Tudnivalók a fiók tulajdonosával kapcsolatban

Áttekintés:

• Ki a fiók tulajdonosa?
• Miért fontos, hogy a céget képviselő személy legyen a fiók tulajdonosa?
• A szerződő adatai
• Mit tegyek, ha nem a cég képviseletére jogosult személy van megadva tulajdonosként?
• Kellemetlen helyzetek, amikor baj, hogy a fiók tulajdonosa nem a céget képviselő személy
• Hol tudom módosítani a cég adatait, ha változott?
• Mi a teendőm, ha a SalesAutopilot fiókomat szeretném átadni egy másik személynek/cégnek?

Ki a fiók tulajdonosa? 

A fiók tulajdonosa az a személy, aki létrehozta a fiókot. A SalesAutopilot Szolgáltatási Szerződés értelmében a fiók tulajdonosa a "Szerződő" fél.

A fiók tulajdonosának adatait a bal alsó sarokban lévő Avatarra (1), majd a kinyíló menüben az Adminisztráció menüpontra (2) kattintva éri el. A tulajdonos az a személy, akinél a megnyíló "Felhasználók kezelése" képernyőn a név mellett megjelenik a "Tulajdonos" jelölés, valamint nincs törlés ikon a felhasználó mellett.

Fontos: A fiók tulajdonosának adatainál céges fiók esetén a cég képviselőjének vezeték- és keresztnevét, magánszemély esetén a magánszemély vezeték- és keresztnevét adja meg. 

Miért fontos, hogy a céget képviselő személy legyen a fiók tulajdonosa?

Ahhoz, hogy ügyfeleink számára kiváló szolgáltatást tudjunk nyújtani, rendkívül fontos, hogy a fiók tulajdonosának adatai a valóságot tükrözzék. Miért van erre szükség?

• Jogi okok: a hatályos jogszabályok előírják az online szerződéskötés részeként, hogy a szerződő adatai valóságosak legyenek. Így a tulajdonos, vagyis a szerződő személy hiányában a szerződésünk nem érvényes és ez a fiók törléséhez vezethet.
• Személyi változások: fel kell készülni személyi, alvállalkozói változásokra, amelyek akár hozzáférhetetlenné tehetik a fiókot. A fiók felhasználóinak körét a fiók tulajdonosa jogosult és köteles felelősen kezelni.
• Kiváló szolgáltatás érdekben: kiemelten fontosnak tartjuk, hogy szolgáltatásunk keretében és annak fejlesztése érdekében a fiók tulajdonosát elérhessük. Mi is megteszünk mindent annak érdekében, hogy bármilyen kérdéssel, problémával, visszajelzéssel megtaláljanak minket mind telefonon, mind írásban, akár ügyként, akár egy egyszerű emailben. Mindezekkel közösen tudunk tenni azért, hogy ügyfeleink a lehető legtöbb előnnyel használják szoftverünket.

A szerződő adatai

A legfontosabb, hogy a szerződő, vagyis a fiók tulajdonosa nem feltétlenül az a személy, aki a fiókot a legtöbbet használja, vagy aki a fiókban lévő rendszereket felépíti.

FONTOS: A fiók tulajdonosának annak a személynek kell lennie, aki a cég képviseletére jogosult, jellemzően ő a cégtulajdonos.

Jogszerűen már a regisztráció során az ő adatai kerülnek elmentésre, a fiókban tehát a tulajdonos adatainál a következőket szükséges figyelembe venni az adatok megadásakor:

• Név: annak a személynek a neve, aki a fiókot üzemeltető vállalkozás vagy szervezet cégképviseletére jogosult. Itt a vállalkozás neve vagy egy kitalált név nem megfelelő, hanem a szerződő vezetéknevének és a keresztnevének megadása szükséges.
• Email cím: az az email cím, amelyen a cég képviseletére jogosult személyt el tudjuk érni.
• Telefonszám: az a telefonszám, amelyen a fiók tulajdonosát el tudjuk érni.

Ha a fiók létrehozásakor nem adta meg pontosan ezeket az adatokat, akkor az adatok módosításához kattintson a bal alsó sarokban lévő Avatarra (1), majd a kinyíló menüben az Adminisztráció menüpontra (2). Ezt követően a "Felhasználók kezelése" felületre kerül, ahol a tulajdonos adatainál található ikonsorból a szerkesztés ikonra (3) szükséges kattintania. 

Ha a szerződői adatokban bármikor változás áll be, akkor frissítse adatait, hogy azok naprakészek és jogszerűek legyenek.

Mit tegyek, ha nem a cég képviseletére jogosult személy van megadva tulajdonosként?

Ha ez így van, akkor az adatokat szükséges módosítani a fiók felhasználóinak beállításainál.

1. Módosítsa a fiók tulajdonosának adatait a cég képviseletre jogosult személy adataival.
2. Hozzanak létre egy új felhasználói fiókot az eddig tulajdonosként megadott személynek. Az új felhasználó létrehozásáról ebben a Tudásbázis bejegyzésben talál részletes leírást. 

Szolgáltatási Szerződésünk 5.(2) pontja értelmében a felhasználónév és jelszó harmadik személlyel való közlése szerződésszegésnek minősül, ezért mindenképpen hozzon létre külön felhasználói fiókot minden olyan személynek, aki a fiókot használja. Ezzel tudja elkerülni, hogy egy felhasználói hozzáféréssel több munkatársa is kezelje a fiókot.

A GDPR-nak és ezzel Szolgáltatási Szerződésünknek is megfelelően gondoskodjon arról is, hogy a szervezettől kilépő munkatárs kikerüljön a felhasználók közül, tehát törölje a felhasználót. Ennek hiányában adatkezelési incidens történhet, hiszen a volt munkatárs hozzáfér a fiókban gyűjtött személyes adatokhoz.

Kellemetlen helyzetek, amikor baj, hogy a fiók tulajdonosa nem a céget képviselő személy

Ügyfélszolgálatunk történetében többször találkoztunk megoldhatatlannak tűnő helyzetekkel, melyek megoldásában nem is tudtunk segíteni. Az alábbi példákkal szeretnénk illusztrálni, hogy milyen helyzetek azok, amikor segített volna, ha a szerződő adatai pontosak lettek volna.

• Az alkalmazott kilép a cégtől: a SalesAutopilot fiókot a cég egyik munkatársa hozta létre saját nevét adva meg szerződőként. Amikor ez az alkalmazott kilépett a cégtől, nem hagyta meg belépési adatait senkinek sem a cégnél. Utólag már nem lehetett kideríteni, hogy hogyan lehet hozzáférni a tulajdonosi fiókhoz.
• Egy kivitelező partner a szerződő: A fiókot egy kivitelezésben jártas szakember hozta létre saját nevén. Sajnos a megbízó és a kivitelező szakember között súlyos nézeteltérés alakult ki és a cég tulajdonosa nem tudta bizonyítani, hogy a fiók használata őt illeti meg. Javasoljuk, hogy kivitelező partnerével érvényes szerződésben rögzítsék az elvállalt megbízás kereteit és feltételeit, valamint tanulmányozza át a Szolgáltatói Szerződés egészét, a GDPR-ra vonatkozó részeket pedig kiemelt figyelemmel.

Hol tudom módosítani a cég adatait, ha változott?

Ha a vállalkozásának neve vagy számlázási címe változott meg, akkor azt a Számlázási cím módosítása bejegyzésünk segítségével tegye meg, pár egyszerű kattintással.

Mi a teendőm, ha a SalesAutopilot fiókomat szeretném átadni egy másik személynek/cégnek?

Előfordulhat olyan helyzet, hogy eladod a cégedet, vagy cégen belül változik a tulajdonosi kör, és szükségessé válik fiók tulajdonos adatainak módosítása.

A tulajdonos adatainak módosításához kattints a bal alsó sarokban található Avatarra, majd a kinyíló menüben az Adminisztráció menüpontra. A megnyíló "Felhasználók kezelése" képernyőn a fiók tulajdonosa melletti ceruza ikonra kattintva módosíthatod a következő adatokat:

• Vezetéknév
• Keresztnév
• E-mail cím
• Felhasználónév
• Jelszó (érdemes egy ideiglenes jelszót beállítani, amit az új fióktuljadonos később megváltoztathat)
• Telefonszám

Ha a cégnév, illetve számlázási adatok is változnak a fiók átadásával együtt, ezeket az Avatar Adminisztráció menüpontban, a Számlázási beállítások fülön tudod frissíteni.

A fenti adatokat a fiók átadásakor mindenképp szükséges módosítani, hogy a továbbiakban a fiókkal kapcsolatos minden értesítést (akár e-mailben, akár telefonon vagy SMS-ben) már az új tulajdonos kapjon, illetve a számlákat is az új cégadatokkal állítsuk ki.

Fontos, hogy amennyiben a fiók tulajdonosánál be van kapcsolva a kétlépcsős azonosítás (2FA), azt a fiók átadása előtt feltétlenül kapcsold ki. Ez akkor is szükséges, ha a belépéshez SMS-ben érkezik a kód, ugyanis a 2FA beállításakor megadott telefonszám nem módosul automatikusan akkor sem, ha a tulajdonos adatainál megváltoztatod a telefonszámot.

Kapcsolódó bejegyzések:

• Cégnév és számlázási adatok módosítása
• Új felhasználó létrehozása
• Felhasználók jogosultságának beállítása, módosítása
• Felhasználó adatainak (pl. jelszó, email cím) módosítása és felhasználó törlése
• Felhasználó aktivitási napló
• Kezelőfelület nyelvének beállítása