FONTOS: mindenképp a céget képviselő személy legyen a fiók fő felhasználója

Ahhoz, hogy ügyfeleink számára kiváló szolgáltatást tudjunk nyújtani, rendkívül fontos, hogy a fiók fő felhasználójának adatai a valóságot tükrözzék. Miért van erre szükség?

• Jogi okok: a hatályos jogszabályok előírják az online szerződéskötés részeként, hogy a szerződő adatai valóságosak legyenek. Így a fő felhasználó, vagyis a szerződő személy hiányában a szerződésünk nem érvényes és ez a fiók törléséhez vezethet.
• Személyi változások: fel kell készülni személyi, alvállalkozói változásokra, amelyek akár hozzáférhetetlenné tehetik a fiókot. A fiók felhasználóinak körét a fiók fő felhasználója jogosult és köteles felelősen kezelni.
• Kiváló szolgáltatás érdekben: kiemelten fontosnak tartjuk, hogy szolgáltatásunk keretében és annak fejlesztése érdekében a fiók tulajdonosát elérhessük. Mi is megteszünk mindent annak érdekében, hogy bármilyen kérdéssel, problémával, visszajelzéssel megtaláljanak minket mind telefonon, mind írásban, akár ügyként, akár egy egyszerű emailben. Mindezekkel közösen tudunk tenni azért, hogy ügyfeleink a lehető legtöbb előnnyel használják szoftverünket.

A szerződő adatai

A legfontosabb, hogy a szerződő, vagyis a fiók fő felhasználója nem feltétlenül az a személy, aki a fiókot a legtöbbet használja, vagy aki a fiókban lévő rendszereket felépíti.
FONTOS: A fiók fő felhasználójának annak a személynek kell lennie, aki a cég képviseletére jogosult, jellemzően ő a cégtulajdonos.
Jogszerűen már a regisztráció során az ő adatai kerülnek elmentésre, a fiókban tehát a fő felhasználó adatainál a következőket szükséges figyelembe venni az adatok megadásakor:

• Név: annak a személynek a neve, aki a fiókot üzemeltető vállalkozás vagy szervezet cégképviseletére jogosult. Itt a vállalkozás neve vagy egy kitalált név nem megfelelő, hanem a szerződő vezetéknevének és a keresztnevének megadása szükséges.
• Email cím: az az email cím, amelyen a cég képviseletére jogosult személyt el tudjuk érni.
• Telefonszám: az a telefonszám, amelyen a fiók fő felhasználóját el tudjuk érni.

Ha a fiók létrehozásakor nem adta meg pontosan ezeket az adatokat, akkor a Beállítások Adminisztráció opciójában tudja szerkeszteni a Felhasználók fülön (1) a Szerkesztés ikonra (2) kattintva.

Ha a szerződői adatokban bármikor változás áll be, akkor frissítse adatait, hogy azok naprakészek és jogszerűek legyenek.

Mit tegyek, ha nem a cég képviseletére jogosult személy van megadva fő felhasználóként?

Ha ez így van, akkor az adatokat szükséges módosítani a fiók felhasználóinak beállításainál.

1. Módosítsa a fiók fő felhasználójának adatait a cégképviseletre jogosult személy adataival.
2. Hozzanak létre egy új felhasználói fiókot az eddig fő felhasználóként megadott személynek. Ezt a Beállítások lenyíló opciói közül az Adminisztráció (1) pontban teheti meg. Alapbeállításként a Felhasználók kezelése oldal (2) jelenik meg, ahol az Új felhasználó gombra (3) kattintva tudnak új felhasználót megadni.

Szolgáltatási Szerződésünk 5.(2) pontja értelmében a felhasználónév és jelszó harmadik személlyel való közlése szerződésszegésnek minősül, ezért mindenképpen hozzon létre külön felhasználói fiókot minden olyan személynek, aki a fiókot használja. Ezzel tudja elkerülni, hogy egy felhasználói hozzáféréssel több munkatársa is kezelje a fiókot.

A GDPR-nak és ezzel Szolgáltatási Szerződésünknek is megfelelően gondoskodjon arról is, hogy a szervezettől kilépő munkatárs kikerüljön a felhasználók közül, tehát törölje a felhasználót. Ennek hiányában adatkezelési incidens történhet, hiszen a volt munkatárs hozzáfér a fiókban gyűjtött személyes adatokhoz.

Kellemetlen helyzetek, amikor baj, hogy a fiók fő felhasználója nem a céget képviselő személy

Ügyfélszolgálatunk történetében többször találkoztunk megoldhatatlannak tűnő helyzetekkel, melyek megoldásában nem is tudtunk segíteni. Az alábbi példákkal szeretnénk illusztrálni, hogy milyen helyzetek azok, amikor segített volna, ha a szerződő adai pontosak lettek volna.

• Az alkalmazott kilép a cégtől: a SalesAutopilot fiókot a cég egyik munkatársa hozta létre saját nevét adva meg szerződőként. Amikor ez az alkalmazott kilépett a cégtől, nem hagyta meg belépési adatait senkinek sem a cégnél. Utólag már nem lehetett kideríteni, hogy hogyan lehet hozzáférni a fő felhasználói fiókhoz.
• Egy kivitelező partner a szerződő: A fiókot egy kivitelezésben jártas szakember hozta létre saját nevén. Sajnos a megbízó és a kivitelező szakember között súlyos nézeteltérés alakult ki és a cég tulajdonosa nem tudta bizonyítani, hogy a fiók használata őt illeti meg. Javasoljuk, hogy kivitelező partnerével érvényes szerződésben rögzítsék az elvállalt megbízás kereteit és feltételeit, valamint tanulmányozza át a Szolgáltatói Szerződés egészét, a GDPR-ra vonatkozó részeket pedig kiemelt figyelemmel.

Hol tudom módosítani a cég adatait, ha változott?

Ha a vállalkozásának neve vagy számlázási címe változott meg, akkor azt a Számlázási cím módosítása bejegyzésünk segítségével tegye meg, pár egyszerű kattintással.