A SalesAutopilot-ban két féle email formátumot tudsz alkalmazni. Az egyszerűbb, a sima szöveges email, az a formátum, amiben semmiféle formázás nem szerepel, a tagolást is csak sortörésekkel, vagy kötőjelek, csillag karakterek egymás mellé írásával lehet megoldani, azonban megvan az az előnye, hogy az ilyen levelek minden levelezőprogramban ugyanúgy néznek ki.

A másik formátum a Multipart email, amit a legtöbb helyen - tévesen - HTML levélnek hívnak. A Multipart levél valójában egy olyan formátum, amelyben egyszerre benne van a levél HTML verziója és sima szöveges verziója is. Erre azért van szükség, mert mindazon levelezőrendszerek, amelyek nem tudják, vagy beállításaiknál fogva nem "akarják" megjeleníteni a HTML verziót, a szöveges verziót mutatják. A szöveges verzió jelenléte ezen kívül azért is fontos, mert a spam szűrők kiemelten figyelik, hogy legyen szöveges verziója a leveleknek - amiknek nincs, azt sokkal nagyobb arányban helyezik spam mappába.

A SalesAutopilot szoftverrel sima szöveges és Multipart levelet is tudsz készíteni, de a HTML formátum elnevezés elterjedtsége miatt a továbbiakban mi is HTML levélnek nevezzük a Multipart levelet is.

Amennyiben úgy érzed, hogy nem vagy technikai beállítottságú, első leveledet érdemes kizárólag sima szöveges verzióban elkészítened. Amennyiben a technikai dolgok nem szoktak nehézséget jelenteni a számodra, akkor lehet, hogy már az első alkalommal is érdemes HTML levelet készítened.

SalesAutopilot fiókodban eleve szerepel számos HTML levélsablon, amiket egy egyszerű drag-and-drop módszerrel szerkeszthetsz, és így bizonyára találsz számodra megfelelő sablont.

Amikor azt próbálod eldönteni, hogy mennyi design elemet – képet, színes felületeket, stb. – helyezz el HTML emailedben, azt javasoljuk, hogy minél egyszerűbb verzióval indulsz, annál jobb. Ennek az egyszerűségnek az az előnye, hogy sokkal jobban emlékeztet egy konkrét személy által küldött email-re, ezért általában nagyobb odafigyeléssel olvassák el a címzettek.

A céges arculatos megjelenésű levél előnye - nevezetesen, hogy rendszeresen és következetesen kommunikálja a cég arculatát - inkább akkor tud érvényesülni, amikor a címzettek amúgy is tudják, hogy valamiféle automatizált levélküldésről van szó. Ilyenek lehetnek pl. blog értesítő, vásárlás visszaigazoló, heti vagy havi hír összefoglaló, pénzügyi értesítők, stb.

Első leveled elkészítésének és elküldésének konkrét technikai tudnivalóit a következő oldalról elérhető videós és szöveges bejegyzésekből ismerheted meg: Levél létrehozása és elküldése