Adatkezeléshez való beleegyezés elmentése feliratkozáskor vagy adatmódosításkor (GDPR új funkció)

Áttekintés a beleegyezés elmentését megvalósító funkciókról

Milyen funkciók használatára van szükséged feliratkozóidnak adatkezelésre vonatkozó beleegyezésével kapcsolatban? Kérjük, egyeztess jogászoddal vagy egy adatvédelmi szakértővel arról, hogy a te tevékenységed milyen adatkezelési dokumentációkat vagy feladatokat kíván meg, mert a GDPR szabályrendszere nem szabványosítható, vállalkozásonként más és más lépésekre lehet szükség. Tehát a SalesAutopilot minden ügyfelének a saját adatkezelési céljaihoz passzoló funkciókat kell használnia.

Bejegyzés tartalma:

1. Módszerek
   1. Adatkezeléshez való beleegyezés az űrlap beküldésével
   2. Hozzájárulást kérő mezővel
   3. Kettős opt-in folyamattal
2. Lekérdezés
   1. Beleegyezés lekérdezése az űrlap beküldésével történt elfogadás esetén
   2. Hozzájárulást kérő mező esetén
   3. Beleegyezés lekérdezés kettős opt-in esetén

Az adatkezeléshez való hozzájárulás, vagyis beleegyezés elmentésére a SalesAutopilot három megközelítését alkalmazhatod:

• Az űrlapon található szöveget tekinti beleegyező nyilatkozatnak, melyet az űrlap-elküldő gomb fölött célszerű elhelyezni (1). Ezt akkor javasoljuk alkalmazni, ha egy adatkezelési célt határoztál meg.
• Jelölőnégyzetek bepipálásával kéri az adatkezeléshez való hozzájárulást (2-3). Erre akkor van szükség, ha egy feliratkozás alkalmával több adatkezelési célt is szeretnél megvalósítani.
• Kettős opt-in folyamat esetén a megerősítést kérő levélben szereplő link és az ahhoz tartozó, általában a link fölött megjelentetett szöveg a lényeges a beleegyezés tekintetében.

Mindhárom alkalmazás esetén a szoftver alkalmas feliratkozó űrlapokkal a hozzájárulás elmentésére, dokumentálására és egyszerű előkeresésére.

Amennyiben már meglévő feliratkozóidtól kell beleegyezést szerezned, akkor azt adatmódosító űrlap segítségével teheted meg - kivéve Kettős opt-in folyamat esetén, ahol kizárólag feliratkozó űrlapon lehetséges a beleegyezés dokumentálása.

Most lássuk mindezeket a gyakorlatban.

Módszerek

Adatkezeléshez való beleegyezés az űrlap beküldésével

Amennyiben egy adatkezelési célt határoztál meg, akkor választhatod ezt a lehetőséget, amely módszerrel az űrlap kitöltése egyben a beleegyező nyilatkozat elfogadását is jelenti. Ez esetben nem szükséges erre a célra jelölőnégyzetet elhelyezni az űrlapra, elegendő az űrlap-elküldő gomb alatt elhelyezni az ide kapcsolódó tájékoztató üzenetet (Pl.: Az űrlap kitöltésével elfogadja az Adatkezelési Tájékoztatóban foglaltakat!)

A Feliratkozó űrlap létrehozása során az űrlap szerkesztésnél nem szükséges erre a célra plusz mezőt elhelyezni az űrlapon, hanem a megfelelő szöveget az Űrlap elküldő gomb alatti szöveg mezőbe beírni.

Hozzájárulást kérő mezővel

A hozzájárulás kérő mező olyan "checkbox" típusú mező, amely jelölőnégyzetként jelenik meg az űrlapon, azonban az értéke és annak megadásának időpontja elmentésre kerül. A mezőtípusok leírását a E-mail lista mezőtípusai és jellemzőik bejegyzésben találod.

Tehát az adatkezeléshez való beleegyezés elmentésére, és annak előhívására mindig hozzájárulást kérő mezőt használunk.

Mező elhelyezése az űrlapon

Ha egy feliratkozás alkalmával több adatkezelési célt is szeretnél megvalósítani VAGY újrafeliratáshoz adatmódosító űrlapot (meglévő feliratkozóid adatainak frissítésére szolgáló űrlap) szeretnél használni, akkor a hozzájárulást az űrlapon elhelyezett hozzájárulást kérő mezők segítségével kérheted el. Ilyen esetben az email listához vegyél fel "Hozzájárulás kérő" típusú mezőket – minden adatkezelési célhoz egyet. A "Hozzájárulás kérő" mező értéke és a mező változásának időpontja megjelenik a feliratkozó adatlapján is, így egyértelműen kiolvasható, hogy mikor és milyen adatkezelési célhoz adta meg vagy vonta vissza beleegyezését.

Ebben az esetben az űrlapon két mező felvételére lesz szükség -  először a hozzájárulás kérő checkbox mezőt vesszük fel, melynek megnevezéséhez röviden az elfogadás tényét érdemes beírni (Pl.: Hozzájárulok adataim kezeléséhez...). Ezt a "Mező hozzáadása a listához"(1) gomb megnyomásával tehetjük meg, majd a típusnál (2) a Hozzájárulás kérő-t kiválasztva (3) és Hozzáadás (4).

Ezt követően az űrlap mezőinek szerkesztése során az "Űrlapelem hozzáadása" szakasznál legördülő opciók közül a "Szövegelem" kiválasztásával tudjuk a tájékoztatást megfogalmazni, amelyben ha szükséges hivatkozást is megadhatunk.

A hivatkozás linkje elhelyezhető közvetlenül a jelölőnégyzet melletti szövegben, ahogy a ÁSZF vagy adatkezelési tájékoztató (nyilatkozat) elfogadó pipa mellett link létrehozása az űrlapon leírásban is szerepel. Ebben az esetben a Szövegelem mező elhagyható.

Kettős opt-in folyamattal

Kettős opt-in feliratkozási folyamat esetén az űrlapon nincs szükség plusz mezők elhelyezésére, ezt a célt a feliratkozást megerősítő email fogja ellátni. A beleegyezés elmentéséhez csak annyi teendőd van, hogy a megerősítést kérő levélben a megerősítő link előtt jelenítsd meg az adatkezelés céljának megfelelő szöveget, amelyhez a feliratkozó beleegyezését kéri. Ezt a szöveget azért a megerősítő link elé helyezd, mert így lesz a feliratkozó számára egyértelmű, hogy a linkre kattintással milyen adatkezelési célhoz adja a beleegyezését.

Lekérdezés

Beleegyezés lekérdezése az űrlap beküldésével történt elfogadás esetén

Mivel ebben az esetben minden feliratkozó megtette a hozzájárulását a feliratkozással - azaz a feliratkozás dátumával egy időben - így a hozzájárulás tényét magával a feliratkozással tudod igazolni. Bemutatáshoz így elegendő a meglévő aktív feliratkozók listázása.

Az űrlap elküldésekor elmentésre kerül az űrlapnak az a verziója, amellyel az adatalany a feliratkozáskor vagy adatmódosításkor találkozott. Ennek megjelenítésekor az űrlap előnézeti képe jelenik meg a feliratkozó adatai nélkül, de a feliratkozáskor vagy az adatmódosításkor érvényes tartalommal, beleértve a szöveges elemeket és mezőket.

A hozzájárulás szövegét a következő módon tudod igazolni akár feliratkozód számára akár egy hatóság felé:

Feliratkozó űrlap használatakor:

• Adatalany számára: Feliratkozójához el tudod juttatni a feliratkozó űrlap feliratkozáskori verzióját az ///optinformversion linkkel pl. egy email-be illesztve. A linkre kattintva el lehet érni az űrlapnak azt a verzióját, amellyel a feliratkozás megtörtént. Ha nincs azonosítható űrlap, például mert a feliratkozó importálással került a listára, akkor a linkre kattintáskor a feliratkozó számára egy erre utaló üzenet jelenik meg: "A feliratkozáskor érvényes űrlap tartalma nem áll rendelkezésre".

• Önmagadnak vagy ellenőrző hivatalnak: Ha neked van szükséged a szöveg előhívására, akkor a feliratkozó adatlapján a "Feliratkozó űrlap" mezőnél található "Űrlapverzió megjelenítése" linkre kattintva jelenítheted meg a feliratkozó űrlapnak azt a verzióját, amellyel a feliratkozás történt.

Ha a feliratkozás nem űrlapon keresztül történt, akkor a feliratkozó adatlapján természetesen nem érhető el a feliratkozó űrlap feliratkozáskori verziója.

Fontos:

• Az ///optinformversion link használatának két előfeltétele van:
• Ez a funkció a 2018.04.11. után létrehozott vagy szerkesztett űrlapoknál működik, az űrlap létrehozása vagy frissítése után feliratkozottak esetében. Tehát ha egy korábban létrehozott űrlapodnál szeretnéd ezt a funkciót aktiválni, akkor menj végig az űrlapvarázslón.
• Csak iframe-mel beillesztett űrlapoknál tudjuk garantálni, hogy a megfelelő űrlapverzió kerül elmentésre. Teljes forráskóddal való beillesztés esetén a szoftverben lévő forráskódnak megfelelő verzió kerül elmentésre. Tehát ha az űrlap szoftverből kimásolt forráskódját módosítottad, akkor ezt a forráskódot töltsd vissza a szoftverbe az űrlap újrafeltöltése funkció segítségével.
• API-n keresztül történő feliratás esetén nem kerül mentésre az űrlap verzió, mert a feliratkozó valójában nem látta az űrlapot, így a rajta szereplő megerősítés kérő szöveget sem látta. Ezekben az eseteben a kettős opt-in feliratkozást javasoljuk, így tudod a beleegyezést GDPR-nak megfelelően dokumentálni. Ez akkor lehet hasznos, ha például webshopból történő hírlevél feliratkozásnál alkalmazol API-t.

Hozzájárulást kérő mezővel

Feliratkozáskor

A feliratkozó adatlapján egyértelműen megjelenik, hogy melyik hozzájárulás volt bejelölve feliratkozáskor. Az idővonalon megjelenik a "Hozzájárulás kérő" mező és egy link az űrlapnak arra a verziójára, amelyen a beleegyezés megtörtént.

Adatmódosításkor

Ha adatmódosító űrlapon szerepel a "Hozzájárulás kérő" mező, a feliratkozó eseményeinél az adatmódosítás eseménynél is kijelzésre kerül, hogy a hozzájárulást megadta (1) vagy épp visszavonta (2). Mindkét esetben megjelenik a hozzájárulás kérő mező és egy link is az űrlapnak arra a verziójára, amelyen a hozzájárulás vagy annak visszavonása megtörtént.

Beleegyezés lekérdezés kettős opt-in esetén

Ha kettős opt-in feliratkozási folyamatod van, akkor a megerősítést kérő levél feliratkozáskori verzióját tudod előhívni. Ebben látszik mind a levél szövege, mind pedig a levélben elhelyezett, mezők beillesztésével megjelent adatok.

• Adatalany számára: Feliratkozódnak úgy tudod megmutatni a megerősítést kérő levél feliratkozáskori verzióját, ha elküldöd neki a ///dbloptinemailversion linket, hasonlóan az űrlap linkjéhez.

• Önmagadnak vagy ellenőrző hivatal számára: A levél feliratkozáskori verziója egy linken keresztül érhető el a feliratozó eseményeinél.

Fontos: A ///dbloptinemailversion link csak a 2018.05.02. után létrehozott vagy szerkesztett megerősítést kérő levelekkel feliratkozottak esetén működik.

A fenti leírás a feliratkozók adatkezelésének beleegyezéséhez és azok adminisztrációjához, illetve az ide vonatkozó SalesAutopilot funkciók megismeréséhez nyújt segítséget. A GDPR szabályozások vállalkozásonként eltérők, nem általánosíthatók, így az erre vonatkozó tartalmi javaslatok kizárólag szemléltető jellegűek, a pontos meghatározásukhoz szükség lehet jogász vagy adatvédelmi szakértő bevonására!

Kapcsolódó bejegyzések:

• Feliratkozó űrlap létrehozása
• E-mail lista mezőtípusai és jellemzőik
• ÁSZF vagy adatkezelési tájékoztató (nyilatkozat) elfogadó pipa mellett link létrehozása az űrlapon
• Kettős opt-in feliratkozó űrlap, levél készítése
• Feliratkozók listázása és feliratkozók hozzáadása, szerkesztése