A SalesAutopilot fiókodban létrehozott emaileket időzítések segítségével tudod kiküldeni feliratkozóid, megrendelőid számára. Az időzítés létrehozása során meghatározhatod, hogy melyik listára, milyen szűréssel és mikor (pl. egy konkrét dátumhoz vagy egy eseményhez kapcsolódóan) kerüljön kiküldésre az általad létrehozott tartalom.
Ebben a bejegyzésben az alábbi témákban találsz részletes információt:
1. Új időzítés létrehozása
Az új kezelőfelületen kétféleképpen is el tudod kezdeni az időzítés szerkesztését.
Amennyiben teljesen új emailt hozol létre, akkor a monitorozás beállításai képernyő után egyszerre következik az időzítés beállítása, ahol a megszerkesztett leveledhez hozzá is tudod adni a kívánt időzítést.
Amennyiben egy már meglévő emailhez szeretnél időzítést létrehozni, abban az esetben válaszd ki azt az emailt (1), majd jobb oldalon a + Időzítés gombra (2) kattintva tudod elkezdeni az időzítés szerkesztését.
2. Alapadatok megadása
Függetlenül attól, hogy milyen típusú időzítést állítasz majd be, minden esetben meg kell adnod néhány alapadatot:
Feladó (1): A legördülő menüből ki tudod választani az email feladóját (1). Az itt kiválasztott feladó adatok automatikusan rögzítésre kerülnek a Feladó neve és a Feladó email címe mezőkbe. Ha a listában még nem szerepel az a küldő név és email cím, amiről küldeni szeretnél, akkor válaszd a jobbra található Feladó hozzáadása (2) lehetőséget, amellyel lehetőséged van ezen a ponton is feladó létrehozására és szükség esetén a domain hitelesítésére is. Fontos: Az email célba érésének javítása érdekében a kiválasztott feladó domainhez az SPF, DKIM, DMARC rekordok beállítása szükséges. A beállítás módjáról ebben a Tudásbázis bejegyzésben olvashatsz.
Feladó automatikus kitöltése: Amennyiben már nem az első időzítésed hozod létre, a legutóbbi időzítésnél használt feladó automatikusan kitöltésre kerül, ezzel is gördülékenyebbé téve az időzítések létrehozását.
Válasz email cím megadása (3): Lehetőséged van egy, a feladó email címétől eltérő válasz email cím megadására is. Ha válasz email cím meg van adva és a címzett válaszol az emailre, akkor nem az eredetileg beállított feladó, hanem az itt megadott válasz email cím jelenik meg címzésben. Pl. ha a feladó az ügyvezető, viszont a válaszokat az irodavezető várja, akkor a válasz email címhez, az irodavezető email címét szükséges beírni. A kiküldött emailekre a címzettek által küldött válasz emailek a feladóként beállított emailcím fiókjába érkeznek, tehát a Salesautopilot fiókban nem jelennek meg. Ez alól kivétel lehet a CRM lista feliratkozóihoz mentett válasz emailek, lásd az Időzítéssel küldött emailre érkező válaszok mentése CRM-ben – SalesAutopilot bejegyzésben.
Címzett email lista (4): Az időzítés minden esetben egy adott email listára küldi ki a leveleket, a listát a lenyíló menüből tudod kiválasztani. Ha a fiókban csak egy lista van, akkor a legördülőben automatikusan kiválasztásra kerül ez a lista. Egy időzítéssel csak egy email listára tudsz emailt küldeni. Ha ugyanazt az emailt több listára szeretnéd kiküldeni, akkor annyi időzítést kell létrehoznod, ahány listára szeretnéd az adott levelet elküldeni.
Válassz szegmenst (5): A szegmensek készítésével az egyes email listákban olyan feliratkozói csoportokat tudsz létrehozni, akik az általad megadott feltételnek megfelelnek. Amennyiben már hoztál létre a kiválasztott email listához szegmenseket, akkor ezek a szegmensek automatikusan megjelennek ennél a beállításnál a lenyíló menüre kattintva.
Fontos: Amennyiben egy időzítés esetén több szegmensre szeretnél egyidőben szűrni, a kiválasztott szegmensek logikai kapcsolatáról is döntened szükséges. A beállítás több szegmens jelölőnégyzetének kipipálása esetén "Szegmensek kapcsolata (Haladó)" néven jelenik meg. A beállítás részleteiről ezen Tudásbázis bejegyzésünkben olvashatsz. Ha korábban még nem hoztál létre szegmenst, az "Új szegmens" gombra (6) kattintva megteheted.
Tárgy mező (7): Itt tudod megadni az email tárgy mezőjének tartalmát. A mezőtől jobbra a három pöttyre (8) kattintva eléred a listában szereplő mezőkódokat, amelyeket a tárgy mezőben is tudsz használni. Ezeket a szoftver az email kiküldéskor behelyettesíti az egyes feliratkozók adataival.
3. Kiküldés beállításai
Az alapadatok megadása után tudod kiválasztani magát az időzítést, amit használni szeretnél.
Annak megfelelően, hogy milyen típusú időzítést választasz, a beállítandó lehetőségek minimálisan változnak. A részletes beállításokról az adott időzítéshez tartozó külön tudásbázis bejegyzésben olvashatsz, melyet minden esetben linkeltünk az időzítésekhez a most következő áttekintésben.
Az időzítések típusait csoportosítani tudjuk aszerint, hogy konkrét dátumokhoz vagy eseményekhez kapcsolódnak.
Dátumvezérelt időzítések
A dátumhoz tartozó időzítések (adott időpontban/abszolút és relatív időzítések) emailjei akkor kerülnek elküldésre, ha a szoftver a levélküldés szkript lefutásakor a küldési dátum és a feltételek kiértékelése alapján aznap elküldendő emailt talál.
Mind az abszolút, mind a relatív típusú időzítések esetében a szkript 10 percenként fut le, mivel 10 perces pontossággal lehet beállítani a küldés időpontját.
Adott időpontban (abszolút) időzítés:
Ebben az esetben az email egy meghatározott időpontban kerül elküldésre. A küldés időpontját 10 perces pontossággal tudod beállítani, pl. 2025. augusztus 22. 15:30. Ezt az időzítés típust eseti emailek, például havi hírlevelek küldésére tudod használni. Már akár hetekkel a küldés előtt be tudod állítani az email időzítését. Amint elérkezik a beállított időpont, az email automatikusan kiküldésre kerül a címzetteknek.
Az időzítéssel kapcsolatos részletekről itt olvashatsz: Levél kiküldése adott időpontban (abszolút időzítés)
Általában az időzítésben beállított időpontban megtörténik az emailek kiküldése, azonban ritkán előfordulhat – a rendszer terheltségétől függően – akár 30-60 perces csúszás. A jellemzően terheltebb időszakok közé tartoznak a délelőtt 9:00-11:00 és délután 15:00-16:00 óra közötti időszakok.
Küldés most időzítés
Ezt az időzítést akkor használd, ha az adott 10 perces időintervallumon belül, tehát tulajdonképpen azonnal szeretnéd, hogy kimenjen a levél. Kérünk, hogy az idő rövidsége miatt minden esetben körültekintően járj el, az email tartalmát előtte ellenőrizd, hogy biztosan megfelelő módon kerüljön elküldésre a levél.
Sorozat (relatív) időzítés:
Ennek két fajtája van:
A fenti dátum utáni x. napon y óra z perckor: azt kell megadnod, hogy adott dátum vagy időponthoz képest - például a feliratkozás dátumához képest - hány nap múlva és pontosan mikor kerüljön elküldésre az email. Így egyszerűen készíthetsz előre beállított hírlevél sorozatokat az újonnan feliratkozottaknak. Mindössze be kell állítanod a hírlevél sorozat egyes emailjeihez, hogy a feliratkozást követően hány nap múlva kerüljenek elküldésre. Úgy is be tudod állítani a relatív időzítést, hogy a feliratkozók csak adott napokon kapják meg az emailt, például csak hétköznap. Azon kiküldések amelyek hétvégére esnének, a következő engedélyezett napon kerülnek kiküldésre. Csak hétköznapokon engedélyezett küldés esetén tehát a szombat illetve vasárnap kiküldendő emailek a következő hétfőn kerülnek elküldésre.
A fenti időponthoz képest hány óra hány perccel később: a kiválasztott időpont típusú mező értékéhez képest megadott óra:perc múlva kerül elküldésre az email. Például, ha a feliratkozás után 1 órával később szeretnél elküldeni egy emailt, akkor azt ezzel a típusú relatív időzítéssel tudod elküldeni.
Ennél az időzítésnél negatív számot is be tudsz állítani, ami azt adja meg, hogy az időpont előtt mennyivel korábban kerüljön elküldésre a levél. A mezőbe manuálisan is be tudsz írni számokat, de a kattintásra megnyíló menüből előre beállított értékeket is kiválaszthatsz.
Fontos: Amennyiben az időzítéshez használt időpont a feliratkozás dátuma, és a időzítés késleltetése legfeljebb 100 perc, az email küldését nem ugyanaz a mechanizmus működteti, mint ami a feltételnek meg nem felelő időzítések esetén. Ebből az következik, hogy amennyiben egy feliratkozási dátumhoz viszonyított 100 percnél kisebb késleltetéssel rendelkező időzítést egy feliratkozó felíratása után, de még az eredeti késleltetés előtt megváltoztatsz úgy, hogy az újonnan beállított késleltetés meghaladja a 100 percet, az email mind a két beállítás szerint kiküldésre fog kerülni, ha az újraküldés engedélyezve van.
Fontos: Amennyiben a feliratkozás dátumához képest állítod be a relatív időzítést, a feliratkozó manuális, valamint importálással és művelettel történő hozzáadása esetén is kiküldésre kerül az email.
Az időzítéssel kapcsolatos részletekről itt olvashatsz: Relatív időzítés: Levélsorozatok készítése
Születésnapi időzítés:
Olyan időzítés beállítását teszi lehetővé, amely a feliratkozó születésnapjának évfordulója napján vagy adott számú nappal előtte (itt is meg tudsz adni negatív számot) vagy utána küld emailt. Az időzítés beállításának feltétele, hogy a listában szerepeljen "Születésnap dátuma" típusú mező.
Az időzítéssel kapcsolatos részletekről itt olvashatsz: Születésnapi levél kiküldése
Névnapi időzítés:
Ez az időzítés típus azt teszi lehetővé, hogy a feliratkozó névnapjának évfordulója napján vagy adott számú nappal előtte vagy utána küldjön emailt. Az időzítés beállításának feltétele, hogy az email listában szerepeljen keresztnév és "Névnap" dátuma típusú mező. A névnap dátumát a szoftver feliratkozáskor automatikusan meg tudja határozni a keresztnévből egy belső naptár alapján, de van lehetőség a névnap dátumának utólagos módosítására is.
Az időzítéssel kapcsolatos részletekről itt olvashatsz: Névnapi üdvözlő e-mail beállítása
Évforduló típusú időzítés:
Nagyon hasonló a születésnapi időzítéshez azzal a különbséggel, hogy bármely dátum típusú mezőhöz beállítható. Az adott dátum évfordulójához képest az évforduló előtti és utáni emailt lehet küldeni vele.
Az időzítéssel kapcsolatos részletekről itt olvashatsz: Évenként ismétlődő időzítés
Eseményvezérelt időzítések
Az eseményhez tartozó időzítések emailjei az esemény bekövetkeztekor kerülnek elküldésre.
Feliratkozáskor:
Sima opt-in feliratkozási folyamat esetén feliratkozáskor azonnal elküldésre kerül az email, kettős opt-in feliratkozási folyamat esetén pedig akkor, amikor a feliratkozó megerősítette a feliratkozását. Összefoglalva úgy mondhatnánk, hogy akkor kerül elküldésre, amikor valaki aktív feliratkozóvá válik.
Az időzítéssel kapcsolatos részletekről itt olvashatsz: Feliratkozáskori időzítés beállítása
Leiratkozáskor:
A leiratkozáskor azonnal elküldésre kerül az email.
Adatmódosításkor:
Az email azután kerül elküldésre, miután a feliratkozó egy adatmódosító űrlapon keresztül módosítja adatait. Az űrlap elküldését követően néhány percen belül várható az email érkezése.
Az időzítéssel kapcsolatos részletekről itt olvashatsz: Adatmódosításkor küldendő email időzítése
Kettős opt-in feliratkozáskor:
Az email akkor kerül elküldésre, amikor egy kettős opt-in feliratkozási folyamatban valaki feliratkozik. Ezzel az időzítéssel szükséges elküldened azt a emailt, amelybe a feliratkozás megerősítés linkjét helyezed el.
Az időzítéssel kapcsolatos részletekről itt olvashatsz: Kettős opt-in feliratkozás folyamata
Blog e-mail értesítő:
Ebben az esetben a SalesAutopilot félóránként megvizsgálja, hogy az adott RSS feedre érkezett-e újabb bejegyzés. Amennyiben igen, akkor elküldi az emailt - akár az új RSS bejegyzések szövegével.
Az időzítéssel kapcsolatos részletekről itt olvashatsz: Blog email értesítő időzítés alapok -NEM CSAK bloggereknek!
4. Speciális beállítások
A speciális beállításoknál is változhatnak a beállítási lehetőségek attól függően, hogy korábban milyen időzítés típust állítottál be. Az alábbiakban az összes speciális beállítást felsoroljuk és hozzájuk rövid magyarázatot is írunk.
Időzítés neve (1): Az egyetlen beállítás, amely mindegyik időzítés esetében biztosan megjelenik. Ez egy belső elnevezés, amely segít beazonosítani a létrehozott időzítést. A SalesAutopilot automatikusan kitölti a mezőt a levél neve alapján, amit lehetőséged van módosítani. Érdemes beszédes elnevezést megadnod, amely elmondja, hogy melyik email, mikor és kiknek kerül kiküldésre.
Másolat küldése (2): Ha adatmódosításkori, feliratkozáskori, kettős opt-in feliratkozáskori vagy relativ időzítésnél szeretnél másolatot kapni a kiküldött emailből, akkor itt tudod beállítani, hogy milyen címre érkezzen a másolat.
Újraküldés engedélyezett? (3) Ha nem engedélyezed az újraküldést, akkor az adott email az adott listára egy-egy címzettnek csak egyszer kerül elküldésre (még akkor is, ha amúgy több időzítéssel is megkapnák az adott emailt). Mindig állítsd NEM-re, kivéve, ha kifejezetten szükséged van az újraküldés engedélyezésére. Fontos megjegyezni, hogy az újraküldésnél a rendszer a konkrét előfordulásokat ellenőrzi, ezért abban az esetben, ha egy email cím többször is bekerülhet a listába, és van olyan email cím, amelyik valóban többször szerepel a listában, akkor ez az email cím NEM beállítás esetén is megkaphatja ugyanazt a emailt.
Minden azonos email címre elküldje? (4) Abban az esetben, ha az email listában egy email cím többször is szerepelhet, fontos lehet, hogy egy email címre annyiszor kerüljön-e elküldésre az email, ahányszor szerepel a listában, vagy csak egyszer.
CSAK és kizárólag félbehagyott kettős optin feliratkozóknak küldi? (5) Ha a listára kettős opt-in módon lehet feliratkozni előfordulhat, hogy bizonyos feliratkozók akaratuk ellenére nem erősítik meg jelentkezésüket (például elkerüli figyelmüket a megerősítést kérő email). A rádiógomb IGEN állása esetén csak azok részére kerül elküldésre az email, akik kettős opt-in módon iratkoztak fel és még nem erősítették meg jelentkezésüket.
Bekapcsolod a Google Analytics URL címkézést a monitorozott linkekre? (6) A link címkézés bekapcsolásával lehetővé válik, hogy a kampányaid eredményességét Google Analytics-ben is nyomon követhesd. A SalesAutopilot az emailben szereplő monitorozott linkeket automatikusan ellátja a megfelelő címkékkel. A funkció használatához a Google Analytics mérőkódnak telepítve kell lennie a weboldaladra. Fontos: Ez a beállítási opció csak abban az esetben jelenik meg, amennyiben az adott időzítéshez tartozó email szerkesztésének harmadik, a Monitorozás beállításai lépésénél a "Szeretnéd mérni az átkattintásokat?" kérdés esetén a "Csak a HTML levelekben" vagy a "HTML és szöveges levélben is" opciók valamelyikét választottad ki. További információt a beállítás kapcsán a Átkattintók követése Google Analyitics-ben Tudásbázis bejegyzésben találhatsz.
5. Az időzítés elmentése
Ha végeztél a beállításokkal, akkor kétféleképpen mentheted el az időzítésed.
A Mentés és kilépés gombbal (1) elmented az időzítést és kilépsz az áttekintő képernyőre, ahol meg tudod nézni (és több esetben módosítani is) az időzítés beállításait. Az időzítés ebben az esetben inaktív állapotba kerül, tehát utólagosan aktiválnod kell majd, ha azt szeretnéd, hogy kiküldésre kerüljön az email.
A Mentés és aktívra állítás gomb (3) nem kattintható mindaddig, amíg nem ellenőrizted a kiküldendő emailedet Próbaküldéssel (2). Ennek oka, hogy a gombra kattintással egyszerre aktív állapotba kerül az időzítés, azaz a megfelelő időben kiküldésre is kerülne az email. A kötelező próbaküldéssel szeretnénk, hogy mindenképp bizonyosodj meg a küldendő leveled tartalmi helyességéről. A sikeres próbaküldés után az addig szürke Mentés és aktívra állítás gomb zöldre változik és a kattintás után kikerülsz az időzítés áttekintése képernyőre, ahol az időzítésed aktív állapotban találod. Fontos: a Mentés és aktívra állítás esetén tehát nincs szükség további megerősítésre vagy aktiválásra az időzítésnél, mert ekkor aktív állapotba kerül a levél és amikor eljön az idő vagy bekövetkezik az esemény, a levél kiküldésre fog kerülni a feliratkozóknak.
6. A létrehozott időzítésekkel kapcsolatos lehetőségek
Az időzítés elmentését követően az időzítés áttekintő képernyőn találod meg a létrehozott időzítésed. A időzítés kapcsán az alábbi beállításokat érheted el:
Törlés: A törlés után az időzítést nem lehet visszaállítani. Az időzítéshez tartozó feltételek is törlése kerülnek.
Szerkesztés: A jobb oldalon található zöld ceruza ikonra kattintva ismét elérheted az időzítés beállításának képernyőjét. Lehetőséged van az áttekintő képernyőn közvetlenül szerkeszteni az időzítés elnevezését, az email tárgyát, a feladót, ill. bizonyos időzítések esetében a kiküldés időpontját is a mellettük látható
Eredmények: Az Eredmények gombra kattintva az email kiküldését követően az emailküldés eredményességét tudod nyomon követni. Az adatok értelmezéséhez bővebb információt ide kattintva találsz.
Feltételek: Jobb oldalon a három pöttyre kattintva lenyíló ablakban Feltételek kiválasztásával lehetőséged van szűkíteni az email címzetteinek körét. Itt olvashatsz arról, hogy milyen esetben javasoljuk a feltétel és milyen esetben a szegmens használatát.
Másolás: A Másolásra kattintva lehetőséged van az időzítés másolására. A felugró ablakban megadhatod az időzítés másolatának nevét, továbbá ki tudod választani, hogy mely lista, mely emailjéhez szeretnéd másolni az időzítést. Az időzítés másolata inaktív állapotban jelenik meg a kiválasztott email időzítései között.
Próbaküldés: Mielőtt a emailt elküldenéd a listában szereplő címzetteknek, érdemes letesztelned több levelező programban, hogy az email megfelelően jelenik-e meg és jól működnek-e az emailben elhelyezett linkek és képek. Célszerű a különböző webes levezőkkel való teszteléshez létrehozni különböző email címekkel rendelkező felhasználókat, például egy gmailes, egy hotmailes, egy freemailes stb. email című felhasználót. A Próbaküldésről ezen a linken érhetsz el további információkat.
7. A létrehozott időzítés aktívra állítása
Amennyiben korábban nem a Mentés és aktívra állítás gombbal mentetted el az időzítést, úgy a megszerkesztése után az inaktív állapotban van. Az áttekintő képernyőn azonban egy kattintással aktiválhatod vagy inaktiválhatod az időzítést. Inaktív állapot esetén, addig akkor sem kerül elküldésre az email, ha időközben teljesülnek az elküldéshez szükséges feltételek. Az időzítést az összes ellenőrzés elvégzése után érdemes csak aktiválni. Az időzítéseket aktív/inaktív státuszuk szerint külön fülön megtalálod az áttekintő képernyőn. Fontos: egy emailhez korlátlan számú időzítés tartozhat.
FONTOS: A szoftver működési sajátossága, hogy amikor az adott napon aktívra állítasz egy időzítést, amit aznap korábbra állítottál be, akkor az még azon a napon kiküldésre kerül. Amennyiben nem szeretnéd, hogy aznap kerüljön a levél kiküldésre, akkor az aktívra állítás előtt módosítsd a kiküldés időpontját a számodra kívánt időpontra, mentsd el a módosítást, és ezután állítsd aktívra az adott időzítést.
8. "Mikor használjak szegmenst, és mikor időzítés feltételt?" / "Szegmens vagy feltétel?"
Vannak olyan helyzetek, amikor nem a teljes listádnak szeretnéd küldeni a hírleveledet, hanem csak egy részének, vagy azt szeretnéd, hogy egy email ne minden esetben kerüljön kiküldésre. Ilyen helyzetekben az időzítés beállításakor tudod a címzettek körét szűkíteni szegmenssel vagy időzítés feltétellel. Erről bővebben ebben a cikkben olvashatsz bővebben.