10:00 órára az időpontot, akkor aznap nem fog kiküldésre kerülni az időzítés még egyszer.
Ha komplett levél másolásával hozta létre az időzítést, és nem pipálta be az "Időzítés ma is kerüljön kiküldésre" opciót, akkor aznap nem fogja kiküldeni az időzítés a levelet.