Ebben a bejegyzésben megismerheted, hogyan tudsz felhasználót létrehozni munkatársaidnak, hogy együtt tudjatok a szoftverrel dolgozni. Abban az esetben, ha többen is használtok egy SalesAutopilot fiókot, akkor minden egyes személy számára szükséges külön felhasználót létrehozni. Ez nem csak a bejelentkezési problémák (pl. elfelejtett jelszó, két lépcsős azonosítási elakadás) elkerülése érdekében fontos, de a személyi jogok védelmével kapcsolatban és GDPR szempontból is.
Az új felhasználó létrehozásának folyamata
Az új felhasználó létrehozásának teljes folyamata 3 lépésben történik:
Az új felhasználói hozzáférés létrehozása a SalesAutopilotban
Új felhasználót abban az esetben tudsz létrehozni, ha te vagy a fiók tulajdonosa, vagy ha Adminisztrátori jogosultsággal rendelkezel.
Az új felhasználói hozzáférés létrehozásához kattints a bal alsó sarokban lévő Avatarra (1), majd a kinyíló menüben az Adminisztráció menüpontra (2), és ezek után nyomj az Új felhasználó (3) hozzáadása gombra!
Az új felhasználó kötelező adatainak megadása
Az Új felhasználó hozzáadása gombra kattintva az "Új felhasználói hozzáférés létrehozása" című képernyőre kerülsz, ahol a következő adatokat mindenképp meg kell adnod az új felhasználóra vonatkozóan:
email cím (1)
felhasználónév (2)
belépési jogosultság(3): Ezen a ponton döntheted el, hogy szeretnéd-e, hogy az új felhasználó be tudjon lépni a fiókba. A döntés elősegítéséhez íme két példa:
Ha céged pénzügyes kollégájának készítesz felhasználót, hogy ne neked kelljen cégvezetőként a számlákkal bajlódnod, elegendő lehet, ha ezen felhasználó emailben kapja meg a számlákat. Ehhez a pénzügyes kollégának nem szükséges a fiókba belépnie.
Ha viszont például a cég webmesterének szeretnél felhasználói fiókot biztosítani, neki a fiókban kialakítandó rendszer megépítéséhez feltétlenül szüksége lesz belépési jogosultságra is.
szerepkör (4)
Az új felhasználó hozzáféréseinek és jogosultságainak beállítása
A felhasználókat a szoftver használata szempontjából külön szerepkörök és jogosultsági szintek szerint lehet kezelni. A következő lépés a felhasználó hozzáféréseinek (5), ill. projektmappánkénti jogosultsági körének (6) megadása.
Fontos: A "SalesAutopilot jogosultságok projektmappánként" nevű beállítás esetén az egyes projektmappák nevétől balra található lefelé mutató nyílra kattintva lehetőséged van tovább szűkíteni a projektmappák kapcsán a felhasználók jogosultságait.
A felhasználói hozzáférések és jogosultságok beállításával kapcsolatban ezen a linken érsz el bővebb információt.
A beállításokat követően kattints a Meghívó küldése gombra (7).
Meghívó küldése az új felhasználó számára
A Meghívó küldése gombra kattintva megjelenik az új felhasználónak kiküldésre kerülő meghívó szövege, amelyet egy üzenettel (8) is kiegészíthetsz. A Meghívó linkje (9) szöveg a kiküldött emailben behelyettesítésre kerül a meghívó elfogadásához szükséges linkkel. A meghívó elfogadására a meghívó elküldését követően 1 hét áll rendelkezésre az új felhasználónak, amelynek pontos határidejét (10) te is láthatod a felületen.
A Meghívó küldése gombra (11) kattintva létrejön az új felhasználó a fiókban, és ezzel egyidejűleg az általad megadott email címére elküldésre kerül a meghívó.
Ezt követően már csak annyi feladatod van, hogy jelezd az új felhasználónak, hogy az [email protected] email címről érkező "SalesAutopilot meghívó" tárggyal érkező email segítségével aktiválhatja felhasználóját, illetve beállíthatja a jelszavát.
A további lépéseket már az új felhasználó tudja elvégezni. Ha esetleg az új felhasználó elakadna a folyamat során, érdemes lehet számára elküldeni a most olvasott Tudásbázis bejegyzést is, ugyanis a következő, Az új felhasználó első belépésekor szükséges beállítások elvégzése részben részletesen bemutatjuk a rá váró feladatokat.
Az új felhasználó első belépésekor szükséges beállítások elvégzése
Meghívó elfogadása és jelszó beállítása
Új fiókod használatához az első feladatod a meghívó elfogadása, amelyet az [email protected] email címről érkező "SalesAutopilot meghívó" tárgyú emailben a linkre kattintva, az emailben feltüntetett határidő lejáratáig tehetsz meg.
A linkre kattintva egy új lapon megnyílik a SalesAutopilot felhasználódhoz tartozó fiók, ahol be tudod állítani a jelszavadat (1), illetve a jelszóhoz tartozó emlékeztetőt (2). A Mentés gombra (3) kattintva sikeresen aktiváltad SalesAutopilot fiókodat.
Felhasználói adatok kiegészítése, módosítása
A jelszó elmentését követően megjelenő "Felhasználók kezelése" című felületen lehetőséged van kiegészíteni, illetve szükség esetén módosítani a felhasználódhoz beállított adatokat. Ehhez kattints az általad létrehozott felhasználóhoz tartozó ikonsorban a szerkesztés ikonra (1), majd a megjelenő "Felhasználói hozzáférés módosítása" nevű ablakban szükség szerint változtasd meg az adataidat (2).
Feladó email címének hitelesítése
Ha a saját email címeddel is fogsz emailt küldeni a SalesAutopilot fiókból, a következő fontos lépés a feladó email cím hitelesítése, amelyet szintén a "Felhasználói hozzáférés módosítása" ablakban, a Levélküldő címek lehetőségnél (3) tehetsz meg.
Fontos: A hitelesítésre csak abban az esetben van szükség, ha a küldő email cím mellett a zöld pipa helyett a "Hitelesítés" gomb (4) jelenik meg a felületen.
A feladó email címének hitelesítéséhez ezen a Tudásbázis bejegyzésben találsz részletes útmutatót.
Ha végeztél a beállításokkal, a megváltoztatott adatok élesítéséhez kattints a Mentés gombra (5).
Miként győződhetsz meg arról, hogy minden beállítást megfelelően végeztetek el?
Ha szeretnétek megbizonyosodni arról, hogy az új felhasználó minden, a fiók használatához szükséges lépést elvégzett, az alábbiakat ellenőrizhetitek:
1.) Elfogadta az új felhasználó a meghívót?
Ha az új felhasználó még nem fogadta el a meghívót, a "Felhasználók kezelése" képernyőn az adott felhasználó email címe mellett egy figyelemfelhívó ikon (1) jelenik meg.
Szükség esetén a “Meghívó újraküldése” (2) gombra kattintva újra elküldhetitek a meghívót az új felhasználónak.
Amennyiben az új felhasználó elfogadja a meghívóját, a “Meghívó újraküldése” gomb és a figyelemfelhívó ikon eltűnik a felhasználó email címe mellől.
2.) Hozzá lett adva a belépéshez szükséges jogosultság és a projektmappák között is kellő hozzáférése van a felhasználónak?
Ha a fiókba belépve úgy látjátok, hogy a meghívót elfogadásra került, de a felhasználó azt jelzi nektek, hogy nem sikerül a belépés a fiókba, akkor azt kell megvizsgálnotok, hogy az Adminisztráció/Feliratkozók kezelése fülön a kérdéses felhasználónál be van-e pipálva a "Beléphet?"(1) mező. Ez szabályozza a belépési jogosultságot.
Ha a belépés sikerül, de a felhasználó nem lát bizonyos elemeket a fiókban akkor azt szükséges megvizsgálnotok, hogy helyesen lettek-e beállítva a felhasználó jogosultságai és a fiókban lévő projektmappák közül melyik mappához kapott hozzáférést. Ennek az ellenőrzését is a felhasználó adatainak szerkesztésével ellenőrizhetitek, a felhasználó sávjában a ceruza ikonra kattintva, majd a felugró ablak aljára görgetve.
3.) Megtörtént az új felhasználó esetén a feladó email cím hitelesítése?
Ha az új felhasználó a saját email címével is fog emailt küldeni a SalesAutopilot fiókjából, mindenképp szükséges a feladó email címének hitelesítési folyamatát is elvégeznie.
Ha sikeres volt a küldő email cím hitelesítése, az adott felhasználó adatainak szerkesztésekor a felhasználó esetén rögzített levélküldő adatok mellett zöld pipa jelenik meg:
