Minimális követelmények SalesAutopilotos email küldéshez

Az alábbiakban felsoroljuk azokat a minimális követelményeket, amelyek megléte szükséges legalább ahhoz, hogy levelei sikeresen célba érjenek, és kisebb eséllyel landoljanak a spam mappában, vagy a promóciók fülön, illetve a címzettek ne érzékeljék kéretlennek az Ön által küldött levelet. Ennél Ön jóval többet tehet emailjeinek hatékonysága érdekében, de ezen pontok meglétét szükség esetén mi is vizsgáljuk, amikor SalesAutopilottal kíván emailt küldeni.

1.) SOHA Ne küldjön kéretlen emailt!

Kéretlen levél küldésről akkor beszélünk, ha olyan címzettnek küld levelet, aki nem kérte kifejezetten, vagy nem engedélyezte egyértelműen a részére történő levélküldést még az első levélküldés előtt.

A vásárolt listára vagy internetről “levadászott” email címekre történő küldés a SalesAutopilot Szolgáltatási Szerződése és Spam ellenes eljárási rendje szerint nem engedélyezett, akkor sem, ha a hazai jogi szabályozás ennél megengedőbb. Számunkra nem az a kérdés, hogy jogilag rendben van-e, hanem az, hogy mi lesz az Ön címzettjeinek élménye és reakciója amikor Ön emailt küld. Nyomkodják a spam gombot, feljelentik Önt a NAIH-nál és nálunk, vagy örömmel olvassák? A vásárolt listánál túl sokan vannak akik nem olvassák örömmel a levelet, úgyhogy a jogi okokon kívül ez egy extra ok, ami miatt nem lehetséges, hogy egy vásárolt listára küldjön a SalesAutopilot szoftverrel.

A "Régen használt lista" majdnem ugyanolyan, mint a vásárolt lista. Régen használt listának lehet tekinteni, ha olyan feliratkozókat tartalmaz, akik felé már kb. 6 hónapja nem kommunikált, vagy ha feliratkozás után 2 hónapig nem küldött nekik semmilyen levelet. Ilyen esetekben a címzettek valószínűleg kéretlennek élik meg a levelet.

Ezért ne importáljon vásárolt, internetről “levadászott”, vagy régen gyűjtött email címeket a SalesAutopilotban, és ne küldjön régen használt listára levelet. Ha esetleg ez mégis megtörtént, akkor arra kérjük, hogy az érintett listákból törölje az email címeket. Ha szeretné, akkor ezeket a listákat törlés előtt az alábbi cikkünk alapján ki tudja exportálni.

2.) Mindig legyen emailjeiben leiratkozás link!

A leiratkozás link mindig legyen könnyen megtalálható, jól látható. Javasoljuk, hogy ne csak az email alján, hanem a tetején is helyezze el a leiratkozás linket – főleg ha ritkább kommunikáció után kíván gyakoribbra váltani – ugyanis ezzel is csökkentheti az esélyét, hogy az email felett közvetlenül megtalálható “spam-nek jelöl” gombot nyomják meg olvasói. Ezerszer jobb egy leiratkozó, mint egy ideges ember, aki spam-nek jelöli emailjét.

Ehhez segítséget a Leiratkozás biztosítása c. cikkünkben találnak.

Vannak akik azért ódzkodnak a leiratkozás link túlzottan látható alkalmazásától, mert attól tartanak, hogy túl sokan lesznek, akik véletlenségből leiratkoznak. Ha ez az aggálya, akkor se dugja el a leiratkozás linket, hanem alkalmazza a megerősítéshez kötött leiratkozás lehetőségét! Ennek lényege, hogy a leiratkozás linkre rákattintva megjelenik egy ablak, amely megerősítést kér a feliratkozótól a leiratkozással kapcsolatban, és csak akkor történik meg a leiratkozás, ha erre a linkre is rákattint a feliratkozó.

Amennyiben több listán kommunikál, és jellemző, hogy feliratkozói több listájára is fel vannak iratkozva, akkor lehet szüksége arra a megoldásra, amit úgy hívunk, hogy több szintű leiratkozás. A több szintű leiratkozás alkalmával a leiratkozás linkre kattintva megjelenik egy ablak, melyben két lehetőség közül választhat a leiratkozó:

1. Leiratkozás az adott témával kapcsolatos emailekről.
2. Minden tőlünk érkező kommunikáció megszüntetése.

Az ilyen kifinomult lehetőségek javítják az olvasókban a cégről kialakult képet, valamint növelik elégedettségüket, hiszen valóban a nekik való lehetőséggel tudnak élni. Mindkét funkció - a megerősítéshez kötött leiratkozás és a többszintű leiratkozás - is része a SalesAutopilot szoftvernek.

Amennyiben adatkezelési okok miatt a levélről nem lehet leiratkozni, akkor arról tájékoztassa feliratkozóit a láblécben.

3.) Pontosan azonosítsa be magát minden emailben!

Az emailje alján valahol a leiratkozási lehetőséggel egy blokkban azonosítsa be magát a következő a cégnévvel vagy márkanévvel, ha az esetleg eltér a cégnévtől, így címzettjei számára egyértelmű lesz, hogy kitől kapták a levelet.

4.) Hírlevél beazonosítás / Feliratkozásra hivatkozás

Fontosnak tartjuk, hogy minden levélben hivatkozzon arra, hogy a címzett hogyan iratkozott fel a kommunikcióra, így a címzett, még ha nem is emlékszik Önökre, mint küldőre, fel tudja frissíteni a memóriáját. Ezért a láblécbe írja be az alébbi információkat:

• Hol, mikor és pontosan mire iratkozott fel a feliratkozó.
• Milyen email címmel iratkozott fel a feliratkozó.

Példa:
Ön azért kapta ezt a levelet, mert [email] email címmel [subdate] időpontban feliratkozott hírlevelünkre a www.cegnev.hu weboldalon.

5.) Csak saját domaines email címről küldjön

Miért? A rövid válasz, hogy mert így profi. A saját domaines e-mail cím profizmust tükröz, mely építi a bizalmat az olvasóiban, ezzel is elkerülve, hogy spamként kezeljék az Önöktől érkező leveleket.

A saját domaines email cím azt jelenti, hogy az email cím olyan domain névhez tartozik, amely domain név az Ön vagy cége tulajdonában van. A Freemail, Gmail, stb. végű email címek nem saját domain neves email címek, ezek használatát nem javasoljuk, többek között azért, mert ha egy Freemail-es, Gmailes, stb. email címet állít be emailje feladójának, akkor nem fogja tudni beállítani a lenti hitelesítéseket (SPF rekord, DKIM rekord).

Saját domaines email címet domain szolgáltatójuknál tudnak igényelni. Ez után pedigaz alábbi leírás alapján tudják beállítani a fiókban az email címet feladónak

6.) Hitelesítő rekordok beállítása

Ezek a beállítások a címzettek levelezőszerverei számára igazolják, hogy a SalesAutopilot szervere is küldhet emailt az Ön feladójával. Ha ezeket nem állítja be, annak sok esetben az lesz az eredménye, hogy az email spam mappába fog kerülni, miközben pont ezt próbáljuk minden módon elkerülni. Tehát az SPF, DKIM ÉS DMARC rekordok beállítása technikailag segíti, hogy leveleik ne a spam mappába kerüljenek.

Az SPF, DKIM és DMARC rekordok beállításáról ebben a tudásbázis bejegyzésünkben olvashat bővebben. Fontos, hogy a rekordok beállítása után ellenőrizze azok helyességét, amihez az ingyenes MXtoolbox eszközt ajánljuk, mely használatát az alábbi leírásban mutatjuk be.

7.,) Használjon saját aldomaines link monitorozást

Ez a beállítás azért fontos, mert ezzel az emailben szereplő linkek ugyanarra a domainre mutatnak, mint amilyen domainről az emailt küldte, ezért a spam szűrők kisebb valószínűséggel fogják adathalász emailnek tekinteni az emailt. Tehát fontos, hogy ugyanahhoz a fő domainjhez hozzon létre aldomaint, amelyiket a feladóhoz használja. Tehát ha pl. a hello@sajatcegem.hu email címről küldi az emaileket, akkor a sajatcegem.hu fődomainhez állítson be aldomaint, pl. t.sajatcegem.hu.

Ehhez először állítson be saját aldomaint a Saját, céges aldomain használata és beállítása c. cikkünk alapján, és figyeljen rá, hogy minden kiküldendő email létrehozásakor a 3. lépésében állítsa be a saját aldomainjét a Monitorozás beállításainál.

8.) Mindig tesztelje emailjét valamilyen spam ellenőrzőben.

Mi magunk a www.mail-tester.com-ot használjuk, de természetesen használhat bármilyen más hasonló szolgáltatást is. A Mail Tester lényege, hogy a leglényegesebb szempontok mentén átnézi az emailt, és elmagyarázza, hogy mit kell tennie, hogy a lehető legnagyobb valószínűséggel célba érjenek az emailjei. Az egyetlen hátránya a szolgáltatásnak, hogy angol nyelven működik, ezért ha nem ért angolul eléggé, akkor mindenképpen kérjen segítséget valakitől a hibaüzenetek értelmezéséhez.

A Mail-Tester-rel Ön is másodpercek alatt ellenőrizheti emailjét. Az ingyenes ellenőrzéshez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Mail-Tester oldalára és másolja ki a megjelenő email címet.
2. SalesAutopilot fiókjában, az email időzítésénél kattintson a Próbaküldés gombra.
   (Itt talál részletes videót a Próbaküldés funkció használatáról.)
3. Kattintson az Új feliratkozó gombra, és másolja be az email címet.
4. Kattinson a Próbaküldés indítása gombra.
5. Menjen vissza a Mail-Tester oldalára, és kattinson az Ezután nézd meg a pontszámot gombra.

A Mail Tester emailje időzítés beállításánál is elérhető. Ez kényelmesebb megoldás, de minimális extra díj megfizetésével jár. Erről a lehetőségről ebben a bejegyzésünkben olvashat.

+1.) Használjon kettős opt-in feliratkozási folyamatot!

Korábban – főleg népszerű témák esetében – gyakrabban fordult elő, hogy valakit barátai, ismerősei írattak fel egy hírlevélre. Az illető jobb esetben egyszerűen leiratkozott, sokszor azonban inkább spam-nek jelölte az emailt. Szerencsére nem túl gyakran, de az is előfordulhat ilyen esetben, hogy az illető valamilyen fórumon fel is jelenti az email küldőjét. Ezt a jelenséget tudja elkerülni, ha kettős opt-in feliratkozási folyamatot alkalmaz. Ennek lényege, hogy a feliratkozást követően a feliratkozó (vagy éppenséggel feliratott személy) email címére először egy megerősítést kérő emailt küld, és ha az illető nem kattint rá az emailben található “feliratkozás megerősítése” linkre, akkor státusza nem lesz aktív, tehát nem kap több emailt. Így ha valaki nem saját maga iratkozik fel, akkor egyszerűen nincs más teendője, mint hogy figyelmen kívül hagyja a megerősítő emailt, és kész.

Manapság két fontosabb érv is van a kettős optin feliratkozási folyamat mellett:

1. Így könnyebben védhető lesz listakezelési gyakorlata, ha valaki megvádolja, hogy kéretlenül küld emailt. Egy ilyen esetben egyszerűen csak bemutatja a “hivatalnak” a folyamatát, és máris nehéz lesz azt állítani, hogy Ön csak úgy kéretlenül küldött emailt.
2. Az egyre gyakoribb robot feliratkozások esetén a feliratkozást végző robotok nem szokták elvégezni a feliratkozás megerősítését, így elkerülhető, hogy ezeknek a nem valós feliratkozóknak újra és újra hírlevelet küldjön.

A kettős opt-in feliratkozás beállítását ebben a bejegyzésben mutatjuk meg.

Kapcsolódó dokumentumok:

• Segítség listakezelési gyakorlatának felülvizsgálatához
• Miért nem jutnak célba marketing emailjei elég jó arányban, és miért landolnak a promóciók fülön vagy a spam mappában? - Ez a blogbejegyzésünk első sorban az OKOKRÓL beszél, melyeknek megértése elsődleges, ha meg akarja találni a megoldásokat, és meg akarja érteni a tennivalók részleteit.
• A legteljesebb ellenőrzőlista + kézikönyv marketing email-jei célbajuttatásához… - Ez a letölthető PDF dokumentumunk a konkrét megoldásokról beszél, méghozzá 29 lehetséges tennivaló formájában, melyeket Ön tud megtenni, valamint 11 olyan pontban, amit email küldő szoftverének készítői / szolgáltatói kell megtegyenek. Ezen utóbbi 11 pont ugyebár nem lesz Önnek gond, ha SalesAutopilotot használ.