Gyorssegítség a Vizuális Automatizmus Építő használatához

A SalesAutopilot Vizuális Automatizmus építője egy rendkívül izgalmas és könnyen használható lehetőség marketing és egyéb üzleti folyamatok építésére, mégis néhány alapfogalommal érdemes tisztában lenni, mielőtt belevágsz a használatába.

Az alábbiakban a legfőbb fogalmakat fogom bemutatni, hogy minél könnyeben el tudj indulni a használatával.

 

Mire való?

A Vizuális Automatizmus Építő célja az alábbi folyamatok (automatizmusok) minél egyszerűbb létrehozása:

1. Feliratkozási űrlap és feliratkozás utáni email sorozat. Pl.: lead-magnet (csali) feliratkozás és az utána kiküldésre kerülő emailek.
2. Megrendelés űrlap és megrendelés utáni email sorozat. 
3. Adatmódosítás és adatmódosítás utáni email sorozat. Néhány példa:
   • Hírlevél feliratkozók adatmódosítási űrlapja
   • Feliratkozók vagy ügyfelek igényeinek, visszajelzéseinek felmérése űrlapon
   • Szerződéskötési, ajánlatkérési folyamatban adatmegadás űrlap, és utána történő email visszajelzések.
4. Online vagy élő események, rendezvények előtti tájékoztató email sorozatok.
5. Online vagy élő események, rendezvények utáni tájékoztató email sorozatok.

 

Hogyan működik?

Alapesetben minden automatizmus egy űrlappal kezdődik, ami lehet feliratkozó, megrendelési, vagy adatmódosító űrlap, és az űrlapkitöltés időpontja után meghatározott idővel történő kommunikációkat (email, SMS, DM levél) lehet beállítani.

Egy lehetséges variáció, hogy már az űrlap kitöltésre (megrendelésre) buzdító email is bekerül az automatizmusba, és akkor ezzel kezdődik.

Ismét másik variáció, hogy egy esemény időpontjához képest kerülnek beidőzítésre a kommunikációk, méghozzá akár az esemény dátuma előttre vagy utánra.

 

A használható automatizmus elemek, és főbb tulajdonságaik

Új Automatizmus létrehozás

A Vizuális Automatizmus rendszer egy feliratkozó űrlappal indul. Az űrlap létrehozásától függően 4 opciód van az indulási állapotot megépíteni.

 

Új űrlap létrehozásával

Ebben az esetben a rendszer létrehozza az űrlapot, és a kiindulási állapot képernyőn tudod folytatni az automatizmus szerkesztését. Az űrlap mezőit és szerkesztését szintén az automatizmus képernyőről éred el az űrlapra kattintva.

 

Meglévő űrlap másolásával

Ilyenkor a rendszer a kiválasztott listához már korábban létrehozott feliratkozó űrlapod másolatát fogja használni, amely űrlapot az Új automatizmus hozzáadása képernyőn választasz ki. Az így létrejött másolatot az automatizmus képernyőn szintén van lehetőséget átszerkeszteni, amennyiben szükséges, amely változtatások az eredeti űrlapot - amelyből a másolatot készítetted - nem érintik.

 

Meglévő űrlap bevonásával

A meglévő űrlap másolásához hasonlóan ezzel az opcióval is egy korábban létrehozott feliratkozó űrlapot tudsz használni, azonban nem készül másolat, hanem az űrlap közvetlenül bevonásra kerül az automatizmusba. 

FONTOS! A bevont űrlapokat később már nincs lehetőség kivenni az automatizmusból, így pl. az automatizmus törlésével a felhasznált űrlap is törlésre kerül. Ez kiemelten fontos lehet, amennyiben egy meglévő űrlapot vontál be az automatizmusba és az űrlap más helyen is használatban van.

 

Időpont mezőhöz képest induló automatizmus

Ebben az esetben nem egy űrlap, hanem egy a listán szereplő Időpont típusú mező értéke (pl. egy esemény időpontja) lesz az, ami elindítja az automatizmust. Ez akkor lehet hasznos, amennyiben nem egy űrlap kitöltéséhez szeretnéd kötni a levelek küldését, hanem egy időponthoz. Mivel nem történik feliratkozás ahhoz, hogy elinduljon az automatizmus, így akár meglévő feliratkozókra is létrehozhatsz egy rendszert. Időponttal induló automatizmus esetén az alábbi kiindulási állapot jelenik meg.

 

A kiindulási állapot

Minden új automatizmus ebben a formában jön létre – innen fogod tudni tovább szerkeszteni:

A fenti képernyőn látható elemek sorrendben:

1. Feliratkozás űrlap. Létrehozáskor ez egy sima feliratkozás űrlap, de ha elkezded szerkeszteni, át tudod állítani kettős opt-in, azaz megerősítéses űrlappá, vagy akár adatmódosító űrlappá.
2. Űrlap köszönőoldal. Az űrlap kitöltés után jelenik meg a feliratkozónak (feliratkozás űrlap esetén) vagy adatmódosítónak (adatmódosítás űrlap esetén).

 

Saját automatizmusod felépítése a kiindulási állapot bővítésével

Az alábbi gombokkal tudod tovább építeni az automatizmusodat:

1. Automatizmust indító levél hozzáadása a folyamat elejére. Amennyiben adatmódosító űrlap van az automatizmusban, ez lesz az az email, amiben a linkje kell szerepeljen, hogy elérjék a feliratkozók. Lásd az alábbi ábrát:
   
   
2. További űrlap lépés hozzáadása. Ha szeretnéd, hogy az űrlapod több lépésben kérje be a feliratkozóid adatait, akkor itt tudsz további lépéseket hozzáadni az űrlaphoz. Lásd az alábbi ábrát:
   
   
   Ha arra van szükséged, az űrlap egyes lépései csak az általad megadott szegmenseknek jelennek meg. Lásd az alábbi ábrát:
   
   
   Egy ilyen feltételes űrlap lépés beállításhoz kattints az adott űrlaplépésnél az alábbiak szerint:
   
   
3. Elágazás hozzáadása. Elágazásnak az űrlap kitöltés utáni elágazást hívjuk. Ha elágazás van a folyamatban, akkor az űrlapkitöltők (feliratkozók vagy adatmódosítók) nem mind ugyanazt az email / SMS / DM levél kommunikációt fogják kapni. Az elágazás alapja az általad megadott szegmensben való szereplés (vagy nem szereplés) lesz.
   Fontos: Amennyiben az elágazásnál több szegmenst választasz ki, akkor a rendszer a szegmensek unióját vizsgálja. Ez azt jelenti, hogy azok az email címek fognak az elágazásba tartozni, amelyek legalább az egyik szegmensben szerepelnek.
   
   
   
4. Új automatizmus elem hozzáadása. Talán a legfontosabb lépés. Itt tudsz új emailt, SMS-t, DM levelet, várakozást, és eseményt hozzáadni az automatizmusodhoz.
   
   
   
   Most nézzük meg sorjában a 5 lehetséges elemet, amit hozzá tudsz adni az automatizmusodhoz:
   
   
   1. Email. Ez magától értetődik :) Az email létrehozását követően a levél "csempéjére" kattintva módosítható a levél neve, a Tárgy mező és a Feladó email cím. A 3pont > Szerkesztés menü alatt pedig a levél tartalmi módosítását tudod elvégezni
   2. SMS. Hazai vagy nemzetközi SMS küldő fiókod (BIP Kampány vagy Vonage) előre feltöltött kreditjéből tudsz küldeni SMS-t azon feliratkozóidnak, akik megadták hazai vagy nemzetközi mobiltelefonszám mezőben a számukat feliratkozáskor vagy adatmódosításkor.
   3. DM levél. Az emailhez nagyon hasonló beállításokkal legenerálásra kerülő PDF, amely nyomtatási sorba kerül (és mondjuk az asszisztensed kinyomtatja). Hamarosan: További két opció lesz, amikor (a) a PDF URL-je elmentésre kerül egy mezőbe minden feliratkozónál (és mondjuk emailben elkülditek a feliratkozóknak), vagy (b) az Eszerzodes.hu rendszerébe kerül átadásra. (Ez a két opció a klasszikus SalesAutopilot kezelőfelületen már most is elérhető.)
   4. Várakozás. Ezzel az elemmel azt tudod beállítani, hogy hány nap teljen el az automatizmus két másik eleme között, pl. a feliratkozáskori email, és a következő email között. Fontos: A várakozás mindig az előző elemhez képest eltelt időt jelenti ellentétben a klasszikus kezelőfelület ún. relatív időzítésétől, ahol mindig a feliratkozástól, vagy valamely időponttól kezdve történik a számolás.
   5. Esemény. Rendezvény, webinárium, vagy valamely más, konkrét dátumhoz kapcsolódó esemény, amelynél fontos, hogy az esemény előtt és/vagy után emaileket vagy egyéb kommunikációt küldjünk a feliratkozóknak. Akkor tudsz eseményt létrehozni, ha előtte az automatizmus listájában létrehoztál egy dátum típusú mezőt – ebben lesz az esemény dátuma (minden egyes feliratkozónál). Az egyes feliratkozókhoz a dátum bekerülhet úgy is, hogy ők adják meg vagy választják ki (rádiógombbal vagy legördülő listával) egy űrlapon, de akár az űrlapon lévő rejtett mezővel, vagy az űrlaphoz beállított művelettel is megadható.
      
      Az esemény létrehozását követően az esemény előttre, és utánra is beállíthatóak emailek (vagy SMS-ek, DM levelek).
      
      
      
      A fenti ábrán látható eseménynél (bal oldali ág, alul) két emlékeztető emailt állítottunk be, egyet négy, egy másikat egy nappal az esemény előttre. Természetesen az esemény után is lehet akár több kommunikáció is.

Kész automatizmus publikálása

Az automatizmus egyes elemei (űrlap, email, stb.), és maga a teljes automatizmus is lehet Piszkozat vagy Publikált állapotban.

Az egyes elemek Piszkozat és Publikált (éles) állapota

Az egyes elemek akkor válnak publikálttá, amikor minden adat megadásra és minden opció beállításra került. Ekkor a piros Piszkozat címke automatikusan eltűnik az adott elemről. Innentől lehet tesztelni az adott elemet. Űrlapot az Előnézet funkcióval, emailt, sms-t, DM levelet a Próbaküldés funkcióval tudsz tesztelni. Az automatizmust nem tudod publikálni addig, amíg valamelyik elem Piszkozat állapotban van.

A teljes automatizmus Piszkozat és Publikált állapota

Az automatizmust publikálni kell ahhoz, hogy Piszkozat állapotból Pubikált állapotba kerüljön. Ezt az oldal tetején lévő zöld Publikálás gombbal tudod elvégezni.

Amíg Piszkozat állapotban van egy automatizmus, addig az abban lévő emailek és SMS-ek nem kerülnek elküldésre (kivéve a manuális próbaküldés), és a DM levelek / nyomtatványok nem kerülnek legenerálásra.

Ezzel szemben az űrlapok már az automatizmus Piszkozat állapotában is teljesen működőképesek, ha ők maguk nincsenek már Piszkozat állapotban.

Tehát az automatizmus Piszkozat állapota kizárólag a levelek (email / SMS / DM levél, nyomtatvány) elküldésére vonatkozik.

Hogyan publikálj egy automatizmust?

Az előző két pontban leírtak alapján összefoglalásként álljon itt, hogyan javasoljuk egy automatizmus publikálását:

1. Feliratkozó űrlap tesztelése az űrlap előnézetének használatával.
2. Adatmódosító űrlapok tesztelése az adott űrlap linkjét tartalmazó email manuális próbaküldésével.
3. Emailek (és SMS-ek, DM levelek) tesztelése próbaküldéssel.
4. Ha az automatizmus minden egyes eleme megfelelőnek bizonyult, az automatizmus publikálása.
5. Az automatizmus első űrlaphivatkozásának elhelyezése weboldalon vagy emailben.
6. Az éles rendszer ismételt tesztelése (kipróbálása).

Csak az alábbi folyamattal történt alapos és figyelmes tesztelés után élesített (Publikált) automatizmus esetén várható el a megfelelő működés.

Automatizmus szerkesztése

Ahhoz, hogy egy automatizmust szerkeszteni tudj, vissza kell vonni a publikálást. Amennyiben az automatizmust egy korábbi verziójára szeretnéd visszaállítani, abban az esetben is vissza kell vonnod a publikálást.

Fontos: Amennyiben egy műveletet vagy egy email szövegét szeretnéd szerkeszteni, ezt megteheted a publikálás visszavonása nélkül.

Művelet és email tartalom szerkesztése

Amennyiben csak egy műveletet vagy email tartalmát szeretnéd módosítani, kattints az adott elem (pl.: email) neve melletti Egyéb opciók gombra (1), majd kattints a Szerkesztés gombra (2) és végezd el a kívánt módosítást. 

Publikálás visszavonása

Amennyiben módosítani szeretnéd az automatizmust, kövesd az alábbi lépéseket miután beléptél az automatizmusba, melyet módosítani szeretnél.

1. Kattints a bal oldalon található Publikálás visszavonása gombra.
2. Felugrik egy ablak, mely arra figyelmeztet, hogy a módosítás alatt esedékes emailek kiküldése szünetelni fog. Megerősítésként kattints az Igen gombra.

Fontos: Azon feliratkozóknak, akik a nem publikált időszakban iratkoznak fel, a feliratkozáskori és a feliratkozáshoz képest 1 órán belüli időpontra időzített emailek nem lesznek kiküldve újrapublikálás után sem.

Végezd el a kívánt módosításokat, majd ismét publikáld az automatizmust.

Publikálás visszaállítása korábbi verzióra

A publikálás visszavonása után arra is van lehetőség, hogy az automatizmust egy korábban mentett állapotára állítsd vissza.

A jobb felső Egyéb opciók gombra (1) kattintva érheted el a Visszaállítás korábban publikált verzióra lehetőséget (2). A felugró ablakban megjelennek a mentett verziók. Válaszd ki a számodra megfelelőt, majd a sor végén kattints a Visszaállítás ikonra (3). Ezt követően a felugró ablakban erősítsd meg a szándékod az Igen gombra kattintva.

Publikálás az automatizmus módosítása után

A publikálásnak több módja érhető el, melynek működését a Publikálás gomb sarkában található fogaskerék ikonra (1) kattintva érheted el:

• A publikálás visszavonása utáni időponttól kezdve kerüljenek kiküldésre az időzített levelek. Ez az alapértelmezett beállítás, ami azt jelenti, hogy a publikálás után minden feliratkozó megkapja azt az emailt, amely a publikálatlan időszak alatt esedékes lett volna.
• Csak a publikálás utáni időpontra eső időzített levelek kerüljenek elküldésre. Ez azt jelenti, hogy a publikálatlan időszak alatt esedékes emailek visszamenőlegesen sem kerülnek kiküldésre.

Fontos: A publikálatlan időszakra eső feliratkozáskori illetve a feliratkozáshoz képest 1 órán belüli időpontra időzített levelek nem kerülnek elküldésre a publikálás után sem.

Miután a publikálás módját kiválasztottad, az automatizmust a Publikálás (1) gombra kattintva publikálhatod. A felugró ablakban az Igen gombra (2) kattintva erősítheted meg a szándékod.

Kérdésed van a funkció használatához?

• Gyere ügyfeleink zárt Facebook csoportjába, és kommentelj ennél a bejegyzésnél!