DM levél és nyomtatvány készítése SalesAutopilottal

A DM levél / nyomtatvány készítés funkció segítségével eredményesebbé és hatékonyabbá tudja tenni cége marketing és értékesítési folyamatait, valamint rendezvények lebonyolításához kaphat látványos segítséget. A felhasználás területeihez adunk néhány tippet, de a felhasználók más esetekben is kreatívan használhatják a funkciót.

• DM leveleket küldhet olvasói, ügyfelei számára személyre szabott módon.
• Csomagkísérő leveleket készíthet megrendelései mellé.
• Kinyomtathatja a levelek és csomagok kísérő nyomtatványait, mint pl. ajánlott blanketta, tértivevényes blanketta, stb.
• Előre nyomtatott kuponjainak, voucher-eiknek megszemélyesítését egyszerűen meg tudja valósítani (pl. nyomdában szép, színes formátumban kinyomtatják, csak a nevet hagyják ki, melyet a SalesAutopilot ezen funkciójával szabnak személyre).
• Születésnapi, névnapi időzítés segítségével üdvözlőkártyát tud küldeni ügyfeleinek, partnereinek.
• Egy tanfolyam vagy verseny részvételt igazoló, személyre szabott oklevelet tud elektronikus formában (PDF formátumban) elküldeni a résztvevőknek, vagy a helyszínen azonnal kinyomtatni.

A funkció áttekintése

A DM levél / nyomtatvány funkció hasonló az e-mail és SMS küldés funkcióhoz, ugyanis a szerkesztés és az időzítés folyamata megegyezik, de az "elküldés" egy pdf fájl létrehozása lesz:

• A DM levél / nyomtatvány létrehozás ugyanúgy a bal menüből érhető el, mint az e-mail létrehozás.
• A címzettek listája ugyanaz az e-mail lista, amit e-mail-jei és SMS-ei küldéséhez használ.
• Ugyanúgy el lehet készíteni a SalesAutopilot beépített szövegszerkesztőjével.
• Ugyanúgy létre tud hozni levélsablont hozzá, az "Új levélsablon létrehozása" funkció használatakor a DM HTML típust választva.
• Ugyanúgy lehet abszolút, relatív, feliratkozáskori és adatmódosításkori időzítést hozzárendelni, mint egy e-mail-hez.
• A végeredmény tesztelésére rendelkezésre áll a Próba küldés funkcióhoz hasonló Próba nyomtatás funkció.

A hasonlóságok mellett természetesen vannak kisebb és nagyobb különbségek is, ezek közül a legfontosabb, hogy az időzítéssel nem kerül automatikusan kiküldésre a nyomtatvány a lista feliratkozóinak:

• A végeredményt a rendszer nem elküldi, hanem listázza a kinyomtatható dokumentumok listáját.
• A létrehozott nyomtatványt el tudja menteni minden feliratkozójához egy külön mezőben, pdf fájlként. A fájlt mezőkód segítségével ki tudja küldeni levélben.
• Ha milliméter pontosságú (vagy pontosabb) formázásra van szüksége, nem a beépített szövegszerkesztőt kell használnia, hanem a nyomdai előkészítésben elterjedt XSL-FO formátumot.

DM levél / nyomtatvány elkészítésének folyamata

1.) Levél elkészítése a beépített szövegszerkesztővel

Első lépésként kattintson a bal oldali menüben az Új DM levél / nyomtatvány létrehozása menüpontra (1) az Önnek megfelelő levélmappában. A megjelenő oldalon adjon egy olyan nevet a levélnek (2), amely név alapján a menüben később is rá fog tudni jönni, hogy melyik levélről van szó. Válassza ki, hogy melyik levélmappába (3) kerüljön bele a levél.

Majd a Milyen forrásból kívánja létrehozni a DM levelet / nyomtatványt? kérdésnél válassza ki a "HTML forráskódból" opciót. (4) Ha korábban hozott létre HTML DM levélsablont, akkor kiválaszthatja, hogy egy meglévő sablonból készíti el a DM levelet. (5) Ha mindezzel elkészült, a képernyő jobb alsó sarkában nyomja meg a Tovább gombot (6).

A megjelenő képernyőn - ha magától nem jelenne meg -, a HTML szerkesztő bekapcsolása linkre (1) klikkelve megjelenik a szövegszerkesztő, melynek segítségével el tudja készíteni aktuális levelét, nyomtatványát. Amennyiben szükséges, a lenti ábrán látható [...] ikon (2) segítségével ugyanúgy el tudja végezni a levél megszemélyesítését is, ahogy ezt e-mail-jeivel is meg tudja tenni.

Ha elkészült, a Tovább gombbal tudja elmenteni, amit készített.

2.) Levél időzítése

Az időzítés kiválasztása

A levél időzítését ugyanúgy tudja elkészíteni, ahogy e-mail-jei vagy SMS-ei időzítését.

A levél áttekintő képernyőjén kattintson az "Új időzítés létrehozása" gombra az időzítés varázslóba való belépéshez. (Amennyiben elnavigált erről a képernyőről, a menüben a levél nevére kattintva bármikor vissza tud térni erre a képernyőre.)

A lent látható képernyőn adjon egy olyan nevet az időzítésnek (1) , mely név alapján később is fogja tudni, hogy kiknek, mikor, milyen szűréssel küldte a levelet, válassza ki azt az e-mail listát (2), majd hogy a listán belül mely szegmensnek (3) kívánja létrehozni a nyomtatványt. A szegmens választási lehetőség a lista kiválasztása után jelenik meg.
Ha ezekkel elkészült, akkor tudja kiválasztani, hogy milyen típusú időzítést szeretne használni (4). A használható időzítés típusokról ezen az oldalon olvashat bővebben.

Az időpont beállítása

Abszolút és relatív időzítés esetén a következő képernyőn tudja megadni, hogy pontosan mikor is szeretné létrehozni a nyomtatványt.

Ezt a képernyőt fogja látni, ha abszolút időzítést kíván beállítani...

...és ezt, ha relatív időzítést használ:

A kimenet kiválasztása

A DM levél kimenete opciói közül válassza az Önnek megfelelőt:

• Nyomtatási sorba: ezzel előkészíti, hogy a nyomtatványokat papírra nyomtassa.
• Email lista egy mezőjébe: akkor válassza ezt az opciót, ha az időzítésben szereplő feliratkozókhoz hozzá akarja rendelni a létrehozott nyomtatványokat (pdf formátumban), amelyeket azután email-ben ki is küldhet részükre.
• Eszerződés: erről a lehetőségről bővebb információkat ebben a Tudásbázis cikkben talál. 
• Hibridlevél: ezt az opciót akkor válassza, ha leveleinek és nyomtatványainak teljes körű célba juttatásához a Hibridlevél szolgáltatás integrációját választotta. Erről bővebben ebben a bejegyzésünkben írunk.

A beállítások folytatásához nyomja meg a Tovább gombot.

Az időzítés speciális beállításai

A varázsló utolsó képernyőjén az időzítés típusától függően egy vagy két további opciót kell beállítania.

Az Újbóli nyomtatás engedélyezett opciót akkor kell átállítania az alapértelmezett "Nem" állásból az "Igen" állásba, ha elképzelhető olyan helyzet, hogy egyazon feliratkozó - ugyanazzal vagy egy másik időzítéssel - ismét meg kell kapja ugyanazt a levelet, nyomtatványt. (Ez a helyzet igen ritka, és ha nem tud kifejezetten róla, hogy ez előfordulhat, akkor valószínűleg soha nem fog előfordulni.)

A Minden azonos e-mail címre elküldje opció alapértelmezett állástól eltérő "Igen" állása arra a helyzetre való, amikor egy feliratkozó ugyanazon e-mail címmel akár többször is előfordulhat az adott listában, és azt szeretné, hogyha az időzítés szerint többször is el kell küldeni a levelet ugyanazon személynek, akkor ez ne legyen kiszűrve, azaz annyiszor kapja meg a levelet, ahányszor a listában szerepel.

A Csak és kizárólag félbehagyott kettős optin feliratkozóknak küldi? opció beállításával lehetősége van, kizárólag olyan feliratkozók számára levelet küldeni, akik kettős opt-in módon iratkoztak fel, és emellett még nem erősítették meg jelentkezésüket!

Az időzítés elmentéséhez az utolsó képernyőn található Tovább gombra kell rákattintania.

3.) Próba nyomtatás

Azután, hogy elkészítette levelét, majd beállította hozzá a megfelelő időzítés(eke)t, célszerű megvizsgálni, hogy nyomtatáskor tényleg úgy fog-e kinézni a levél, ahogy azt Ön szerette volna. Erre szolgál a Próba nyomtatás funkció.

A próba nyomtatás az alábbi ábrán látható sárga gomb megnyomásával kezdeményezhető.

A próba nyomtatás következő képernyője az e-mail próba küldés funkcióval azonos módon működik. A próba nyomtatás eredménye egy pdf fájl lesz. Ennek megtekintéséhez a Nyomtatás funkciót használja.

Nyomtatás

A nyomtatás a bal oldali menü "DM levelek nyomtatása" menüpontban érhető el.

Válassza ki a nyomtatandó DM leveleket, majd kattintson a Nyomtatás linkre. Ezzel létrejön egy pdf fájl, amely egyben tartalmazza az összes DM levelet.

A felugró kis alakú dobozból közvetlenül meg tudja nyitni a pdf fájlt, amely a kinyomtatott DM leveleket / nyomtatványokat tartalmazza. Ezt fogja tudni nyomtatójára küldeni.

A Kinyomtatott DM levelek fülön (1) is megtalálja az előbb nyomtatott fájlt. Azt itt is le tudja tölteni (2), archiválhatja (3), vagy törölheti (4).

 

DM levél elmentése feliratkozóhoz

A DM levél esetében lehetőség van arra, hogy a PDF fájlt ne csak kinyomtatni tudja a DM levelek nyomtatás oldalon, hanem az időzítésben szereplő feliratkozókhoz hozzá tudja rendelni az egyes, rájuk vonatkozó PDF fájlokat, amelyeket azután email-ben kiküldhet részükre. Ez a megoldás alkalmazható akkor, ha például egy tanfolyam részvételét igazoló, személyre szabott oklevelet szeretne nekik elektronikus formában (PDF formátumban) elküldeni.

Előkészítés

A DM levél időzítése által előállított PDF fájlt egy Fájl típusú mezőbe tudja elmenteni a SalesAutopilot. Tehát az email listában szerepelnie kell legalább egy, ilyen típusú mezőnek. Ha nincs, akkor a listánál a Beállítások / Lista szerkesztése oldalon hozzon létre egyet.

Beállítás

Azt, hogy egy DM levél kimenete (a PDF fájl) a feliratkozó egy adott fájl típusú mezőjébe kerüljön elmentésre, a DM levélhez tartozó időzítés beállításának 2. lépésében tudja megtenni. Válassza az Email lista egy mezőjébe opciót, majd a megjelenő legördülőből azt a fájl típusú mezőt amelyikbe szeretné a PDF-et elmenteni.

A PDF fájlra a mezőkódjával hivatkozhat ezután bármely levélben vagy akár köszönőoldalon.