Az Eszerzodes.hu szolgáltatása önmagában is alkalmas egymástól távollévő személyek közötti szerződéskötés megvalósítására, ezzel is megkönnyítve az érintésmentes, teljesen online szerződéskötést. A SalesAutopilot Eszerzodes.hu integrációjával automatizálhatod a szerződésnek az Eszerzodes.hu rendszerében való létrehozását, valamint az aláírási folyamat egyes részeit, ezzel nem csekély manuális adminisztratív munkától megkímélve saját magad vagy csapatodat.
A SalesAutopilot további automatizálási funkcióival kiegészítve a folyamatot, mind a szerződéskötés előkészítése, mind az utána történő adminisztratív teendők jelentős része is automatizálható.
A teljes szerződéskötési folyamatot egy esettanulmányban mutatjuk be hamarosan, ezen Tudásbázis bejegyzésünkben “csak” a szűken értelmezett szerződés automatizálást tanítjuk meg lépésről lépésre.
Ízelítőként hadd álljon itt egy teljes szerződéskötési folyamat sematikus ábrája:
Az alábbi leírás az ábrán bemutatott teljes folyamat 5-6-7. lépéseinek megvalósítását mutatja be.
Első lépések: alapvető tudnivalók a DM levél / nyomtatvány funkcióról és az Eszerzodes integráció működéséről
A DM levél / nyomtatvány a SalesAutopilotban egy az emailhez hasonló tartalom. Ugyanúgy hozzuk létre a rendszerben, mint egy e-mailt, de nem elektronikus levélként, azaz emailként küldjük, hanem elküldés helyett egy pdf fájlt generálunk belőle. Ahogy az emailnek is, a DM levél / nyomtatvány dokumentumnak is van egy időzítése, ami az elküldés helyett azt határozza meg, hogy mikor és mi történjen a fájllal. Ezzel a fájllal két dolog történhet az időzítésben történő beállítások szerint:
- Nyomtatási sorba kerül a levél, amit aztán saját magunk vagy egy munkatársunk megtalál a SalesAutopilotba belépve nyitóképernyőjén, és onnan ki tudja nyomtatni. Így készül a hagyományos DM levél, de oklevelet, szerződést, pénzügyi felszólító emailt is létrehozhatunk ilyen módon.
- A PDF fájl elmentésre kerül a SalesAutopilotos fiókodhoz tartozó tárhelyen, és a linkje elmentésre kerül az adott email lista általad létrehozott fálj típusú mezőjében.
Egy Eszerzodes dokumentum a fentiekből kiindulva az alábbi hasonlóságokkal és különbségekkel rendelkezik:
- a tartalmat ugyanúgy kell létrehozni, a DM levél / nyomtatvány funkcióval
- szintén szükséges hozzá egy időzítés, viszont itt a funkció kimeneteként nem nyomtatási sorba kerülést, és nem is egyszerű fájl mezőben való mentést állítunk be, hanem Eszerzodes PDF-et,
- a rendszer szintén legenerál egy PDF fájlt, viszont azon túl, hogy ennek a nyers verzióját lementi a fiókodhoz tartozó SalesAutopilot tárhelyre, és a listád egy mezőjébe elmenti a (nyers) szerződés PDF linkjét, egyben át is adja a fájlt az Eszerzodes.hu rendszerének, amely innentől intézi az aláíratási folyamatot,
- majd a mindkét fél által történt aláírás után ugyanabba a listába egy másik fájl típusú mezőbe beírásra kerül az elektronikusan aláírt, és az Eszerzodes.hu rendszerében tárolt szerződés fájl URL-je.
A DM levél / nyomtatvány funkcióról szóló részletes tudásbázis leírást, illetve a DM levél létrehozási folyamatát egy másik cikkben mutattuk be, első lépésben azt a cikket érdemes áttanulmányoznod, ezen cikkünkben csak az Eszerzodes.hu integrációra vonatkozó eltérő részleteket mutatjuk be.
A DM levél alapfunkcióiról szóló leírás itt érhető el: DM levél és nyomtatvány készítése SalesAutopilottal
Integrációs beállítások elvégzése
Mielőtt magának a szerződésnek a beállításaihoz hozzá tudnál kezdeni, először össze kell kapcsolni az Eszerzodes.hu rendszerét azzal az email listáddal, amelyikben a szerződő partnereid / partnerjelöltjeid vannak / lesznek, vagyis amelyik listából be lesznek helyettesítve az adataik a szerződésbe. Praktikusan ez az a lista, amelyikre “feliratkoznak” abból a célból, hogy szeretnének veled szerződést kötni.
E-mail lista összekötése az Eszerzodes.hu rendszerével
Az Eszerzodes.hu rendszeredet össze kell kötni a kiválasztott e-mail listával, amihez rendelkezned kell egy felhasználói fiókkal az Eszerzodes.hu rendszerében. Hozd létre fiókodat a https://www.eszerzodes.hu oldalon.
Ezután térj vissza a SalesAutopilotba, és nyisd meg az e-mail listát a bal oldali menüben. Itt a lap tetején található menüből válaszd a Beállítások menüpontot, és azon belül az Integráció opciót.
Az Integráció beállításoknál válaszd az Eszerzodes.hu lehetőséget, és kattints az alatta lévő ceruza ikonra a részletek megadásához.
Amennyiben egy másik listában már beállítottad az Eszerzodes.hu integrációt, a Beállítások behívása másik listából gombra kattintva megnyílik egy legördülő menü, ebben a megfelelő e-mail listát választva, és a Másolás gombra kattintva átmásolhatod a beállításokat.
Amennyiben nincs még beállított integrációd egy másik listánál, vagy más adatokat adnál meg, ki kell töltened az Eszerzodes.hu-val való kommunikáció részleteit. Ehhez egy felhasználói azonosítóra és titkos kulcsra lesz szükség, melyeket az Eszerzodes.hu oldalról tudsz kimásolni.
Az Eszerzodes.hu weboldalát érdemes egy másik oldalon/fülön megnyitni, így tudsz váltogatni az Eszerzodes.hu és a SalesAutopilot felülete között. A felhasználói azonosító és a titkos kulcs átmásolásához kövesd az alábbi lépéseket:
- Lépj be a https://www.eszerzodes.hu oldalon a felhasználói adataiddal.
- Válaszd a Szerződéskezelő menüponton belül az XML Agent használata opciót.
- Válaszd az Egyedi PDF szerződés lehetőséget, és kattints a Megtekintem gombra.
- A megjelenő Egyedi tartalom beküldő (PDF/HTML) XML séma elnevezésű felületen XML kódot látsz, amelyből kimásolhatod a felhasználói azonosítót és a titkos kulcsot.
- A felhasználói azonosító a <felhasznalo_azonosito> és </felhasznalo_azonosito> címkék közötti számsor. Másold ki a számsort, és ügyelj arra, hogy a kacsacsőr jeleket vagy más karaktereket ne másold át vele. Válts vissza a SalesAutopilot ablakára, és a számsort illeszd be a Felhasználói azonosító beviteli mezőbe.
- Lépj vissza az Eszerzodes.hu felületére, és másold ki a <titkos_kulcs> és a </titkos_kulcs> címkék közötti titkos kulcsot. Ügyelj arra, hogy a kacsacsőr jeleket vagy más karaktereket ne másolj át. Válts vissza a SalesAutopilot ablakára, és a kulcsot illeszd be a Titkos kulcs beviteli mezőbe.
- A SalesAutopilot felületén az Eszerződés aláírásakor végrehajtandó adatmódosító űrlap elnevezésű legördülő mezőben alapértelmezésként a Nem hajtódik végre űrlap elemet látod. Ezen a ponton még nincs ilyen űrlap, ez nem gond, később is be lehet állítani - mi kicsit lejjebb fogunk írni erről.
- A beállítások elmentéséhez kattints a Módosítások mentése nevű gombra.
- A SalesAutopilot rendszere a beállítások mentését egy Beállítások mentésre kerültek üzenettel jelzi. Ezt az OK gomb megnyomásával nyugtázhatod.
Ezzel az Eszerzodes.hu és a SalesAutopilot rendszere közötti integrációt sikeresen beállítottad. Az Eszerzodes.hu az aláírt eszerződéseket a technikai űrlapon keresztül az e-mail listádnak juttatja el.
DM levél / nyomtatvány kiküldése és aláírása az Eszerzodes.hu rendszerén keresztül
Az Eszerzodes.hu PDF készítéséhez az alábbiakra lesz szükséged SalesAutopilot fiókodban:
- egy lista – ebben lesznek azok a feliratkozók, akik számára, és akiknek az adataival készül majd a szerződésed
- egy ehhez a listához tartozó feliratkozó vagy adatmódosító űrlapra (esetleg importálásra) – így fognak ugyanis bekerülni a szerződő partnereid adatai a Salesautopilotba
- egy fájl típusú mezőre ebben a listában – ide fogjuk menteni a SalesAutopilot által legenerált nyers szerződés fájlt
Ha ezen lépésekhez további segítségre van szükséged, itt találod a vonatkozó Tudásbázis anyagokat:
Fontos, hogy a SalesAutopilot által generált pdf, azaz a nyers (aláíratlan) szerződés tárolására szolgáló fájl típusú mezőt a DM levél elkészítése előtt kell a listában létrehozni. Ennek lépéseit a DM levél és nyomtatvány készítése SalesAutopilottal bejegyzésben a “DM levél elmentése feliratkozóhoz” részben ismertetjük.
Eszerződés beállítása a DM levél / nyomtatvány kimenetének
A DM levél / nyomtatvány elkészítését követi az időzítés beállítása, melynek 2. lépésénél adható meg az DM levél kimenete. Itt válaszd a harmadik lehetőséget, az Eszerződés opciót.
Ekkor megjelenik egy új legördülő menü, amiben kiválaszthatod a lista fájl típusú mezői közül azt a fájl típusú mezőt, amit korábban már létrehoztál a legenerált e-szerződés (PDF fájl) tárolására. Kattints a legördülő menüben, és válaszd ki ezt a mezőt, illetve, amennyiben több fájl típusú meződ is létezik, válaszd a megfelelőt.
A következő blokk azokat az adatokat és beállításokat tartalmazza, melyeket a SalesAutopilot az Eszerzodes.hu-nak átad. Ezek a következők:
- Szerződés tárgya: Itt azt az elnevezést adhatod meg, amely alapján az Eszerzodes.hu-n a szerződések listájában ezt a DM levelet / nyomtatványt megtalálhatja
- Fogadó fél email cím: Itt azt adhatod meg, hogy ki kapja meg az Eszerzodes.hu-tól az értesítést. Maximum 9 email címet tudsz beállítani, a 9. után inaktívra változik a hozzáadás gomb. Az [email] mezőnév használatakor az email listából helyettesíti be a rendszer az aktuális email címet
- Legyen aláírva: Itt azt adhatod meg, hogy az Eszerzodes.hu rendszere az általad aláírt vagy nem aláírt szerződést küldje-e el a címzettnek. Amennyiben a Nem opciót választod, akkor a partner aláírását követően tudod aláírni a szerződést, amellyel egy extra ellenőrzési lehetőséget biztosítasz magadnak.
- Ki írhatja alá: Az eszerződés címzettjétől különféle erősségű azonosítást követelhet meg az Eszerzodes.hu rendszere. A megerősített e-mail opcióval a címzettnek meg kell erősítenie az e-mail címét az aláírás előtt. A megerősített telefonszám esetén a telefonszámát is igazolnia kell. Az elektronikus személyi igazolvány opció esetén pedig a legerősebb azonosítási típus szükséges.
- Ügyfél neve: Ez kerül be az Eszerzodes.hu rendszerébe ügyfél neveként, például ezzel a megszólítással megy ki az értesítő az új eszerződésről is. Itt is használható shortkód, például a [mssys_lastname] [mssys_firstname] kódpár a feliratkozó vezetéknevét és keresztnevét adja át az Eszerzodes.hu-nak.
A következő blokk akkor kerül felhasználásra, ha az eszerződés címzettje magánszemély. A “Magánszemély esetén” blokkban négy beviteli mezőt találsz, ezekbe azokat a mezőkódokat tudod bemásolni, amely mezőkkel az adott adatot gyűjtöd az adott email listában. Ezeket az adatokat csak akkor kell az adott mezőkóddal átadnod az Eszerzodes.hu rendszerének, ha lesznek magánszemély szerződő partnereid. Ha nem lesznek, egyszerűen hagyd üresen ezt a részt.
Pro tipp: A bal oldali menüben a lista nevére jobb gombbal kattintva, meg tudod nyitni a listádat egy új ablakban vagy új böngészőfülön, és onnan ki tudod másolgatni a megfelelő mezőneveket a szögletes zárójelek közé.
- Telefonszám: Itt adható át a címzett telefonszáma az Eszerzodes.hu rendszerének.
- Lakcím: Ezzel adható át a címzett lakcíme az Eszerzodes.hu-nak.
- Anyja neve: Itt adható át a címzett anyja neve az Eszerzodes.hu-nak.
- Születési hely: Itt adható át a címzett születési helye az Eszerzodes.hu-nak.
- Születési időpont: Itt adható át a címzett születési időpontja az Eszerzodes.hu-nak.
- Ügyfél személyigazolvány száma: Ezzel adható át a címzett személyigazolvány száma az Eszerzodes.hu-nak.
A magánszemély azonosításához a "Születési hely" és "Születési időpont" mezők együttes kitöltése, VAGY az "Ügyfél személyigazolvány száma" mező kitöltése szükséges.
A “Cég esetén” blokkban értelemszerűen a cég szerződők adatait tartalmazó mezőkódokat tudod bemásolni.
- Cég neve: Ezzel adható át a cég neve az Eszerzodes.hu-nak.
- Cég adószáma: Itt adható át a cég adószáma az Eszerzodes.hu-nak.
- Cég székhelye: Itt adható át a cég székhelye (címe) az Eszerzodes.hu-nak.
Az összes adat megadása után a Tovább gombbal tudod menteni a beállításokat.
Bizonyos időzítés típusoknál (ahol értelmezhető), még egy lépése van az időzítés szerkesztésének:
Hacsak nem vagy haladó felhasználó, és nem kifejeztten célod eltérni az alapbeállításoktól, a legjobb, ha ezeket a beállításokat változatlanul hagyod, és itt is továbblépsz a Tovább gomb használatával.
Pontosan hogyan is történik a szerződés kiküldése?
Ha mindent jól csináltál, már van legalább egy e-szerződés típusú PDF dokumentumod a SalesAutopilotban, és ehhez van legalább egy időzítésed (nálunk több időzítés is van a folyamatban).
Ez az időzítés fogja a megfelelő időpontban legenerálni a szerződő jelöltjeid számára a szerződéseket. A mi esetünkben ez egy adatmódosító űrlap, ami egy több lépéses partner jelentkezési folyamat utolsó lépése. Ezen az űrlapon igazolja vissza a jelentkező, hogy jól töltötte ki az adatait, és mehet az aláírás.
Ha a szerződés generálása során hiba lép fel, akkor a SalesAutopilot értesítést küld az időzítést létrehozó felhasználónak.
Honnan tudja a SalesAutopilot, hogy mindkét fél aláírt egy szerződést?
Amikor mindkét fél aláírt egy szerződést (függetlenül attól, hogy ki volt az első aláíró), az Eszerzodes.hu ezt aláírt szerződésnek tekinti. Amikor ez megtörténik, akkor képes az Eszerzodes.hu jelezni ennek megtörténtét a SalesAutopilotnak. Annak érdekében, hogy ehhez az eseményhez automatizmusokat lehessen beállítani, ehhez egy egyszerű, a feliratkozók által soha nem látható ún. technikai adatmódosító űrlap létrehozása szükséges.
Ezen az űrlapon nem kell más mezőnek szerepelnie, mint az email cím mező.
Ez az űrlap így néz ki a mi saját e-szerződéses folyamatunkban:
Ezt az űrlapot kell megadni az integráció beállításnál, hogy az Eszerzodes.hu ezen keresztül hajtsa végre az aláírások megtörténtéről szóló információ átadását a SalesAutopilot rendszerének.
Az új technikai űrlap elkészítéséhez használd az ide vonatkozó tudásbázis bejegyzéseket: Adatmódosító űrlap létrehozása.
Megjegyzés: Ez az űrlap CSAK arra lesz használva, hogy a SalesAutopilot rendszere visszakapja az Eszerzodes.hu-tól az aláírt online szerződést, ezért nem szükséges részletesen megadni az adatokat, használhatod az alapértelmezett beállításokat. Az űrlapelemek hozzáadásánál azonban a rendszer megköveteli, hogy legalább egy űrlapelem megjelenjen az űrlapon, ezért itt választani kell majd egyet. Ez praktikusan lehet az e-mail cím vagy bármi egyéb, de nincs jelentősége, hiszen nem fog használatba kerülni.
Mit kezdj azzal az információval, hogy mindkét fél aláírta a szerződést?
Röviden: további automatizmusokat kapcsolhatsz hozzá. Néhány példa:
- Beállíthatsz egy adatmódosításkori időzítést egy emailhez ehhez az űrlaphoz, ami küld egy emailt a szerződőnek, miután te is aláírtad a szerződést.
- Beállíthatsz tetszőleges műveleteket az űrlaphoz, amivel felirathatod pl. a szerződött partereid listájára, vagy egyéb adatmódosításokat végezhetsz el. A műveletek számtalan lehetőségéről itt olvashatsz.
A teljes működési folyamat áttekintése a legegyszerűbb példán keresztül
Ezek a lépések futnak le a teljes működési folyamat során:
1. Új feliratkozó érkezik a feliratkozó űrlapon keresztül. Megadja a szerződéskötéshez szükséges összes szükséges adatot. (Ez a fázis külön lépcsőkre is bontható a konverzióoptimalizálás érdekében.)
2. Amennyiben be van állítva, kapsz egy értesítőt a feliratkozás tényéről az e-mail címedre.
3. A feliratkozás után az időzítés legenerálja a szerződés nyers verzióját, és elmenti egy mezőbe a listádba. A PDF-et a DM levélnél beállított időzítés hozza létre, ami a beállított időpontban (pl. egy űrlap kitöltésekor) fut le.
4. A SalesAutopilot átadja az előző pontban említett nyers (aláíratlan) fájlt az Eszerződésnek.
5. Az Eszerződés értesítő emailt küld a feliratkozáskor megadott (aláírói) email címre. Ha a feliratkozáskor külön meg lett adva egy aláírói email cím, ami különbözik a feliratkozóétól, akkor az Eszerződés az aláírót értesíti (mert a SAPI ezt az email címet adja át a rendszernek).
6. A feliratkozó/aláíró belép az eszerzodes.hu-ra, áttekinti a szerződést, és digitálisan aláírja. A feliratkozónak/aláírónak nem kell Eszerződés fiókkal rendelkeznie ahhoz, hogy aláírhassa az online szerződést. Az aláírás tényéről értesítés (egyelőre) nem érkezik az Eszerződéstől, ezt neked (az asszisztensednek) manuálisan kell figyelni, hogy megtörtént-e.
7. Belépsz az Eszerzodes.hu-ra (bejelentkezés szükséges az Eszerződés rendszerébe), és aláírod a feliratkozó/aláíró által már aláírt e-szerződést.
8. Az Eszerződes érzékeli, hogy a digitális szerződést mindkét fél aláírta, és átküldi a SAPI-nak a mindkét fél által aláírt e-szerződés linkjét (maga az érvényes szerződés az Eszerződés tárhelyén van), az érvényesítés tényét, időpontját és egyéb adatokat. Ezek az információk a feliratkozói adatlapon érhetők el.
9. Az Eszerződes generálódása, legyen az sikeres vagy sikertelen, megjelenik a felhasználó adatlapjának eseményei között is, a képeken látható módon:
Sikeres:
Sikertelen:
Sikertelen Eszerződés generálása esetén kimenő automatikus üzenet
Ha a szerződés generálásakor az Eszerződés valami miatt nem tudja legenerálni a szerződést, és hibát jelez, abban az esetben a SalesAutopilot egy értesítőt küld az időzítést létrehozó felhasználó számára az alábbi adatokkal:
Tárgy: Hiba történt az Eszerződés létrehozásakor
Üzenet:
Időzítés: [időzítés neve] [időzítés ID]
Hibaüzenet: [üzenet]
A hibaüzenetnél az szerepel, ami az Eszerződés ad vissza (hibától függően más lehet).
Hozzászólások
0 hozzászólás
A cikkhez nem írhatók újabb hozzászólások.