Általában nem javasolt törölni a leiratkozott feliratkozókat a SalesAutopilotból. A leiratkozott státuszú feliratkozók megtartása segíti a GDPR-megfelelést, csökkenti a spamkockázatot, megőrzi a kampánystatisztikák pontosságát, valamint továbbra is értéket képez egy CRM listán.
Ebben a cikkben megtudod:
miért érdemes megtartani a leiratkozott feliratkozókat,
milyen kockázatai vannak a törlésüknek,
és hogyan kezeli őket automatikusan a SalesAutopilot.
Mi történik, ha egy feliratkozó leiratkozik?
A leiratkozott feliratkozó nem kap több olyan emailt, melyet a leiratkozásával kapcsolatos listára küldesz, de az adatai megmaradnak a listában.
A SalesAutopilot automatikusan kezeli a leiratkozott státuszt és a leiratkozással kapcsolatos lista esetén:
nem kell manuálisan kizárnod a kiküldésekből,
nem kap hírlevelet vagy automatizált emailt,
a státusz minden kampányban érvényesül.
Fontos megjegyezni, hogy egy ajánlatkérés típusú hírlevél listába többször bekerülhet valaki ugyanazzal az email címmel (pl. webinárium regisztráció esetén). Ilyen esetben, ha a feliratkozó leiratkozik, majd később ismét bekerül a listába egy új regisztráció alkalmával, a későbbi regisztráció kapcsán ismét fog kapni emaileket, függetlenül attól, hogy az első előfordulásával leiratkozott.
Amennyiben a fiókodban központi listát használsz, a leiratkozási folyamat másként működik. A központi lista használatával kapcsolatban ebben a cikkben tájékozódhatsz.
Miért érdemes megtartani a leiratkozott feliratkozókat?
1. Miért fontos a leiratkozott státusz GDPR szempontjából?
A leiratkozási esemény dokumentálja, hogy a feliratkozó önként kérte a kommunikáció megszüntetését.
Ez fontos lehet:
adatvédelmi ellenőrzés esetén,
panasz vagy vita során,
a feliratkozói döntések nyomon követéséhez.
Megjegyzés: ez nem jogi tanács, hanem általános adatkezelési alapelv. Javasoljuk, hogy pontos és cégre szabott szabályokért, tanácsokért vedd fel a kapcsolatot adatvédelmi tisztviselőddel vagy szakjogászoddal.
2. Hogyan csökkenti a leiratkozottak megtartása a spamkockázatot?
A leiratkozottak megtartása megakadályozza, hogy egy korábban leiratkozott feliratkozó újra aktívként kerüljön vissza a rendszerbe.
Ez különösen fontos, ha:
más külső rendszerből importálsz feliratkozókat,
rendelési vagy regisztrációs adatokat töltesz be rendszeresen.
Mi történhet törlés esetén?
Tegyük fel, hogy a leiratkozottak törlése mellett döntesz. Egy feliratkozó leiratkozik egy emailben, majd te törlöd őt a SalesAutopilotból. Később egy importálás során ez a feliratkozó újra bekerül a rendszerbe aktív státusszal. Ezután ismét meg fogja kapni az adott listára küldött emaileket, annak ellenére, hogy ő már korábban leiratkozott. A feliratkozó számára az emailjeid spamnek minősülhetnek, amely könnyen panaszokhoz, bizalomvesztéshez, szélsőséges esetben akár feljelentéshez is vezethetnek a NAIH-nál. Az ilyen és ehhez hasonló rendkívül kellemetlen helyzetek elkerülésében segít, ha a leiratkozottakat nem törlöd a SalesAutopilotos listádból.
3. Miért fontos a leiratkozottak megtartása a statisztikák miatt?
A leiratkozott feliratkozók megőrzésével teljesebb és pontosabb képet kapsz a kampányaid eredményességéről.
Ez segít:
a leiratkozási arányok elemzésében,
a kampányok összehasonlításában,
a jövőbeli email marketing stratégia javításában.
Emellett megrendelési lista esetén a leiratkozottak megtartásával olyan értékes statisztikák maradnak elérhetők számodra, mint például hogy egy ügyfél hányszor és összesen milyen értékben vásárolt. Ezen statisztikákat később automatizált marketing folyamatokban fel lehet használni (természetesen csak akkor ha van jogalapod kommunikálni a leiratkozott ügyféllel). Ellenben ha törlöd a leiratkozottakat, az mindenképpen torzítani fogja a kimutatásokat és az email küldési eredményeket.
4. CRM listáról miért nem érdemes törölni a leiratkozottakat?
A SalesAutopilotban lehetőséged van speciális CRM típusú lista létrehozására, amely használatában eltér a hírlevél és megrendelési listáktól. Egy CRM lista feliratkozói abban az esetben is értéket képeznek számodra, ha hírlevélről leiratkoztak. Erre néhány példa:
CRM listán lehetőséged van neked vagy értékesítődnek közvetlenül írni egy feliratkozónak, amelyre hírlevél leiratkozás után is lehet jogalapod és üzletileg is indokolt lehet.
Egy értékesítési folyamat során egy értékesítő feladata megkeresni telefonon egy korábban leiratkozott feliratkozót.
Ilyen értékesítési folyamatok esetén célszerű nem törölni a leiratkozottakat.
Mikor lehet mégis indokolt a leiratkozottak törlése?
Ritkán, speciális adatkezelési vagy üzleti okokból.
Például:
ha egyedi adatvédelmi kérés érkezik az adatok teljes törlésére,
ha belső szabályzatod ezt írja elő,
ha a fenti szempontoknál fontosabb számodra a törlésekkel elért adatbázis csökkenésből származó esetleges SalesAutopilot havidíj csökkenés.
Ilyen esetekben mindig mérlegeld a következményeket.
Ha a leiratkozottak törlése mellett döntesz, ennek technikai megvalósításához ebben a bejegyzésben találsz segítséget. Fontos megjegyezni, hogy a leiratkozottak törlése nem visszavonható, ezért előtte mindenképpen készíts egy biztonsági mentést a lista exportálásával, hogy elkerüld az adatvesztést.
Összefoglalás
A legtöbb esetben érdemes megtartani a leiratkozott feliratkozókat a SalesAutopilotban.
Előnyei:
GDPR szempontból biztonságosabb
csökkenti a spamkockázatot
pontosabb statisztikákat biztosít
értékesítési folyamataid folytatódhatnak leiratkozottak felé is
A végső döntés a saját használati esetedtől függ, de általános gyakorlatként a megtartás javasolt.