A SalesAutopilot eCommerce funkciókkal lehetővé válik az automatikus számlázás. A SalesAutopilot több online számlázórendszerrel is összeköthető. Itt a Számlázz.hu rendszerrel való összekötést mutatjuk be. Az integráció néhány egyszerűen lépésből áll.
Automatikus számlázás beállítása Számlázz.hu-val
Az Számlázz.hu-val történő automatikus számlázás beállításának a következő lépései vannak:
- Számlázz.hu fiók létrehozása
- Beállítás a SalesAutopilot megrendelési listánál
- Számla készítése
- Számla kiküldése
Számlázz.hu fiók létrehozása
Először is szüksége van egy Számlázz.hu-s fiókra. A Számlázz.hu nyitólapján kattintson a regisztráció opcióra.
Válassza ki az Önnek megfelelő csomagot, fizetési módot, majd adja meg email címét és jelszavát. Ez utóbbit kell majd a SalesAutopilot-ban is beállítania.
E-számla kiállításához szükséges Számlázz.hu előfizetés. A kapcsolat kiépítése a Számla Agent modulon keresztül történik. Ennek díjszabásáról ide kattintva kap további információkat.
Regisztrációt követően szükség lehet a fiókhoz tartozó Beállítások oldal áttekintésére. Itt lehet megadni a cégadatokat és olyan adatokat (például), hogy a Számlázz.hu által küldött számlaértesítőnek mi legyen a szövege és a tárgya.
A kiállított e-számlák árai és a Számla Agent (kapcsolódás) havidíja utólag, a következő hó első napján terhelődik be a regisztrált Számlázz.hu-s fiókba.
Hogyan tudja kezelni a SalesAutopilot, ha a Számlázz.hu-t több céggel is használom? Ebben az esetben szamlazz.hu rendszerében az adott céghez létre kell hozni egy önálló belépési fiókot, amely csak azt a céget kezeli. Ennek a felhasználónevét és jelszavát kell utána megadni a SalesAutopilot-ban a Számlázz.hu integrációnál.
További fontos részletek a Számlázz.hu fiók beállításait, kezelését illetően
Számlán szereplő előtag megadása: Az automatikus számlázás feltétele a számlán szereplő előtagok beállítása. Ezt a Számlázz.hu kezelőfelületén a bejelentkezés után a Beállítások / Előtagok menüpontjában tudja megtenni, a linken elérhető információk szerint.
A Számlázz.hu rendszere a regisztráció után automatikusan generál egy előtagot. Ezt az automatikusan generált előtagot csak az első számla kibocsátása előtt van lehetősége megváltoztatni. Amennyiben a SalesAutopilot rendszerében a "Számla sorszám előtag" lehetőséget üresen hagyja, ez az automatikusan generált előtag kerül a számlára.
A Számlázz.hu rendszerében további előtagok felvételére is van mód. A SalesAutopilot csak olyan előtaggal tud számlát kiállítani, amely a Számlázz.hu rendszerében is rögzítésre került.
Számlázz.hu-tól érkező értesítő e-mailek: A Számlázz.hu rendszere minden terhelésről e-mail üzenetet küld a felhasználó Számlázz.hu-s fiókjához tartozó e-mail címre. Díjfizetés elmaradás és/vagy Számlázz.hu-s díjcsomag lejárat miatt előfordulhat, hogy a felhasználó SalesAutopilotból indított számlázási kérelme elutasításra kerül. Ekkor a Számlázz.hu-tól kapott válaszban található részletes hibaüzenet, de ennél fontosabb, hogy ilyen esetekben is e-mailt küld a Számlázz.hu rendszere a felhasználó részére.
Beállítás a SalesAutopilot megrendelési listánál
Lépjen be a SalesAutopilot fiókjába! Ha még nem hozott létre megrendelés típusú listát, akkor először hozzon létre egyet. Majd a megrendelési lista képernyőjén kattintson a megrendelés lista Beállítások fülének Integráció opciójára.
Azért e-mail listánként lehet beállítani a Számlázz.hu integrációt, mert így lehetővé válik, hogy több különböző vállalkozását egy SalesAutopilot fiókból kezelje és így a megfelelő cégnévvel ellátott számlát tudja minden esetben kiállítani.
Válassza ki a Számlázz.hu opciót majd a megjelenő ablakban ki tudja választani, hogy API kulccsal, vagy felhasználónév/jelszó párossal azonosítja-e a fiókot. Újabb számlázz.hu fiókok esetén csak az API kulcsos azonosítás lehetséges, ezért érdemes azt választani.
-
API kulcsos azonosítás beállítása Válassza ki a rádiógomb segítségével az API kulcsos aznosítás opciót (1), majd a Számla Agent kulcs mezőbe (2) írja be a számlázz.hu ezen dokumentációja alapján létrehozott a számla agent kulcsot. Emellett alapvetően is érdemes a Számla Agent kulcs megadásával beállítani a számlázz.hu integrációt, ugyanis a számlázz.hu saját Tudásbázis cikkében is ezt a megoldást javasolja.
-
Azonosítás felhasználónév/jelszó párossal Adja meg a Számlázz.hu fiókba belépéshez is használt felhasználónevét és jelszavát!
Ezt követően lejjebb görgetve, szükség esetén, további beállításokat is meg tud tenni.
- Számlaértesítő küldésének beállítása
A Számlázz.hu küldjön számlaértesítőt? opciót akkor jelölje be ha a Számlázz.hu-n keresztül igénybe veszi a OTP Simple szolgáltatást és azt szeretné, hogy a Számlázz.hu küldje a számlaértesítőket. Lehetőség van arra, hogy a Számlázz.hu-n keresztüli számlakifizetés linkjét a SalesAutopilot-tal küldje el a megrendelőnek. Ez a link a "Számla vevő fiók URL" mezőben fog szerepelni a számlakiállítás után. Ez a mező automatikusan létrejön az első számla kiállítása után. Ha ezt elküldi email-ben a megrendelés után, akkor az ügyfelei ki tudják egyenlíteni a számlát OTP Simple-n keresztül. Ha HTML email-ben használja a mezőt linkként, akkor a ///mssys_billing_useraccount formában adja meg a mezőt a link URL-jeként.
Ha szeretné lehetővé tenni, hogy a számla értesítő ne a megrendeléskor használt email címre érkezzen, akkor vegye fel a listára a Számlázási email mssys_billing_email rendszermezőt és helyezze el azt is a megrendelő űrlapon. Ez akkor hasznos plusz funkció, ha egy nagyobb cégnél külön pénzügyes munkatárs kezeli a számlák kifizetését.
- Nullás végösszegű számla kiállítása
Ha szeretné, hogy a nullás végösszegű rendeléseiről is kiállításra kerüljön számla, akkor jelölje be a Nullás végösszegű számla is kerüljön kiállításra opciót.
- Banki adatok megadása
A Bank neve és a Bankszámlaszám lehetőségeknél tudja megadni banki adatait ahhoz, hogy ezek feltüntetésre kerüljenek az automatikusan kiállított számláin. Amennyiben megváltoznak banki adatai elsősorban itt szükséges ezeket módosítania.
Fontos: A banki adatokat a Számlázz.hu rendszerében a Beállítások / Fiók beállításai / Bankszámláim menüpontnál is meg tudja adni. A Számlázz.hu beállításoknál rögzített banki adatokat csak abban az esetben veszi alapul a rendszer, amennyiben a SalesAutopilot integrációnál üresen hagyta a Bank nevét, illetve a Bankszámlaszámot. Tehát ha mindkét rendszerben megadta a banki adatait, akkor a SalesAutopilotban szereplő adatok kerülnek a számlára. A kellemetlenségek elkerülése érdekében javasoljuk, hogy mindkét rendszerben tartsa naprakészen adatait.
Ahhoz, hogy a számlázz.hu céges, illetve vevői fiókban a kiállított díjbekérő és számla automatikusan összekapcsolódjon az szükséges, hogy a 'Salesautopilotos megrendelés azonosító kerüljön rá' a számlára opciót válassza. Ennek hiányában a vevői fiókban a díjbekérő kiegyenlítetlen marad, hiába történt meg a befizetés és a Salesautopilotos beérkeztetés.
- Kétnyelvű számla kiállítása
Ha kétnyelvű számlát szeretne kiállítani, akkor a Számla nyelve legördülőből válassza ki mi legyen a második nyelv. A legördülőben a Számlázz.hu által jelenleg kezelt nyelvek közül választhat.
Ha végzett a fenti beállításokkal a SalesAutopilotban, kattintson a Módosítások mentése gombra. Ettől kezdve a megrendelő űrlap szerkesztésének 1. lépésében be tudja kapcsolni az automatikus számla kiállítást.
Számla készítése
Ahhoz, hogy a SalesAutopilot elkészítse a számlát, a megrendelő űrlapon a számla készítését be kell állítani. A megrendelő űrlap készítéséről és beállításáról a Megrendelő űrlap létrehozása című Tudásbázis bejegyzésünk szól. Webshopok esetén a megrendelős űrlap elkészítése ettől eltérő módon történik meg, ezen az oldalon megtalálja a különböző webshopoknál alkalmazandó beállítások leírását.
A kiállított számlákat a megrendelés áttekintése képernyőn találja, így ellenőrizheti a megrendelőnek kiállított számlát.
Cégek és magánszemélyek felé történő számlázás
Ha cégek és magánszemélyek felé, és/vagy belföldre és külföldre is számláz, akkor az alábbi Tudásbázis videót érdemes megnéznie, amelyben bemutatjuk, hogy hogyan érdemes megépítenie megrendelő űrlapját, hogy minden esetben pontosan azokat az adatokat kérje be, amelyre a számlázónak szüksége van, és gördülékenyen menjen a számlázás.
Az alábbi táblázatban összefoglaltuk a lényeges pontokat, hogy mely esetben milyen adatok kerülnek továbbításra a számlázó felé. Az első oszlopban található a mező neve, az oszlopokban pedig, hogy a számlázási cím típusa és Ország (számlázási) mezők alapján mely eset áll fenn:
| Mező címkéje és neve | Magánszemély | Magyar cég | EU-n belüli, de nem magyar cég | EU-n kívüli cég |
| Cégnév (számlázási) [mssys_bill_company] | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Vezetéknév [mssys_lastname], Keresztnév [mssys_firstname] | ✓ Az itt megadott név fog szerepelni a számlán. | |||
| Adószám [mssys_vat_number] | ✓ | ✓ | ||
| EU adószám [mssys_eu_tax] | ✓ |
A fentieken kívül, ha az Adószám és EU adószám mezők üresek, akkor a számlázó felé elküldésre kerül az információ, hogy magánszemélynek történik a számla kiállítás és az adóalany értéke magánszemélyre kerül beállításra.
E-nyugta létrehozása
A SalesAutopilotban lehetőség van a Szamlazz.hu e-nyugtájának használatára. Ez a funkció nagyon hasznos lehet a magánszemélyeknek értékesítő cégek esetében, hiszen úgy tudnak megfelelni a törvényi előírásoknak, hogy nem szükséges még a vevő nevét - címét sem bekérni, elég az e-mail címet. Így, ahol nincsen fizikai termék kiszállítás, például rendezvény vagy infotermék esetén, ott sokkal kevesebb adatot kell bekérni, ami növelheti a konverziós arányt.
Milyen esetekben lehet a vevőknek e-nyugtát adni? (Kérjük, kérdezze meg könyvelőjét a jelenleg aktuális szabályozásról.) Nyugtát
- csak magyar nyelven,
- csak forint alapon,
- csak bizonyos összeghatárig,
- csak készpénzzel, vagy készpénzt helyettesítő eszközzel (tehát bankkártyával) történő a fizetés estén
- és ha a vevő nem kér számlát, lehet kiállítani.
A nyugta és a számla között az egyetlen lényeges különbség az, hogy a vevő nevét és címét rá kell írni a számlára, a nyugtára pedig nem kell. Hogyan kell beállítani, illetve hogyan jelenik meg a nyugta a megrendelőnél? A megrendelő űrlap varázslójának első oldalán van lehetőség a számla típusánál kiválasztani az e-nyugtát. A beállítás során figyelni kell arra, hogy olyan szállítási módot kell kiválasztani, amelyben csak készpénzes vagy bankkártyás fizetési mód van. A számla sorszám előtagjának olyan előtagot kell megadni, ami még nem létezik a szamlazz.hu fiókban, továbbá csak nagybetűt és számot tartalmazhat. A PDF formátumú nyugta linkjét a Végszámla linkje mezőbe menti el a SalesAutopilot, lehetőség van ezt a linket a levélbe beszúrni, erről ebben a Tudásbázis bejegyzésben talál információt . További részleteket talál a Szamlazz.hu e-nyugtáról szóló bejegyzésében.
Fontos: e-nyugta esetén kizárólag az email címet kérje be a megrendelő űrlapon keresztül.
Számla kiküldése
A megrendelés köszönő levélbe beillesztheti a számlára mutató hivatkozást, így a megrendelő azonnal készhez kapja a számlát PDF formátumban. A Számla vagy díjbekérő kiküldése emailben Tudásbázis bejegyzés tartalmazz a a számla kiküldésének lehetőségeit.
További funkciók
Főkönyvi számok átadása
Ha a termékeknél illetve a Szállítási módnál megadott Árbevétel illetve ÁFA főkönyvi számot, akkor az is átadásra kerül a Számlázz.hu-nak. Ez segít a könyvelőnek az adminisztráció egyszerűsítésében.
Vevő főkönyvi szám átadása
Amennyiben szeretné a vevő főkönyvi számot megjeleníteni a számlán, a megrendelés lista mezői közé vegyen fel egy rövid szövegbeviteli mezőt, melynek Mező neve legyen mssys_vevofokonyv.
Megrendeléskor az ebbe a mezőbe elmentett érték rákerül a számlára mint az adott vevőhöz tartozó vevő főkönyvi szám. A mezőt elhelyezheti egy megrendelő űrlapon rejtett mezőként. A rejtett mezőnek vagy az űrlap szerkesztésekor ad meg értéket vagy egyedileg például Javascript-tel a rendelt termékek alapján.
Számla vagy e-nyugta sztornózása művelettel
A számla vagy e-nyugta sztornózása űrlap művelet formájában elérhető azokon a megrendelés listákon, amelyek a szamlazz.hu rendszerével vannak integrálva. Erről a Számla sztornózása művelettel bejegyzésben írunk részletesen.
Automatikus érkeztetés és számlakiállítás lépései a MagnetBank Autokassza szolgáltatással
A MagnetBank és a Számlázz.hu közös autokassza szolgáltatásának köszönhetően lehetővé válik, hogy az utalásos érkeztetést igénylő online értékesítési folyamatai is teljes mértékben érintés nélkül megtörténjenek, hiszen az autokassza mentesíti Önt a kibocsátott számlák és a bankszámlaforgalom figyelésével járó, rengeteg időt és energiát felemésztő feladatok alól. Tehát van lehetősége automatizálni a díjbekérő kifizetése utáni végszámla kiállítást és ennek a végszámlának a bekerülését a SalesAutopilot fiókba az autokassza funkcióval. A szolgáltatás külső beállításáról részletes útmutatót talál ezen a linken.
A Számlázz.hu értesíteni tudja a SalesAutopilot-ot az OTP Simple-n és a MagnetBankon keresztüli számla kiegyenlítésekről . Ehhez az IPN beállítások résznél lévő IPN üzenet URL címet állítsa a Számlázz.hu fiókjában. Jelentkezzen be a Számlázz.hu rendszerébe, kattintson a felső menü Beállítások / Fiók beállításai menüpontra. A megjelenő ablakban kattintson a 4. Számla pontra felül. Az IPN üzenet adatai beviteli mezőbe másolja ki a IPN üzenet URL cím szövegét a SalesAutopilot-ból. Ha beállította, kattintson a Folytatom gombra és menjen végig a beállítás varázslón. Amennyiben szeretné, hogy a Számlázz.hu-n keresztüli beérkeztetéskor egy űrlap is végrehajtódjon (adatmódosítás nem történik, de az űrlaphoz kapcsolt műveletek illetve adatmódosításkori időzítések végrehajtásra kerülnek), akkor válassza ki a IPN érkezésekor végrehajtandó adatmódosító űrlap legördülőből a megfelelő adatmódosító űrlapot.
FONTOS: Ahhoz, hogy az érkeztetés működőképes legyen
- A Számlázz.hu integráció képernyőn a Megrendelés szám a számlán legördülő mezőben mindenképpen válassza a SalesAutopilot-os megrendelés azonosító kerüljön rá opciót. Enélkül a beállítás nélkül a SalesAutopilot nem fogja tudni azonosítani, hogy melyik megrendelés került kifizetésre.
- A Számlázz.hu akkor tekint egy díjbekérőt kifizetettnek, ha az összeg pontosan érkezik, és a közleményben kizárólag a díjbekérő száma szerepel, pontosan.
Az automatikus érkeztetés és számlakiállítás lépései
- Miután az Ön MagnetBank számlájára megérkezik a befizetett összeg, a MagnetBank a befizetés tényét jelzi a Számlázz.hu-nak.
- Amennyiben a számlázz.hu-ban be van kapcsolva a díjbekérőből való automatikus számlázás opció (ez az alapértelmezett beállítás), a számlázz.hu automatikusan kiállítja a végszámlát a díjbekérő alapján. Fontos tudni, hogy ebben az esetben a számla számlatömbje az alapértelmezett számlatömb lesz. Amennyiben az opció nincs bekapcsolva, nem történik számlakiállítás ezen a ponton.
- A számlázz.hu értesítést (IPN) küld a SalesAutopilotnak a befizetésről, amely számlakiállítás esetén a számla adatait is tartalmazza.
- Amennyiben volt számlakiállítás, a számla a adatai mentésre kerülnek a megrendelés adatai közé.
- A megrendelés állapota fizetettre változik.
- Meghívásra kerül a beállított adatmódosító űrlap. Amennyiben a számla kiállítás nem a számlázz.hu-ban történik, Önnek kell a számla kiállításáról gondoskodni az adatmódosító űrlapon. Ez mindössze annyit jelent, hogy a szokásos módon állítsa be a számlázási információkat az űrlapon. A státuszt és a kifizetés dátumát itt Önnek nem kell beállítania, ezek a beállítások automatikusan megtörténnek. Ebben az esetben lehetősége van a megfelelő számlatömb beállítására is.
Visszatérítéskor megjelenő adatok
Előfordulhat, hogy a megrendelés összegét teljes egészében vagy részben vissza kell térítenie vevőjének. Ebben az esetben a Magnet Banknál végrehajtott visszatérítés (refund) esetén a Számlázz.hu által küldött IPN üzenet hatására a 'megrendelés állapota' mező [mssys_order_status] 'visszatérítés' lesz. A megrendelés állapota visszafizetett lesz függetlenül a visszatérítés összegétől, vagyis ha a visszafizetett összeg kevesebb, mint a megrendeléskori vételár, akkor is megváltozik a megrendelés állapota. Ezzel könnyen nyomon tudja követni, hogy a megrendelésnél történt-e visszafizetés.
Hozzászólások
0 hozzászólás
A cikkhez nem írhatók újabb hozzászólások.