A központi listás rendszer használatának elmélete és gyakorlata

Ez egy újabb tudásbázis bejegyzésünk Csepregi Balázs "tollából", ezért a tegeződés.

Mire való a központi listás rendszer?

Ha weboldaladon több feliratkozási lehetőség van (vagy szeretnéd, hogy legyen), vagy – kicsit precízebben megfogalmazva – több, egymástól független, de mégis egymáshoz kapcsolódó kommunikációs- és/vagy értékesítési folyamatot használsz (tervezel hasznáni), akkor a Központi listás rendszer, avagy "Félautomata Káosz Mentesítő" hatalmas segítség lesz ezen rendszer megvalósításában.

Az ilyen esetekben a legnagyobb kihívás, hogy hogyan kezeled intelligensen azt, hogy egyik-másik feliratkozód egyik vagy másik listára iratkozott fel, és közben vannak, akik akár többre is.

A kérdés, amit így vagy úgy kénytelen leszel megoldani:

1. Hogyan tudod megkímélni feliratkozódat attól, hogy olyan feliratkozási vagy vásárlási lehetőséget promótálj feléjük (emailben), amelyekre már regisztráltak, tehát amelyek nem relevánsak számukra, ÉS eközben hogyan biztosítod, hogy senkit ne hagyj ki semmiből.

2. Hogyan tudod promótálni az egyik-másik listádra feliratkozott feliratkozók számára azon feliratkozási lehetőségeket, amelyekre még nincsenek feliratkozva?

3. Hogyan tudod megoldani, hogy aki több különböző hírlevelére feliratkozott, az is csak egyszer kapja meg az olyan hírleveleket, amelyeket minden feliratkozó számára el szeretnél küldeni.

4. Hogyan tudod biztosítani a leiratkozások kezelésének egyszerűségét, átláthatóságát és hibamentességét, amennyiben több listán is szerepel egy adott feliratkozó? 

A SalesAutopilot 2.0 Központi Listás rendszer célja, hogy a fenti kihívásokat olyan kifinomult módon oldja meg, hogy közben hosszú éveken keresztül áttekinthetően tudd tartani SalesAutopilot fiókodat, azon belül is az egymáshoz kapcsolódó automatizmusokat, vagy más néven kommunikációs folyamatokat.

Egy kis "történelem": A fenti probléma megoldását korábban a műveletek segítségével kellett nagy odafigyeléssel, aprólékos munkával összeállítani (mely módszert az egész napos Rendszerépítés Tréningen tanítottuk), de ezen új fejlesztésünk pár kattintásra redukálja a korábbi munkaigényes folyamatot.

A rendszer egyszerű beállíthatóságának ellenére a használatnak van egy jól bevált protokollja, melytől való eltérés logikátlanságokat, kellemetlenségeket, egyes esetekben pedig komoly problémákat okozhat. Kérlek ezért, mielőtt elkezded használni a központi listás rendszert, figyelmesen tanulmányozd át az alábbiakat!

Milyen esetben használd a központi listás rendszert?

Ha legalább két olyan listád van, amire egymástól függetlenül fel lehet iratkozni. Úgy is mondhatnánk, ha legalább két olyan adatkezelésed van, amelyeknél az adatkezelés jogalapja hozzájárulás. Ha csak egy hírlevél feliratkozási lehetőséged van, akkor még csak előrelátásból se használd a központi listás rendszert. Majd amikor létrehozod második hírlevél feliratkozási lehetőségedet, akkor ráérsz bekapcsolni a központi listás rendszert.

Mielőtt hozzálátnál: Így fog működni a rendszer

Most, hogy a fenti információk alapján biztos vagy abban, hogy neked találtuk ki a központi listás rendszert, érdemes tovább mélyíteni a tudásod. Az alábbi videóban a központi listás rendszer elméleti alapjait fogod megismerni. A videó megnézését követően teljesen kitisztulnak számodra az alábbiak:

• Mi a központi listás rendszer célja?
• Mi nem célja?
• Mire való?
• Mire nem való?
• Hogyan működik?

Az elméleti alapok összefoglalva írásban is

A videóban található elméleti alapokat az alábbiakban megtalálod leírva is, hogy a mélyebb tanulmányozás során még könnyebben át tudd tekinteni a lényeget.

A példa kedvéért feltételezzük, hogy két hírlevél listád van, és ezekre egymástól függetlenül fel lehet iratkozni. A példában a központi listás rendszer így fog működni a számodra

(1) Lesz két hírlevél listád, ezek lesznek az al-listák. (Lehet akármennyi hírlevél listád, a példában kettőről lesz szó.) A listák létrehozásának módjában nem történt változtatás, ezeket ugyanúgy tudod létrehozni, mint bármikor korábban. 

(2) A két al-listára fognak feliratkozni érdeklődőid. Az ehhez szükséges feliratkozó űrlapokat is ugyanúgy tudod létrehozni, mint eddig. Ha akarod használhatod a vizuális automatizmus építőt is, vagy a klasszikus kezelőfelületet - mindkettővel tökéletesen fog működni a központi listás rendszer.

(3) Lesz egy központi listád, melybe mindkét hírlevél lista feliratkozói automatikusan be fognak kerülni. Ehhez mindössze annyi dolgod lesz, hogy kijelölöd, hogy melyik lista a központi lista, az al-listáknál meg csak meg kell jelölnöd, hogy az adott lista a központi listához tartozik. A központi listába az összekapcsolás előtt érkezett feliratkozók is be fognak kerülni a hírlevél listából.

(4) A központi listára nem fognak tudni feliratkozni közvetlenül feliratkozók, ez ebből a szempontból csak egy úgynevezett technikai lista. Ebből kifolyólag a központi lista esetén nem értelmezhető a feliratkozó űrlap létrehozása. Ennek többek között azért van nagy jelentősége, mert a központi listában egy email cím csak egyszer szerepelhet.

Amikor valaki először iratkozik fel nálad – az egyik al-listádra –, akkor be fog kerülni a központi listába, és megjelöljük, melyik al-listára iratkozott fel. Amikor valaki már a második al-listádra iratkozik fel, akkor mivel a központi listában már benne van, csak megjelöljük, hogy erre az al-listára is feliratkozott. Ez a struktúra GDPR szempontból is előnyös lesz számodra, ugyanis segít átgondolni, majd elkülönülten - és ezzel együtt szabályosan-, valamint dokumentáltan végezni az adatkezeléseidet. 

(5) A központi listában minden al-listával kapcsolatban (automatikusan) szerepelni fognak a következő mezők (oszlopok):

• feliratkozás dátuma
• feliratkozó státusza
• leiratkozás dátuma

Az al-listák feliratkozó státusz mezőjében 5 státusz fordulhat elő:

• aktív
• leiratkozott
• nem iratkozott még fel
• hibás email cím miatt inaktív
• meg nem erősített kettős opt-in

Aktív feliratkozók esetén a leiratkozás dátuma mezőben 0000.00.00 szerepel, az esetleges leiratkozást követően pedig automatikusan frissül az adott napi dátummal ez a mező. 

(6) Az ún. relatív email sorozatokat (feliratkozás után x nappal küldendő emailek) a hírlevél listákra, vagyis az al-listákra fogod küldeni.

(7) Az eseti, tehát konkrét időpontban kiküldendő, ún. abszolút időzítésű emaileket a központi listára fogod küldeni, méghozzá aszerint szegmentálva, hogy melyik al-listás feliratkozással kapcsolatban szeretnél emailt küldeni. Az ilyen emaileket csak és kizárólag szegmentálással szabad kiküldeni, még akkor is, ha olyan emailt szeretnél küldeni, amit minden hírlevél lista feliratkozóinak meg kell kapniuk.

A szegmentálással való email küldésnek azért is nagy a jelentősége, amikor a központi listára küldesz emailt, mert a leiratkozottakat az al-listákra vonatkozó státuszok szerint tudod kizárni a küldésből. Erre neked szükséges odafigyelned! Ez talán a legszokatlanabb a nem központi listás működéshez képest. 

Akkor is szegmentáltan küldj, ha minden feliratkozódnak küldesz emailt! A gyakorlatban ezt úgy tudod megvalósítani, hogy az adott email feltételében az egyik és másik feliratkozás státusz mezőjét is beállítod, és VAGY opcióval kötöd őket össze. (Konkrét példát a 3. videó alatt fogsz találni képes formában.)

Továbbá ha olyan al-listát kötsz be, amelyre többször is fel lehet iratkozni (pl. ajánlatkérés lista vagy megrendelés lista), akkor leiratkozás esetén az adott feliratkozó összes előfordulása leíratásra kerül, tehát a relatív emailek is leállnak (akkor is ha pl. tegnap rendelt és be van állítva egy 5 részes napi gyakoriságú sorozat). Viszont ha újból rendel valaki, akkor a nagy listában újból aktív lesz. Erre fontos számítani neked is, továbbá a megrendelőknek is érdemes felhívni rá a figyelmét.

(8) Akár al-listára küldesz relatív időzítésű emailt, vagy központi listára egy abszolút időzítésűt, a leiratkozás link ugyanazt a központi leiratkozás ablakot nyitja meg, ahol a feliratkozók tetszőlegesen kiválaszthatják, hogy mely listá(k)ról szeretnének leiratkozni. 
Csak hogy ne kelljen törnöd a fejed, hogy vajon az hogy nézhet ki, íme:

(9) Csak az al-listákról lehet leiratkozni, hiszen csak azokra lehet feliratkozni is. A központi listában a feliratkozó állapota mindig aktív marad.

(10) Az ezen a leiratkozás ablakon történő leiratkozás leíratja az adott feliratkozókat az adott al-listáról...

(11) ...valamint jelöli a központi listában, hogy az adott al-listáról leiratkozott a feliratkozó (státuszt leiratkozottra állítja, és leiratkozás dátumát beírja). Ez az oka annak, hogy a 7. pontban azt írtuk, hogy csak szegmentáltan szabad emailt küldeni a központi listára.

(12) A megrendelés listákat csak akkor szükséges bevonni al-listának, ha a megrendelések kapcsán is szeretnél küldeni eseti, abszolút időzítésű hírleveleket. Úgy is mondhatnánk, hogy ha a megrendelők számára külön feliratkoztatás, külön hozzájárulás nélkül is küldesz hírlevelet.

Ezekbe nem tartoznak bele a relatív időzítéssel küldött vásárlás utánkövető emailek. Ezek miatt nem szükséges a központi listába bekötni a rendelés listákat, viszont leiratkozás linket ezekbe az emailekbe is érdemes rakni. Ezen leiratkozás csak az adott rendeléssel kapcsolatos sorozatról fogja leiratni a vásárlót.  

Ha viszont a megrendelőket is megkérded, hogy (külön űrlapon, vagy a megrendelési űrlapon, de művelettel feliratva a hírlevél listára) iratkozzanak fel hírlevélre, és csak a hírlevél feliratkozóknak küldesz hírlevelet, akkor a hírlevél lista kapcsán már úgyis be fognak kerülni a központi listába azok, akiknek kell hírlevelet küldeni. Ettől függetlenül – amennyiben jogászoddal abban maradtatok, hogy küldhetsz a megrendelőknek emlékeztetőket, vagy a megrendelésükkel kapcsolatos tartalmakat – relatív időzítésű emailt akkor is fogsz tudni küldeni a megrendelés listákra, ha a megrendelés listákat nem kötöd be a központi listás rendszerbe.

Ha pedig azon hírlevél feliratkozóidnak szeretnél vagy nem szeretnél hírlevelet küldeni, akik egy terméket megvettek vagy nem vettek meg, azt mindenképpen meg tudod csinálni termék feltételek alkalmazásával, akkor is, ha a megrendelések nincsenek bekötve a központi listás rendszrebe. A termék feltételek ugyanis bármely listában működnek, nem csak abban, amelyikben a megrendelések vannak.

Kiegészítés a (12)-es ponthoz: Felmerülhet a kérdés, hogy ha egy megrendelés listát al-listaként bevonsz a központi listás rendszerbe, akkor ezzel azt "kockáztatod", hogy az illető leiratkozik azon megrendelés utáni emailekről, amelyekben esetlegesen meg nem történt fizetésre emlékezteted, vagy ha bankkártyás kiegyenlítés linket szeretnél neki emailben küldeni. Egy pár gondolat a felvetés mérlegeléséhez:

• Amennyiben a megrendelés listára beállítasz relatív időzítési emaileket (pl. fizetési emlékeztetőket, mert átutalásos fizetési módot is alkalmazol), akkor a központi listára való hírlevél küldésnél célszerű a megrendelés lista feliratkozóinak úgy beállítani a szegmensüket, hogy csak azután kapjanak hírlevelet, hogy már vége van ennek a relatív email sorozatnak. Egy hasonló beállítást látsz az alábbi két képen (sárgával kiemelve):
  
  Íme a szegmens beállítva:
  
  
  És a szükséges beállítás egészen pontosan:
  
• Amennyiben a megrendelés listára "tartalmat" is küldesz feliratkozást követően, ebben szükséges, hogy legyen leiratkozás link. Ha erről le szeretne iratkozni egy olvasó, akkor ezt lehetővé kell tenni számára, és őszintén szólva nincs is ezzel semmi gond, hiszen akár meg is gondolhatta magát.
• Amennyiben mindenképpen meg szeretnéd oldani, hogy egy megrendelést követően "lehetetlen" legyen leiratkozni a fizetési emlékeztetőről – nem vagyok benne biztos, hogy jogi szempontból ez jó megközelítés, kérlek kérd ki jogászod, adatvédelmi szakértőd véleményét –, akkor erre érdemes létrehozni egy olyan "technikai" listát, amire minden megrendelő feliratódik rendeléskor, és amely listára csak a rendeléssel kapcsolatos NEM tartalmi, hanem pénzügyi emlékeztető emailek kerülnek elküldésre. Ez a megoldás azonban már túlmutat a központi listás rendszer keretein, ennek részleteit neked szükséges beállítanod a műveletek segítségével. 

(+1) CRM nézőpont: Ha a központi listádat CRM listaként kezeled, tehát mindenkit (megrendelőket, ügyféljelölteket stb.) rögzítesz a központi listádban (pl. abban az esetben is ide kerül az illető, ha egy személyes találkozón kaptad meg az adatait), akkor még nagyobb jelentőséggel bír, hogy ezeket a emaileket szegmentálva küld ki, a 7. pontban leírtak szerint. Az ezzel kapcsolatos adatkezelési vonatkozásokat mindenképp egyeztesd jogászoddal!

Központi listás rendszer létrehozása

Az alábbi videóban azt mutatom be, hogy hogyan néz ki a gyakorlatban a központi listás rendszerben a központi listák és az al-listák létrehozása és összekapcsolása, majd azt is láthatod, hogy miként jelennek meg a listákban a feliratkozók különböző típusú feliratkozásai (normál és kettős op-in feliratkozás) esetén. 

Néhány fontos gondolat a videóból:

1. Csak abban az esetben használd a központi listás rendszert, amennyiben van legalább két kommunikációs folyamatod, lead-magneted. 
2. Hozz létre egy listát központi lista céllal.
3. Kapcsold be, hogy központi lista legyen.
4. Hozd létre az al-listákat. 
5. Jelöld be az al-listáknál, hogy a központi listához kapcsolódjanak. 
   +1. Szegmentáltan küldd ki az összes emailt.

Mit gondolj át, ha meglévő rendszeredet szeretnéd "átállítani"?

Amennyiben meglévő rendszeredet szeretnéd áthozni a központi listás rendszerbe, először azt szükséges felmérned, hogy mennyire hozhatóak szinkronba jelenlegi rendszered működési alapelvei (ezeket lehet, hogy te alkottad meg, de az is lehet, hogy tőlünk tanultad a rendszerépítés tréningen) a központi listás rendszer általunk megfogalmazott működési elveivel.

Ha pl. eddig is használtad ún. nagy lista-kis listás módszertant a Rendszerépítés tréningen tanítottak szerint, tehát volt egy nagy listád, amelybe az összes kis listádra feliratkozót művelettel írattad fel, akkor nyugodtan bekapcsolhatod a központi listás rendszert, bár néhány átállításra így is szükséged lesz. Hogy mik ezek, azt azután fogod tudni átlátni, hogy az ezen az oldalon található teljes anyagot áttanulmányoztad.

Ami magától értetődő, hogy a korábbi nagy listád lesz a központi listád, a korábbi kis listáid pedig az al-listák.

Arra kell majd odafigyelned, hogy nem a korábban használt, általad létrehozott műveletekkel jelölt mezők alapján kell szegmentálnod email küldéskor, hanem az újonnan létrejött központi listás mezők alapján. A másik fontos részlet, amit finomítani kell majd, a leiratkozás kezelése, amit az oldal későbbi részében tárgyalunk.

Amennyiben olyan listát kapcsolsz a központi listához, melyben már szerepelnek feliratkozók, a beállítás után a meglévő feliratkozóid automatikusan bekerülnek a központi listába is. Ez a művelet a megszokottól több időt is igénybe vehet.

Email küldés központi listás rendszer használata esetén

Ebben a videóban a központi lista használata esetén létrehozott emailekkel kapcsolatos beállításokat mutatom be a vizuális automatizmus építő, ill. a klasszikus kezelőfelületet használatával. Megismered a relatív email sorozatok, ill. az eseti, tehát konkrét időpontban kiküldendő, ún. abszolút időzítésű emailek kiküldésének módját.

Hogyan küldesz emailt "mindenkinek is"?

A videóban nem volt szó róla, hogy pontosan hogyan állítod be, ha mindenkinek, azaz azoknak szeretnél emailt küldeni, akik bármely feliratkozási lehetőségeden feliratkoztak. A videóban látható példát továbbfűzve íme a szükséges beállítás.

Sárga sorkihúzóval jelöltem a beállítás szempontjából leglényegesebb momentumokat:

(Ha több listád van, a feltételt ugyanígy kell beállítani, csak éppen több sort fog igényelni. A VAGY opciót az utolsó sor kivételével mindenhol ki kell választani. Az utolsó sorban azért nem, mert az utolsó lista után már nem kell VAGY művelet.)

Leiratkozási folyamat működése központi listás rendszer használata esetén

A következő videó a leiratkozási folyamat gyakorlati megértését segíti.

Egykattintásos leiratkozás az összes listáról

A fenti videóban bemutatott beállítás esetén a kiküldött emailbe elhelyezett leiratkozás linkre kattinva az alábbi képernyő fog megjelenni a feliratkozóknak, ahol allistánként tudnak leiratkozni. A zöld csúszka segítségével tudjákbeállítani, hogy mely allistának megfelelő kommunikáció kapcsán szeretnének a jövőben emaileket kapni.

Ha ettől eltérően úgy szeretnéd megoldani a leiratkozást, hogy egy kattintással lehessen leiratkozni az összes allistáról, azaz ne lehessen külön allistánként választani a feliratkozóknak, hanem leiratkozáskor minden allistáról szeretnéd őket leíratni, akkor azt a következőképpen tudod beállítani.

A Központi listánál kattints a Beállítások / Leiratkozás menüpontra, és a megjelenő képernyőn állítsd át a rádiógombot az "Egy kattintással lehessen leiratkozni az összes allistáról" opcióra (1), ha szeretnéd, írd át a megjelenő szöveget (2), majd az oldal alján kattints a Tovább gombra (3).

Ekkor az emailbe elhelyezett leiratkozás linkre kattinva a következő képernyő fog megjelenni a feliratkozóknak, ahol egy kattintással le tudnak íratkozni.

Megjegyzés a leiratkozás egyes GDPR vonatkozásaival kapcsolatban*

A központi listás rendszer fent bemutatott leiratkozási megoldásával kapcsolatban felmerülhet a kérdés, hogy leiratkozás után nem kell-e teljesen törölni a feliratkozókat a listáról. Ebben az esetben ez azt jelentené, hogy miután az utolsó al-listáról is leiratkozik az adott feliratkozó, törlődnie kellene mind az al-listákról, mind a központi listáról.

Tehát a kérdés még egyszer:

"Miért nem történik meg a feliratkozók törlése mind a központi listáról, mind az al-listákról az utolsó al-listáról való leiratkozást követően?"

A rövid válasz: Mert nem minden ügyfelünk nem minden használati esetében kell ennek történnie, tehát egyedileg, felhasználási esetenként kell eldönteni, hogy pontosan mi történjen a feliratkozókkal az utolsó leiratkozást követően.

Az alábbiakban találod az általunk ismert legfontosabb szempontokat a mérlegeléshez, és rendszered megtervezéséhez, megépítéséhez:

Néhány tipp a megvalósításhoz

Szegmentálás (a leiratkozottak törléséhez): A szegmentálás kifinomult feltételeit használva be tudod állítani, hogy mely feliratkozók azok, amelyek már mindegyik adatkezelés szempontjából túl vannak a törlési határidőn. Ezen feliratkozókat akár manuálisan is lehet törölni pár kattintással bizonyos időközönként.

További leírás a szegmentálásról:

• Szegmensek létrehozása
• Szegmens készítése, ÉS/VAGY műveletek & zárójelek használata (9:52 + 13:47 + 12:18 perc videó)

Lista szintű műveletek: A lista szintű műveletekkel napi ismétlődéssel el tudod végezni – szegmentáltan, ahogy az előbb írtuk – a törlendő feliratkozók törlését. Egy ilyen művelet beállításakor azonban nagy körültekintéssel kell eljárni, mert az automatizáltság következtében egy hibás beállítás nagy károkat tud okozni. Ezért első lépésként a manuális törlést javasoljuk, méghozzá úgy, hogy törlés előtt akár minden törlendő adatát átnézed/átnézitek, de legalábbis szúrópróba szerűen megvizsgáljátok, hogy a törlendőket tartalmaző szegmensben valóban csak olyanok szerepelnek-e, akiket már minden adatkezelés vonatkozásában törölni szükséges.

További leírás a lista szintű műveletekről:

• Lista szintű műveletek

Anonimizálás: Az anonimizálás legegyszerűbb módja az illető feliratkozók személyes adatainak (pl. email, név, stb.) felülírása valamilyen irreleváns karaktersorral. Ezt is el lehet végezni lista szintű művelettel.

* : Az itt leírtak nem tekinthetőek jogi állásfoglalásnak vagy tanácsadásnak. Döntés vagy konkrét megvalósítás előtt mindenképpen konzultálj jogászoddal, adatvédelmi szakértőddel!

Kérdésed lenne? Nem találsz választ valamire a fenti bejegyzésben?

Kérlek kommentelj ügyfeleinknek fenntartott zárt Facebook csoportunkban, a SalesAutopilot Cégautomatizálás csoportban ennél a posztnál.

Kapcsolódó bejegyzések:

• A központi listás rendszerrel kapcsolatos egyéb kérdések
• ============
• Egyszerű e-mail lista (hírlevél lista) létrehozása
• Megrendelés lista létrehozása
• CRM lista létrehozása
• Vizuális Automatizmus Építő áttekintés
• Feliratkozó űrlap létrehozása
• Szegmensek létrehozása
• Levél készítés villámgyors áttekintése
• Időzítés típusok áttekintése
• Feliratkozó státuszainak értelmezése és kezelése
• ============
• Miért számít egy feliratkozó többször bele a számlázásba a központi listás rendszer vagy az eCommerce funkciók használatakor?