Minimális követelmények SalesAutopilotos email küldéshez

Az alábbiakban felsoroljuk azokat a minimális követelményeket, amelyek megléte szükséges legalább ahhoz, hogy emailjeid sikeresen célba érjenek, és kisebb eséllyel landoljanak a spam mappában, vagy a promóciók fülön, illetve a címzettek ne érzékeljék kéretlennek az általad küldött emailt. Ennél jóval többet tehetsz emailjeid hatékonysága érdekében, de ezen pontok meglétét szükség esetén mi is vizsgáljuk, amikor SalesAutopilottal kívánsz emailt küldeni.

1.) SOHA Ne küldj kéretlen emailt!

Kéretlen email küldésről akkor beszélünk, ha olyan címzettnek küldesz emailt, aki nem kérte kifejezetten, vagy nem engedélyezte egyértelműen a részére történő levélküldést még az első levélküldés előtt.

A vásárolt listára vagy internetről “levadászott” email címekre történő küldés a SalesAutopilot Szolgáltatási Szerződése és Spam ellenes eljárási rendje szerint nem engedélyezett, akkor sem, ha a hazai jogi szabályozás ennél megengedőbb. Számunkra nem az a kérdés, hogy jogilag rendben van-e, hanem az, hogy mi lesz a címzettjeid élménye és reakciója amikor emailt küldesz nekik. Nyomkodják a spam gombot, feljelentenek a NAIH-nál és nálunk, vagy örömmel olvassák? A vásárolt listánál túl sokan vannak, akik nem olvassák örömmel az emailt, úgyhogy a jogi okokon kívül ez egy extra ok, ami miatt nem lehetséges, hogy egy vásárolt listára küldj emailt a SalesAutopilot szoftverrel.

A "Régen használt lista" majdnem ugyanolyan, mint a vásárolt lista. Régen használt listának lehet tekinteni, ha olyan feliratkozókat tartalmaz, akik felé már kb. 6 hónapja nem kommunikáltál, vagy ha feliratkozás után 2 hónapig nem küldtél nekik semmilyen emailt. Ilyen esetekben a címzettek valószínűleg kéretlennek élik meg az emailt.

Ezért ne importálj vásárolt, internetről “levadászott”, vagy régen gyűjtött email címeket a SalesAutopilotban, és ne küldj régen használt listára emailt. Ha esetleg ez mégis megtörtént, akkor arra kérünk, hogy az érintett listákból töröld az email címeket. Ha szeretnéd, akkor ezeket a listákat törlés előtt az alábbi cikkünk alapján ki tudod exportálni.

2.) Mindig legyen emailjeidben leiratkozás link!

A leiratkozás link mindig legyen könnyen megtalálható, jól látható. Javasoljuk, hogy ne csak az email alján, hanem a tetején is helyezd el a leiratkozás linket – főleg ha ritkább kommunikáció után kívánsz gyakoribbra váltani – ugyanis ezzel is csökkentheted az esélyét, hogy az email felett közvetlenül megtalálható “spam-nek jelöl” gombot nyomják meg olvasóid. Ezerszer jobb egy leiratkozó, mint egy ideges ember, aki spam-nek jelöli emailedet.

Ehhez segítséget a Leiratkozás biztosítása c. cikkünkben találsz.

Vannak, akik azért ódzkodnak a leiratkozás link túlzottan látható alkalmazásától, mert attól tartanak, hogy túl sokan lesznek, akik véletlenségből leiratkoznak. Ha ez az aggályod, akkor se dugd el a leiratkozás linket, hanem alkalmazd a megerősítéshez kötött leiratkozás lehetőségét! Ennek lényege, hogy a leiratkozás linkre rákattintva megjelenik egy ablak, amely megerősítést kér a feliratkozótól a leiratkozással kapcsolatban, és csak akkor történik meg a leiratkozás, ha erre a linkre is rákattint a feliratkozó.

Amennyiben több listán kommunikálsz, és jellemző, hogy feliratkozóid több listádra is fel vannak iratkozva, akkor lehet szükséged arra a megoldásra, amit úgy hívunk, hogy több szintű leiratkozás. A több szintű leiratkozás alkalmával a leiratkozás linkre kattintva megjelenik egy ablak, melyben két lehetőség közül választhat a leiratkozó:

1. Leiratkozás az adott témával kapcsolatos emailekről.
2. Minden tőlünk érkező kommunikáció megszüntetése.

Az ilyen kifinomult lehetőségek javítják az olvasókban a cégről kialakult képet, valamint növelik elégedettségüket, hiszen valóban a nekik való lehetőséggel tudnak élni. Mindkét funkció - a megerősítéshez kötött leiratkozás és a többszintű leiratkozás - is része a SalesAutopilot szoftvernek.

Amennyiben adatkezelési okok miatt az emailről nem lehet leiratkozni, akkor arról tájékoztasd feliratkozóidat a láblécben.

3.) Pontosan azonosítsd be magad minden emailben!

Az emailed alján valahol a leiratkozási lehetőséggel egy blokkban azonosítsd be magad cégnévvel vagy márkanévvel, így címzettjeid számára egyértelmű lesz, hogy kitől kapták az emailt.

Példa:
Elérhetőségünk
Minta cégnév Kft., 1234 Budapest, Példa utca 56. Tel: +36 1 234 5678

4.) Hírlevél beazonosítás / Feliratkozásra hivatkozás

Fontosnak tartjuk, hogy minden emailben hivatkozz arra, hogy a címzett hogyan iratkozott fel a kommunikációra, így a címzett, még ha nem is emlékszik Rád, mint küldőre, fel tudja frissíteni a memóriáját. Ezért a láblécbe írd be az alábbi információkat:

• Hol, mikor és pontosan mire iratkozott fel a feliratkozó.
• Milyen email címmel iratkozott fel a feliratkozó.

Példa:
Ön azért kapta ezt az emailt, mert [email] email címmel [subdate] időpontban feliratkozott hírlevelünkre a www.cegnev.hu weboldalon.

5.) Csak saját domaines email címről küldj

A saját domaines email cím azt jelenti, hogy az email cím olyan domain névhez tartozik, amely domain név a Te vagy céged tulajdonában van. A Freemail, Gmail, stb. végű email címek nem saját domain neves email címek, ha egy Freemail-es, Gmailes, stb. email címet állítanál be emailed feladójának, akkor nem tudnád beállítani a lenti hitelesítéseket (SPF rekord, DKIM rekord). Rendszeres, és nagyobb számú email küldés esetén ezeknek a rekordoknak a beállítása kötelező, különben a nagyobb szolgáltatók által kezelt email fiókokba egyetlen hírleveled sem érkezne meg. Ennek elkerülése érdekében 2024. februártól a SalesAutopilot fiókodból már nem lehet gmail-es email címről hírlevelet küldeni.

Miért csak saját domaines email címről küldj hírlevelet? A rövid válasz, hogy mert így profi. A saját domaines e-mail cím profizmust tükröz, mely építi a bizalmat az olvasóiban, ezzel is elkerülve, hogy spamként kezeljék a tőled érkező emaileket.

Saját domaines email címet domain szolgáltatódnál tudsz igényelni. Ez után pedig az alábbi leírás alapján tudod beállítani a fiókban az email címet feladónak.

6.) Hitelesítő rekordok beállítása

Ezek a beállítások a címzettek levelezőszerverei számára igazolják, hogy a SalesAutopilot szervere is küldhet emailt a feladóddal. Ha ezeket nem állítod be, annak sok esetben az lesz az eredménye, hogy az email spam mappába fog kerülni, miközben pont ezt próbáljuk minden módon elkerülni. Tehát az SPF, DKIM ÉS DMARC rekordok beállítása technikailag segíti, hogy emailjeid ne a spam mappába kerüljenek.

Az SPF, DKIM és DMARC rekordok beállításáról ebben a tudásbázis bejegyzésünkben olvashatsz bővebben. Fontos, hogy a rekordok beállítása után ellenőrizd azok helyességét, amihez az ingyenes MXtoolbox eszközt ajánljuk, mely használatát az alábbi leírásban mutatjuk be.

7.) Használj saját aldomaines link monitorozást

Ez a beállítás azért fontos, mert ezzel az emailben szereplő linkek ugyanarra a domainre mutatnak, mint amilyen domainről az emailt küldted, ezért a spam szűrők kisebb valószínűséggel fogják adathalász emailnek tekinteni az emailt. Tehát fontos, hogy ugyanahhoz a fő domainhez hozz létre aldomaint, amelyiket a feladóhoz használod. Tehát ha pl. a hello@sajatcegem.hu email címről küldöd az emaileket, akkor a sajatcegem.hu fődomainhez állíts be aldomaint, pl. t.sajatcegem.hu.

Ehhez először állíts be saját aldomaint a Saját, céges aldomain használata és beállítása c. cikkünk alapján, és figyelj rá, hogy minden kiküldendő email létrehozásakor a 3. lépésében állítsd be a saját aldomainedet a Monitorozás beállításainál.

8.) Mindig teszteld emailedet valamilyen spam ellenőrzőben.

Mi magunk a www.mail-tester.com-ot használjuk, de természetesen használhatsz bármilyen más hasonló szolgáltatást is. A Mail Tester lényege, hogy a leglényegesebb szempontok mentén átnézi az emailt, és elmagyarázza, hogy mit kell tenned, hogy a lehető legnagyobb valószínűséggel célba érjenek az emailjeid. Az egyetlen hátránya a szolgáltatásnak, hogy angol nyelven működik, ezért ha nem értesz angolul eléggé, akkor mindenképpen kérj segítséget valakitől a hibaüzenetek értelmezéséhez.

A Mail-Tester-rel Te is másodpercek alatt ellenőrizheted emailedet. Az ingyenes ellenőrzéshez kövesd az alábbi lépéseket:

1. Kattints a Mail-Tester oldalára és másold ki a megjelenő email címet.
2. SalesAutopilot fiókodban, az email időzítésénél kattints a Próbaküldés gombra.
   (Itt találsz részletes videót a Próbaküldés funkció használatáról.)
3. Kattints az Új feliratkozó gombra, és másold be az email címet.
4. Kattints a Próbaküldés indítása gombra.
5. Menj vissza a Mail-Tester oldalára, és kattins az Ezután nézd meg a pontszámot gombra.

A Mail Tester emailed időzítés beállításánál is elérhető. Ez kényelmesebb megoldás, de minimális extra díj megfizetésével jár. Erről a lehetőségről ebben a bejegyzésünkben olvashatsz.

+1.) Használj kettős opt-in feliratkozási folyamatot!

Korábban – főleg népszerű témák esetében – gyakrabban fordult elő, hogy valakit barátai, ismerősei írattak fel egy hírlevélre. Az illető jobb esetben egyszerűen leiratkozott, sokszor azonban inkább spam-nek jelölte az emailt. Szerencsére nem túl gyakran, de az is előfordulhat ilyen esetben, hogy az illető valamilyen fórumon fel is jelenti az email küldőjét. Ezt a jelenséget tudod elkerülni, ha kettős opt-in feliratkozási folyamatot alkalmazol. Ennek lényege, hogy a feliratkozást követően a feliratkozó (vagy éppenséggel feliratott személy) email címére először egy megerősítést kérő emailt küldesz, és ha az illető nem kattint rá az emailben található “feliratkozás megerősítése” linkre, akkor státusza nem lesz aktív, tehát nem kap több emailt. Így ha valaki nem saját maga iratkozik fel, akkor egyszerűen nincs más teendője, mint hogy figyelmen kívül hagyja a megerősítő emailt, és kész.

Manapság két fontosabb érv is van a kettős optin feliratkozási folyamat mellett:

1. Így könnyebben védhető lesz listakezelési gyakorlatod, ha valaki megvádol, hogy kéretlenül küldesz emailt. Egy ilyen esetben egyszerűen csak bemutatod a “hivatalnak” a folyamatodat, és máris nehéz lesz azt állítani, hogy csak úgy kéretlenül küldtél emailt.
2. Az egyre gyakoribb robot feliratkozások esetén a feliratkozást végző robotok nem szokták elvégezni a feliratkozás megerősítését, így elkerülhető, hogy ezeknek a nem valós feliratkozóknak újra és újra hírlevelet küldj.

A kettős opt-in feliratkozás beállítását ebben a bejegyzésben mutatjuk meg.

Kapcsolódó dokumentumok:

• Segítség listakezelési gyakorlatának felülvizsgálatához
• Miért nem jutnak célba marketing emailjei elég jó arányban, és miért landolnak a promóciók fülön vagy a spam mappában? - Ez a blogbejegyzésünk első sorban az OKOKRÓL beszél, melyeknek megértése elsődleges, ha meg akarod találni a megoldásokat, és meg akarod érteni a tennivalók részleteit.
• A legteljesebb ellenőrzőlista + kézikönyv marketing email-jei célbajuttatásához… - Ez a letölthető PDF dokumentumunk a konkrét megoldásokról beszél, méghozzá 29 lehetséges tennivaló formájában, melyeket Te tudsz megtenni, valamint 11 olyan pontban, amit email küldő szoftverednek készítői / szolgáltatói kell megtegyenek. Ezen utóbbi 11 pont ugyebár nem lesz neked gond, ha SalesAutopilotot használsz.